Unternehmen, die kleine Bargeldbestände zur Verfügung stellen, um kleine Bedarfsgegenstände auf Abruf zu bezahlen, sollten geeignete Prüfverfahren für die Prüfung der Bargeldprüfung einführen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Portfoliobeträge aus angemessenen Gründen verwenden und die verwendeten Bargeldbeträge ordnungsgemäß berücksichtigen. Wann immer möglich, sollte eine Person, die keinen Zugriff auf das Portokasse hat, die für die Prüfung von Portokasse verantwortliche Person sein.
Zeitpunkt der Audits
Bargeldprüfungen sollten zufällig und ohne Ankündigung an andere Mitarbeiter durchgeführt werden. Ohne Stichprobenprüfungen haben Mitarbeiter, die sich aus persönlichen Gründen von Portokredit „borgen“, Zeit, das Geld wieder einzusetzen, bevor Sie das Geld prüfen.
Gesamt den Inhalt
Das Ausgleichen des Bargelds in der Schachtel oder der Schublade ist der erste Schritt in der Prüfung. Die Gesamtsumme aller Portokassen zuzüglich der Einnahmen für Posten Portokasse wurde zur Zahlung verwendet, wenn sie der Gesamtsumme der für die Verwendung gehaltenen Portokasse entspricht. Wenn Sie beispielsweise 500 US-Dollar in Bargeld und 150 US-Dollar für Belege für Bargeld-Unkosten haben, sollten Sie noch 350 US-Dollar in der Schublade haben. Nicht angerechnete Beträge oder Quittungen sollten in einem Prüfbericht vermerkt werden, und alle Mitarbeiter, die Zugang zu Bargeld haben, sollten nach dem Unterschied befragt werden.
Überprüfen Sie die Quittungen
Jede Quittung sollte die gekauften Artikel klar beschreiben. Wenn der gekaufte Artikel nicht aus der Quittung selbst hervorgeht, sollten die gekauften Artikel auf der Quittung zusammen mit den für die Kosten erforderlichen Erläuterungen schriftlich vermerkt werden. Jeder gekaufte Artikel sollte eine angemessene Verwendung von Bargeld darstellen und von einem Manager oder Vorgesetzten genehmigt werden, wie in den Unternehmensrichtlinien festgelegt. Jede unangemessene Verwendung von Bargeld, z. B. für persönliche Gegenstände, sollte in Ihrem Bericht vermerkt werden. Jede Verwendung von Bargeld zur Deckung der normalen Betriebskosten sollte in Ihrem Bericht vermerkt und von den Mitarbeitern erläutert werden, damit Sie feststellen können, ob Änderungen an den Betriebsverfahren vorgenommen werden müssen, um diese Kosten auf andere Weise zu decken.
Überprüfen Sie das Hauptbuch
Jeder geringfügige Baraufwand sollte ordnungsgemäß im Rechnungswesen des Rechnungswesens berücksichtigt werden. Überprüfen Sie die Quittungen auf die Erklärung der Ausgaben und stellen Sie sicher, dass die Ausgaben auf das entsprechende Konto der Hauptbuchkosten gebucht wurden.
Überprüfen Sie die gekauften Artikel
Wann immer möglich, sollten Sie darum bitten, die mit Bargeld gekauften Artikel zu sehen, insbesondere für nicht verbrauchbare Waren. Wenn Mitarbeiter für den Kauf von Kleingeräten oder anderen Bedarfsgegenständen mit geringem Bargeld arbeiteten, sollten sie in der Lage sein, Ihnen den Ort des Gegenstands zu zeigen.
