Viele Unternehmen geben von ihrer Kreditorenabteilung Schecks aus, um die finanziellen Verpflichtungen zu erfüllen. Diese finanziellen Verpflichtungen umfassen Lieferantenzahlungen, Zinszahlungen an Kreditgeber oder staatliche Steuerschulden. Die Kreditorenbuchhaltung erhält eine Rechnung oder eine Scheckanforderung, mit der sie die geleistete Zahlung sichert. Checks bieten Unternehmen viele Vorteile.
Papier Spur
Ein Vorteil der Verwendung von Schecks besteht darin, dass der Scheck hinterlassen wird. Bei jedem Scheck wird ein Papierdokument erstellt, aus dem hervorgeht, wer die Zahlung erhalten hat, an welchem Tag die Zahlung getätigt wurde und in welcher Höhe sich der Betrag in Dollar befindet. Das Unternehmen kann überprüfen, wann der Scheck die Bank freigegeben hat, zusammen mit Informationen dazu, wer den Scheck unterschrieben hat. Die durch den Scheck erstellte Papierspur ermöglicht es dem Unternehmen, seine Unterlagen zu führen. Einige Unternehmen verwenden doppelte Prüfungen, indem sie eine Kopie der Prüfung für ihre eigenen Unterlagen aufbewahren. Die Mitarbeiter dieser Unternehmen können auf frühere Überprüfungen zurückgreifen, wenn Fragen auftauchen.
Sicherheit
Papierchecks bieten den Vorteil zusätzlicher Sicherheit für gesendete Zahlungen. Nur der genannte Empfänger kann zur Zahlung einen Scheck in Papierform vorlegen. Wenn der Empfänger den Erhalt des Schecks bestreitet, kann das Unternehmen die Bank kontaktieren, um zu überprüfen, wer den Scheck vorgelegt hat. Eventuelle Unstimmigkeiten können direkt mit der Bank behoben werden. Einige Kleinunternehmer könnten auch in Betracht ziehen, Verkäufer oder Kreditgeber mit Bargeld zu bezahlen. Bargeld bietet keinen schriftlichen Nachweis für die Zahlung und lässt den Unternehmer offen, um den Betrag erneut in Rechnung zu stellen.
Steuerung
Papierchecks geben dem Unternehmen die Möglichkeit, die geleisteten Zahlungen zu kontrollieren. Es gibt verschiedene Kontrollmaßnahmen in der Kreditorenbuchhaltung, um sicherzustellen, dass Schecks für den korrekten Betrag an den richtigen Empfänger geschrieben werden. Ein Mitarbeiter kann nach dem Durchlesen der Sicherungsdokumentation einen Scheck genehmigen. Ein anderer Mitarbeiter druckt tatsächlich die Schecks. Ein leitender Manager unterschreibt die Schecks. So können drei Mitarbeiter am Scheckzahlungsprozess teilnehmen, wodurch Fehler und Betrug minimiert werden. Unternehmen verwenden auch vornumerierte Schecks. Durch vornummerierte Schecks kann das Unternehmen fehlende Schecks sofort erkennen und Maßnahmen ergreifen, um das Einlösen dieser Schecks zu verhindern.
Schweben
Ein letzter Vorteil der Verwendung von Schecks ist der Float. Float bezieht sich auf die Zeit, die vergeht, wenn das Unternehmen den Scheck druckt, bis das Geld das Bankkonto des Unternehmens verlässt. In vielen Fällen existiert der Schwimmer nur für einen Tag. Das Unternehmen erhält jedoch Zinsen für diesen zusätzlichen Tag, bevor der Scheck zur Zahlung vorgelegt wird.
