Sendungsvorbesitzer sind Mitteilungen an Käufer von Waren, um ihnen mitzuteilen, dass eine Sendung unterwegs ist. Diese Pre-Alerts werden hauptsächlich für den Überseeverkehr eingesetzt, obwohl viele andere Unternehmen, die nur im Inland tätig sind, auch diese verwenden können. Ein Sendevorausgeber wird oft per Fax oder E-Mail an den Kunden gesendet, der die Ware mehrere Tage vor dem erwarteten Anreisedatum erhält. Diese Mitteilung gibt dem Kunden Zeit, sich auf die Ankunft vorzubereiten.
Verstehen Sie den Zweck für einen Versand-Voralarm. Viele Unternehmen senden aus Gründen der Höflichkeit einen Vorbesitzer an den Kunden. Sie informiert den Kunden über Lieferangaben zu erwarteten Sendungen. Wenn Sie ein Unternehmen sind, das Waren versendet, geben Sie Ihren Kunden eine solche Benachrichtigung.
Bestimmen Sie Ihre Versandmethode. Die am häufigsten verwendete Methode zum Versenden von Versandbenachrichtigungen per E-Mail ist.
Benennen Sie die Mitteilung. Fügen Sie den Titel „Shipment Prealert“ oben in der Benachrichtigung ein. Wenn Sie die Mitteilung per E-Mail versenden, schreiben Sie diese auch in die Betreffzeile. Fügen Sie eine kurze Erklärung hinzu, dass der Kunde darauf hingewiesen wird, dass die bestellte Ware unterwegs ist.
Geben Sie die Details der Bestellung an. In einem Sendungsvorausgeber sollten mehrere wichtige Informationen angegeben werden. Es sollte eindeutig Ihren Firmennamen enthalten, um den Kunden unverzüglich darüber zu informieren, wer diese Benachrichtigung sendet. Geben Sie die Art der verwendeten Versandmethode, die Tracking-Nummer und das voraussichtliche Ankunftsdatum an.
Fügen Sie eventuelle Zollabfertigungsinformationen hinzu. Wenn Waren ins Ausland transportiert werden, sind mehrere wichtige Dokumente für die Fertigstellung erforderlich. Diese Formulare werden in der Regel vom Versender und Transporteur der Waren ausgefüllt. Zolldokumente gewährleisten, dass die Waren durch den Zoll abgefertigt werden können. Ein Sendevoraussteller enthält diese Informationen, um dem Kunden anzuzeigen, dass die richtigen Formulare ausgefüllt wurden. Wenn diese Formulare nicht korrekt ausgefüllt werden, kann ein Problem mit der Lieferung auftreten.
Hängen Sie andere wichtige Dokumente an. Bei einer Sendungsaufgabe legen viele Unternehmen häufig bestimmte Dokumente bei, die einen Frachtbrief, eine Handelsrechnung, eine Packliste oder ein Sicherheitsdatenblatt enthalten können, das als Sicherheitsdatenblatt bezeichnet wird.
Fügen Sie Ihre Kontaktinformationen hinzu. Dies ist eines der wichtigsten Details, die eine Sendung enthalten. Dies besteht hauptsächlich aus einer Telefonnummer, die der Kunde anrufen kann, wenn Fragen, Bedenken oder Probleme auftauchen.
