Der Barauszahlungszyklus ist Teil des betrieblichen Rechnungslegungsprozesses. Einige betriebswirtschaftliche Rechnungslegungsressourcen betrachten diesen Zyklus als einen Prozess an sich, während andere ihn als einen Teil eines umfassenderen Rechnungslegungsprozesses ansehen. Um den Barauszahlungszyklus zu verstehen, müssen sein Zweck, die Schritte des Prozesses und die verschiedenen an diesem Prozess beteiligten Mitarbeiter untersucht werden. Der Chief Financial Officer (CFO) hilft bei der Festlegung von Barauszahlungsverfahren in Unternehmen.
Barauszahlung
Der Barauszahlungszyklus ist der Prozess, durch den ein Unternehmen Artikel von Teilen für einen Fertigungsprozess bis zu Waren für den kommerziellen Verkauf mit Bargeld kauft. Dieser Prozess hängt stark von den Entscheidungen und der Genehmigung der Buchhaltungsabteilung eines Unternehmens ab. In einem großen oder bürokratischen Geschäft umfasst der Barauszahlungszyklus eine Handvoll anderer Abteilungen als Buchhaltung, einschließlich Einkauf, Wareneingang und Produktion. Bei der Barauszahlung kann es sich nicht nur um physisches Bargeld handeln, sondern auch um alle Bargeldressourcen wie Schecks und Kreditlinien.
Schritte im Zyklus
Der Ausgangspunkt eines Barauszahlungszyklus hängt vom Buchhaltungsplan eines bestimmten Unternehmens ab. Linear erklärt, funktioniert der Zyklus im Wesentlichen wie folgt: Ein Unternehmen entscheidet sich für den Kauf eines Artikels oder einer Gruppe von Artikeln. Die Einkaufsabteilung gibt eine Bestellung auf, die die Buchhaltung auf der Grundlage der verfügbaren Cash-Ressourcen genehmigt. Die empfangende Abteilung erhält die Bestellung vom Lieferanten auf Gutschrift. Die Buchhaltung erstellt alle notwendigen Unterlagen für den Einkauf und bezahlt den Lieferanten. Die Zahlung des Lieferanten stellt die tatsächliche Barauszahlung dar.
Der Ausgabenzyklus
Der Autor James A. Hall argumentiert in seinem Buch „Accounting Information Systems“, dass der Barauszahlungszyklus Teil eines größeren Prozesses ist, der als Ausgabenzyklus bezeichnet wird. Laut Hall bilden der Barauszahlungszyklus und das System der Käufe / Verbindlichkeiten die beiden Elemente des ersten Teils des Ausgabenzyklus. In diesem Zyklus ermittelt das System der Einkäufe / Kreditoren den Materialbedarf eines Unternehmens und kauft Material auf der Grundlage dieser Bedürfnisse. Dieses System erfasst alle eingehenden Einkäufe als Bestand und erstellt für jeden Lieferanten Konten. Während des Barauszahlungszyklus sammelt die Buchhaltung Informationen zu allen offenen Konten und zahlt diese Konten per Barauszahlung aus. Dieser Zyklus ist mehr oder weniger identisch mit dem Standard-Barauszahlungszyklus, zerlegt ihn jedoch in Teilzyklen.
Mehr zur Barauszahlung
Die Barauszahlung in kleinen Unternehmen funktioniert sehr unterschiedlich. Ein unabhängiger Laden kann beispielsweise eine Person beschäftigen, die alle Einkäufe tätigt, alle Einkäufe erledigt und alle Konten durch Barauszahlung abrechnet. Diese Person kümmert sich auch um geringfügiges Bargeld für Einkäufe.
In einigen Fällen hat ein Barauszahlungssystem möglicherweise nichts mit dem Einkauf von Materialien durch ein Unternehmen zu tun. Der Bundesstaat Kalifornien nennt beispielsweise das System, mit dem Gewinne aus der staatlichen Lotterie ausgezahlt werden, einen Geldauszahlungszyklus. Technisch gesehen stellt jeder Zyklus, in dem ein Unternehmen Geld als Bargeld oder Scheck ausbezahlt, einen Barauszahlungszyklus dar.
