Mit dem fortschreitenden Fortschritt der Technologie war das sogenannte papierlose Büro einer der jüngeren Trends des 21. Jahrhunderts. Ein papierloses Büro ist eigentlich nicht vollständig papierlos, sondern benötigt nur ein Minimum an Papier und konvertiert so viel Dokumentation wie möglich in digitale Form. Ein papierloses Büro hat sowohl Vor- als auch Nachteile, die beide von einer Organisation in Erwägung gezogen werden sollten, die einen Übergang von der herkömmlichen Buchführung in Betracht zieht.
Kompakter und effizienter
Digitale Dateien benötigen viel weniger physischen Speicherplatz als Papierdateien und sind viel einfacher zu organisieren. Außerdem ist der Zugriff auf archivierte digitale Dateien viel einfacher als auf archivierte Papierdateien. Digitale Dateien können von vielen Benutzern gleichzeitig gemeinsam genutzt und von entfernten Standorten aus aufgerufen werden, was die Arbeitseffizienz erhöht.
Umweltbewusst
Weniger Papierdateien bedeuten weniger Papier für doppelte Kopien und für die allgemeine Aufbewahrung von Aufzeichnungen. Dieser Faktor macht ein papierloses Büro in den meisten Fällen umweltbewusster. Für Online-Magazine und andere Publikationen bedeutet digitales Publizieren die Beseitigung von Druckfarben, die Schwermetalle, Lösungsmittel und andere umweltschädliche Substanzen enthalten.
Software- und Hardwareprobleme
Ein papierloses Büro ist nur so effizient, wie die zum Speichern der Aufzeichnungen verwendete Software und Hardware es den Arbeitern erlaubt. Softwarefehler und Ausfälle von Geräten können die Funktionsweise eines papierlosen Büros erheblich beeinträchtigen. Die Wartung der Software und Hardware eines papierlosen Büros ist ebenfalls ein Problem. IT-Mitarbeiter oder Berater sind häufig eine Notwendigkeit, ebenso wie Techniker, die die Hardware regelmäßig warten.
Dateneingabefehler und Lernkurven
Wie bei jedem Übergang erfordert der Übergang zu einem papierlosen Büro häufig eine Lernkurve, insbesondere in einer Büroumgebung, in der die Mitarbeiter nicht bereits mit Computern vertraut sind. Fehler bei der Dateneingabe können kostspielig sein und zu großen Problemen führen. Darüber hinaus können Fehler bei der Dateneingabe und bei der Archivierung dazu führen, dass Datensätze falsch kategorisiert werden, was das spätere Auffinden von Datensätzen erschwert oder unmöglich macht.
Sicherheitsbedenken
Digitale Datensätze können für unberechtigten Zugriff anfällig sein, entweder durch Hacking oder durch laxe Sicherheit des Personals. Insbesondere bei sensiblen juristischen und medizinischen Unterlagen kann ein Datenverlust zu einer erheblichen Haftung des betroffenen Unternehmens führen, insbesondere wenn Fahrlässigkeit vorliegt. Die Entsorgung digitaler Aufzeichnungen ist insbesondere in einer gemeinsam genutzten Netzwerkumgebung eine besondere Schwierigkeit. Wenn Sie einfach eine Datei löschen, wird ein digitaler Datensatz nicht vollständig gelöscht. So wie ein Dokument in den Papierkorb geworfen werden kann, hindert dies nicht ein anderer Benutzer daran, das Papier später abzurufen.
