Projektbeschaffung ist der Kauf oder Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen, um verschiedene Arbeiten gemäß den Projektdokumenten auszuführen. Es gibt mehrere Schritte, um sicherzustellen, dass dies korrekt durchgeführt wird. Gemäß den weltweit anerkannten Standards, die vom Project Management Institute (PMI) im Buch "Ein Leitfaden für das Project Management Body of Knowledge" (PMBOK) festgelegt wurden, gibt es sechs Prozessgruppen, die direkt mit dem Beschaffungsmanagement zusammenhängen. Diese Prozessgruppen umfassen jeden Aspekt eines Vertrags, von der Erfassung von Informationen bis zum Vertragsabschluss.
Beschaffungen planen
Der Planeinkaufsprozess findet in der Planungsphase eines Projekts statt. In diesem Prozess plant der PM gemeinsam mit dem Team, was gekauft und / oder erworben wird. Die verwendeten Werkzeuge und Techniken sind eine Make-or-Buy-Analyse, ein Expertenurteil und Vertragsarten. Ziel ist es, in allen Möglichkeiten möglichst gebildet zu werden. Sobald dieser Prozess abgeschlossen ist, kann das PM-Team die wichtigsten Informationen eingrenzen.
Vertrag planen
Plan-Contracting kann definiert werden als Verwendung der Informationen aus der Plan-Beschaffungsphase, um die Informationen einzuschränken und potenzielle Verkäufer zu identifizieren. Dies geschieht in der Ausführungsphase eines Projekts. Die Werkzeuge und Techniken, die während dieses Prozesses verwendet werden, sind Standardformen und Expertenschätzungen.
Verkäuferantworten anfordern
Beschaffungen verwalten erfolgt in der Ausführungsphase eines Projekts. Das PM-Team hat ein klares Bild davon erhalten, was für das Projekt erforderlich ist. Das Team sammelt und überprüft Angebote, Angebote und Vorschläge, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Zu den Tools und Techniken, die während dieses Prozesses verwendet werden, gehören Bieterkonferenzen, Werbung und eine qualifizierte Verkäuferliste.
Verkäufer auswählen
Sobald das Team entschieden hat, wählt es Verkäufer aus und beginnt mit den Vertragsverhandlungen. Es gibt verschiedene Werkzeuge und Techniken für diesen Prozess. Dazu gehören ein Wiegesystem, unabhängige Schätzungen, ein Screening-System, Vertragsverhandlungen, ein Verkäuferbewertungssystem, ein Expertenurteil und Techniken zur Angebotsbewertung. Diese Tools und Techniken helfen dem Team, alle Faktoren abzuwägen und eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Vertragsverwaltung
Die Vertragsverwaltung erfolgt während der Monitoring- und Controlling-Phase des Projekts. Hier wird die Arbeit erledigt. Die Hauptaufgabe des PM ist es, die Beziehung zwischen Käufer und Verkäufer zu verwalten und sicherzustellen, dass die vertraglichen Verpflichtungen und Bedingungen erfüllt werden. Die Werkzeuge und Techniken, die während dieses Prozesses verwendet werden, sind ein Kontrollsystem für Vertragsänderungen, vom Käufer durchgeführte Leistungsüberprüfungen, Inspektionen und Audits, Leistungsberichte, ein Zahlungssystem, eine Forderungsverwaltung, ein Aktenverwaltungssystem und Informationstechnologie.
Vertragsabschluss
Der Vertragsabschlussprozess findet in der Abschlussphase des Projekts statt. Die Arbeit wurde abgeschlossen, und das Team wird nun alle offenen Fragen schließen und den Vertrag überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Bedingungen erfüllt wurden und dass alle während des Projekts geforderten Änderungen abgeschlossen wurden und Vertragsänderungen widergespiegelt wurden. Der PM wird für diesen Prozess zwei Werkzeuge und Techniken einsetzen, Beschaffungsaudits und ein Datensatzverwaltungssystem. Die Aufzeichnungen über die gewonnenen Erkenntnisse zu dokumentieren, hilft zukünftigen Projekten.
