Buchhaltungs- Informationssysteme enthalten vertrauliche und private Informationen, die gefährdet werden können, wenn sie nicht geschützt werden. Die unbefugte Verwendung eines Buchhaltungssystems kann katastrophal sein, den Verlust von Informationen, eine fehlerhafte Dateneingabe und den Missbrauch vertraulicher Informationen zur Folge haben. Die Sicherheit von Buchhaltungssystemen hat in vielen Unternehmen Priorität.
Verwaltung
Es ist interessant festzustellen, dass die Sicherheit der Buchhaltungsinformationen eine oberste Führungsaufgabe ist und nicht nur ein Buchhaltungsproblem oder ein IT-Problem. In Abschnitt 404 des Sarbanes-Oxley Act (SOX) wurde das Management verpflichtet, die interne Kontrolle über die Finanzberichterstattung aufrechtzuerhalten. Dazu gehören Buchhaltungssysteme, die Zahlen für die Berichte generieren.
Risiken
Die Risiken bei Buchhaltungssystemen sind real, von der Buchung gefälschter Transaktionen bis zum Stehlen eines Sicherungsbands mit allen Finanzinformationen. Beispiele für Risiken:
- Diebstahl von Sozialversicherungsnummern von Mitarbeitern und Auftragnehmern
- Zahlungen an gefälschte Verkäufer
- Daten löschen / verlieren
- Beschädigung der Sicherungsbänder
- Diebstahl von Servern oder Computern
Sicherheitsmaßnahmen
Sicherheitsmaßnahmen werden auch als Kontrollen bezeichnet, und sie können vorbeugend sein, Risiken verhindern oder Detektiv sein, um nachträgliche Probleme zu erkennen. Sobald Risiken identifiziert sind, können die Kontrollen eingerichtet werden, um das System zu schützen. Einige Sicherheitsmaßnahmen sind:
- Häufige Passwortänderungen
- Verschlüsselung der Daten
- Monatliche Überprüfung der Lieferantenberichte durch den Vorgesetzten
- Sichere und geschützte Server- und Computerumgebung
- Sichere und geschützte Archivierung von Sicherungsbändern vor Ort
