Durch das Dokumentieren der während eines Meetings durchgeführten Aktionen können wichtige Themen und wichtige Entscheidungen für viele Jahre in Erinnerung bleiben. Alle wichtigen Interaktionen in einem Meeting sollten aufgezeichnet werden, auch wenn Bewegungen gemacht werden - auch wenn die Bewegung letztendlich fehlschlägt.
Zweck der Sitzungsprotokolle
Das Protokoll dokumentiert die Entscheidungen und Diskussionen, die während eines Meetings stattfanden. Als Protokoll kann das Protokoll auch als Protokoll dienen rechtliche Unterlagen Des Treffens. Bei jeder Art von Sitzung können Protokolle aufgezeichnet werden, vom formellen Unternehmensvorstand über die Besprechung der Mitarbeiter einer Organisation bis zu einer Gemeindesitzung zu öffentlichen Richtlinien.
Besprechungsprotokolle aufnehmen
Außergewöhnliche Organisations-, Hör- und Notizenfähigkeiten eignen sich gut für die Protokollierung eines Meetings. Während des Treffens sagte nicht alles sollte dokumentiert werden; konzentrieren Sie sich stattdessen auf die wichtigsten Punkte, z.
- Datum, Uhrzeit und Ort der Besprechung
- Liste der Teilnehmer
- Die wichtigsten behandelten Themen
- Bewegungen gemacht
- Entscheidungen, die abgeschlossen wurden
- Aktionen abgeschlossen
- Alle Schritte, die vor dem nächsten Meeting verabschiedet werden sollten
Fehlgeschlagene Anträge
Wenn ein Meetingteilnehmer eine Angelegenheit zur Prüfung vorbringen möchte, wird ein Antrag gestellt. Normalerweise muss ein Antrag abgeordnet werden - dh ein anderer Teilnehmer stimmt der Angelegenheit zu -, um den Antrag voranzubringen und zu besprechen. Wenn der Antrag nicht abgeordnet wirdEs heißt a fehlgeschlagene Bewegung. Selbst ein fehlgeschlagener Antrag sollte jedoch im Protokoll dokumentiert werden. Schreiben Sie, wer die Bewegung gemacht hat, woraus die Bewegung bestand und dass sie versagt hat. Zum Beispiel könnte eine Aufnahmemethode so aussehen:
- Bewegung: Alle Computer in der Bibliothek sollten durch neue und aktuelle Modelle ersetzt werden. Motion von Bill Smith eingeführt. Bewegung nicht abgeordnet; Bewegung fehlgeschlagen.
Abgeordnete Anträge können dennoch versagen, wenn sie nicht genügend Stimmen haben. Nachdem ein Antrag unterstützt und vorangebracht wurde, diskutieren die Teilnehmer des Treffens die anstehende Frage. Der Antrag scheitert, wenn die Mehrheit der Wähler die Abgabe nicht befürwortet. Dies sollte in den Minuten als solche aufgezeichnet werden:
- Bewegung: Alle Computer in der Bibliothek sollten durch neue und aktuelle Modelle ersetzt werden. Motion von Bill Smith eingeführt. Motion von Bob Jones abgeordnet. Die Abstimmung war 5: 2 gegen; Bewegung fehlgeschlagen.
