Die Entwicklung von Standardbetriebsverfahren ist das Markenzeichen jedes guten Geschäfts. Dadurch wird eine Art Konsistenz geschaffen, die für den Umgang mit Kunden und die Verwaltung guter Aufzeichnungen von unschätzbarem Wert ist. Zu verstehen, welche Verfahren standardisiert werden sollten, ist ein Kennzeichen eines guten Managers.
Standardisierung von Verfahren
Unternehmen entwickeln Betriebsverfahren, um zu erklären, wie Aufgaben ausgeführt werden sollen. Um herauszufinden, welche Aufgaben standardisiert werden sollen, schreiben Sie eine Woche lang alle Maßnahmen auf, die zur Erfüllung der Anforderungen des Tagesgeschäfts ergriffen werden. Bestimmte Probleme, wie z. B. ein Kunde, der mit einem Produkt / einer Dienstleistung nicht zufrieden war, werden im Allgemeinen nur vom Management und, wenn ein neueres und kleineres Unternehmen in Betracht gezogen wird, vom Eigentümer selbst behandelt. Die anfangs standardisierten Arbeitsabläufe sollten diejenigen sein, für die ein Mitarbeiter selbst verantwortlich ist. Andere, mehr Verwaltungsverfahren können später hinzugefügt werden.
Eigenschaften
Die Prozeduren selbst sollten die Aktion von Anfang bis Ende explizit erklären. Dies bedeutet, dass auch die einfachsten Schritte (z. B. das Einschalten des Computers) aufgeführt werden sollten. Die Idee hinter einem Verfahren ist, dass der Mitarbeiter in der Lage sein sollte, das Verfahren Schritt für Schritt zu befolgen und, ohne Annahmen zu machen, die Aufgabe genau abzuschließen und den erforderlichen Leistungsstandard zu erfüllen. Auch wenn die Auflistung rudimentärer Aktionen überflüssig erscheint oder Zeitverschwendung ist, hat dies eigene Gründe.
Funktionen
Die Standardisierung von Betriebsabläufen wirkt sich sowohl für den Mitarbeiter als auch für den Manager / Eigentümer aus. Der Manager / Eigentümer kann Zeit und Energie sparen, um die Prozeduren zu erklären. Der Mitarbeiter erhält die Vorteile klarer Erwartungen. Mitarbeiter sind am glücklichsten, wenn das, was von ihnen gefordert wird und wie von ihnen erwartet wird, dass sie ihre täglichen Aufgaben erfüllen, in Schwarzweiß geschrieben. Selbst vereinfachte Anweisungen können beruhigend sein, wenn sich der Mitarbeiter in einer Situation befindet, in der eine Aufgabe genau, aber schnell erledigt werden muss (Beispiel: eine lange Kundenlinie).
Leistungen
Der Hauptvorteil der Standardisierung von Betriebsabläufen liegt in der größeren Konsistenz der internen und externen Funktionen des Unternehmens. Sobald die Arbeitsabläufe standardisiert sind und natürlich befolgt werden, ergeben sich mehrere Vorteile. Zum einen wird die Wahrnehmung der Kunden von einem gut geführten, professionellen Unternehmen sein, wodurch das Markenimage erhöht wird. Diese Wahrnehmung kann sich sogar auf potenzielle Investoren / Kreditbeauftragte übertragen, indem in der Regel eine Kopie der Verfahren des Unternehmens angefordert wird, wenn eine Finanzierung / Investition in Betracht gezogen wird. Eine Kopie der Verfahren eines Unternehmens ist häufig auch erforderlich, um eine Versicherung zu erhalten. Zweitens werden Konten vor Ort sein, ein Bereich, in dem Konsistenz nicht nur erwünscht ist, sondern in vielen Fällen auch gesetzlich vorgeschrieben ist.
Überlegungen
Die Vereinheitlichung von Betriebsabläufen ist nicht leichtfertig zu nehmen; Spezifität ist der Schlüssel. Die standardisierten Abläufe bilden eine Grundlage, auf der die Mitarbeiter geschult, gefördert und diszipliniert werden und auf die Kundenbedürfnisse eingegangen, Transaktionen abgewickelt und Bücher geführt werden. Nutzen Sie die zusätzliche Zeit, um die für einen guten Unternehmensbetrieb erforderlichen Verfahren genau zu standardisieren.
