Das Optimieren von Richtlinien und Verfahren in einer Unternehmensumgebung kann ein schwieriger Prozess sein. Unabhängig davon, ob es sich bei dem Unternehmen um ein Produktionswerk oder nur um ein kleines Büro handelt, wird es von der Straffung aller Richtlinien und Verfahren, in denen das Unternehmen tätig ist, von großem Nutzen sein. Dieses Projekt ist für eine Person schwer zu handhaben. Da dieser Prozess das Studium aller Ebenen des Unternehmens erfordert, kann es mehrere Jahre dauern, bis die Aufgabe vollständig abgeschlossen ist.
Informieren Sie sich über alle Richtlinien und Verfahren, die in Ihrem Unternehmen oder dem Unternehmen, für das Sie arbeiten, gelten. Nehmen Sie sich mehrere Tage Zeit, um jede Abteilung des Unternehmens und die Richtlinien und Verfahren zu beobachten, die sie täglich durchführen.
Beachten Sie alle Verfahren und Richtlinien, die überflüssig sind oder die Produktivität der Mitarbeiter verlangsamen. Finden Sie heraus, wie lange es dauert, bis Sie die Genehmigung für Aufgaben erhalten, sowie Lizenzen, Notare oder Genehmigungen von Gerichten.
Bewerten Sie jede Politik und jedes Verfahren im Hinblick auf Kosteneffizienz, Effizienz und Notwendigkeit.
Erstellen Sie einen neuen Richtlinien- und Verfahrensplan, der unnötige Verwaltungsaufgaben, Genehmigungen oder Schreibarbeit überflüssig macht. Mitarbeiter können beispielsweise Daten in eine Kalkulationstabelle eingeben und diese per E-Mail versenden, anstatt einen Ausdruck auszudrucken.
Beachten Sie alle doppelten Prozesse, die im Unternehmen vorkommen, z. B. die Überprüfung eines Projekts durch mehrere Personen. Beseitigen Sie so viele doppelte Schritte wie möglich. Beispielsweise muss ein Projekt, das von mehreren Personen geprüft wird, nur eine qualifizierte Prüfung benötigen.
Fragen Sie Mitarbeiter, Manager und sogar externe Partner, die mit dem Unternehmen zusammenarbeiten, was sie an den Richtlinien und Verfahren dieses Unternehmens ändern würden. Dies kann viele fehlerhafte Richtlinien ans Licht bringen und dazu beitragen, dass ein Unternehmen mit allen Ebenen zufrieden ist.
Finden Sie die schnellste und einfachste Art, Aufgaben auszuführen, indem Sie beobachten, wie mehrere Mitarbeiter dieselbe Aufgabe ausführen. Wenn Sie den idealen Weg gefunden haben, diese Aufgabe auszuführen, schulen Sie alle anderen Mitarbeiter, um die Aufgabe auf diese Weise zu erledigen.
Reparieren und aktualisieren Sie alle Geräte, Maschinen und Computer im Unternehmen. Dies reduziert die unproduktive Zeit und beschleunigt den abschließenden Prozess.
Überprüfen Sie alle Handbücher und Schulungsunterlagen. Vereinfachen Sie die Sprache und reduzieren Sie alle unnötigen Teile des Handbuchs, um einen klaren und präzisen Standard für die Durchführung von Aufgaben zu erhalten.
Sammeln Sie alle Daten und erstellen Sie dann einen Vorschlag zur Beseitigung unnötiger Richtlinien und Verfahren. Präsentieren Sie die Daten den Eigentümern des Unternehmens, damit diese festlegen können, welche Änderungen implementiert werden sollen.
