Richtlinien und Verfahren sind für ein Unternehmen wichtig, da sie, wie vom australischen Ministerium für Gesundheit und Familien erläutert, festlegen, wie ein Geschäft funktionieren soll, und den moralischen, ethischen und rechtlichen Standpunkt des Unternehmens bestimmen. Die Verbesserung von Richtlinien und Verfahren kann daher die Produktivität und die internen und externen Beziehungen eines Unternehmens stärken. Dies kann sich wiederum in besseren Umsätzen und insgesamtem Geschäftserfolg niederschlagen.
Identifizieren Sie die Ziele des Unternehmens. Alles in den Richtlinien und Verfahren muss diese Ziele widerspiegeln.
Überprüfen Sie die aktuellen Richtlinien und Verfahren, um herauszufinden, ob sie auf dem neuesten Stand sind und die Unternehmensziele erreichen.
Führen Sie formelle und informelle Mitarbeiterversammlungen, Interviews und Umfragen durch, um Informationen darüber zu erhalten, was die Mitarbeiter in den Richtlinien und Verfahren als notwendig empfinden. Es ist möglich, dass das Management unterschiedliche Ansichten darüber hat, was für Richtlinien und Verfahren wichtig ist. Durch die Einbeziehung von Mitarbeiteransichten wird das Risiko eliminiert, dass Richtlinien und Verfahren vorhanden sind, die den Anforderungen der Mitarbeiter nicht entsprechen.
Untersuchen Sie Gesetze, die für den Geschäftsbetrieb gelten. Diese Gesetze können sich im Laufe der Zeit ändern. Das aktuelle Richtlinien- und Verfahrenshandbuch sollte die aktuelle Version der Gesetze widerspiegeln und klar definieren, wie sich diese Gesetze auf die Protokolle auswirken.
Teilen Sie die Richtlinien und Verfahren in zwei Abschnitte auf. Im ersten Abschnitt sollten die Protokolle beschrieben werden, die für alle Mitarbeiter gelten. Der zweite Abschnitt sollte nach Abteilungen unterteilt sein und die für jeden Unternehmensbereich geltenden Bestimmungen detailliert beschreiben. Dies ermöglicht den Mitarbeitern, sehr schnell Daten zu finden, die ihre Arbeit betreffen.
Wählen Sie ein Format für die überarbeiteten Richtlinien und Verfahren, das kurz ist und die Leser nicht durch das Handbuch blättert.
Entwickeln Sie die Gliederung für jeden Abschnitt. Fragen Sie sich, ob die Beschreibungen von Dienstleistungen und Stellen eindeutig sind, und lassen Sie sie von einem Ausschuss überprüfen, um Unklarheiten festzustellen.
Überprüfen Sie die Richtlinien und Verfahren für die 7 Cs. Wie von Chris Anderson von work.com skizziert, umfassen die 7 Cs den Kontext (Einschlüsse sind relevant), Konsistenz (Begriffe, die in der gleichen Weise verwendet werden), Vollständigkeit (keine Informationslücken), Kontrolle (Begriffe Details des Unternehmens und Autorität), Compliance (Begriffe zeigen, wie Regeln und Strafen eingehalten werden, Richtigkeit (keine Tippfehler, Rechtschreib- oder Grammatikfehler) und Klarheit (keine Mehrdeutigkeit).
Lassen Sie die Richtlinien und Verfahren von Experten außerhalb des Unternehmens überprüfen. Beispielsweise kann ein Rechtsanwalt die Richtlinien und Verfahren prüfen, um sicherzustellen, dass sie keine rechtlichen Lücken oder Verpflichtungen enthalten.
Tipps
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Berücksichtigen Sie die unterschiedlichen Lernstile, wenn Sie die Richtlinien und Verfahren erstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie Diagramme und visuelle Darstellungen einschließen, um denjenigen zu helfen, die mehr Grafiklern lernen.
