Die zunehmende Verwendung elektronischer Systeme für das Rechnungswesen und das Finanzmanagement in Unternehmen hat in vielen Unternehmen zu einer Verringerung der Verwendung von physischen Dokumenten geführt. Aufgrund des Vertrauens auf digitale Aufzeichnungsverwaltungssysteme und Finanzbuchhaltungsprogramme haben einige Wirtschaftsprüfungsgesellschaften Unternehmen, die in erster Linie ein papierloses Büro betreiben, die papierlose Prüfung angeboten. Modelle für eine papierlose Prüfung wurden durch staatliche Vorschriften, die Prüfung der bevorzugten Methoden von Unternehmen und Vorschläge für die Rechnungslegungsorganisation erstellt.
Zugänglichkeit
Unternehmen, die sich für eine papierlose Prüfung entscheiden, können dem Rechnungsprüfer einen besseren Zugang zu Finanzdokumenten und Ausweisen ermöglichen. Eine verbesserte Zugänglichkeit kann den Zeitaufwand reduzieren, den Buchhalter und Finanzmitarbeiter benötigen, um den Abschlussprüfern Dokumente zur Verfügung zu stellen. Abhängig von den Sicherheitsanforderungen kann der Zugriff durch Prüfer von außerhalb der Geschäftseinrichtung überprüft werden.
Tracking-Fähigkeit
Die meisten papierlosen Prüfungssysteme bieten Berichts- und Nachverfolgungsfunktionen für den gesamten Prüfprozess. Führungskräfte des zu prüfenden Unternehmens sowie das Management der Prüfungsgesellschaft können jeden Schritt des Überprüfungsprozesses leicht verfolgen und überwachen. Diese verstärkte Nachverfolgung kann dazu beitragen, die Ressourcenanforderungen zu optimieren und die Überwachungszeitachse zu verwalten. Tracking und Zeitmanagement können insbesondere für öffentliche Unternehmen mit von der SEC vorgeschriebenen Berichtsfristen unabdingbar sein.
Weniger Müll
Durch die Verringerung der Notwendigkeit, Kopien von Finanzdokumenten, Lagereinrichtungen und Bürobedarf zu duplizieren, kann die von beiden Unternehmen erzeugte Abfallmenge verringert werden. Bei papierlosen Audits wird weniger Papier, Tonertoner, Strom und Büromaterial verbraucht als bei herkömmlichen papiergebundenen Audits. Die Reduzierung von Papier und damit verbundenem Verbrauch kann zu Kosteneinsparungen und einem ökologischen Nutzen führen. Dieser grüne Fokus kann für Unternehmen wichtig sein, die ihr Unternehmen als umweltfreundlich fördern wollen.
Schnellere Überprüfung
Ein papierloses Audit kann weniger Zeit in Anspruch nehmen als ein herkömmliches Auditverfahren. Finanzdokumente können einfach zur Überprüfung und Analyse mit größerer Genauigkeit geladen werden. Durch die elektronische Verarbeitung von Prüfaufgaben werden menschliche Fehler minimiert und die manuelle Eingabe von Informationen in ein Prüfsystem wird vermieden. Wenn ein Prüfpunkt zur zusätzlichen Prüfung gekennzeichnet ist, können Prüfer die Informationen leicht zur Prüfung und für zusätzliche Informationen an den Finanzvorstand senden. Elektronische Überprüfungen können weniger Zeit in Anspruch nehmen als persönliche physische Besprechungen mit Papierformularen. Weniger manuelle Arbeit und einfachere Überprüfungen können die Gesamtdauer der Audits verkürzen.
Erhöhte Sicherheit
Physische Dokumente sind schwieriger zu sichern als elektronische Dokumente. Elektronische Daten und Dokumente können durch Passwörter und andere digitale Sicherheitsmethoden geschützt werden. Ein elektronisches Verfolgungssystem kann auch feststellen, wer jedes Datenelement zu Sicherheitsüberprüfungszwecken überprüft hat. Physische Dokumente können kopiert, verloren oder an einem nicht sicheren Ort abgelegt werden. Eine papierlose Prüfung erhöht die Sicherheit des Finanzsystems eines Unternehmens.
