Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen werden als kurzfristige Verbindlichkeiten klassifiziert und in der Bilanz ausgewiesen. Um die Bücher am Monatsende und am Jahresende zu schließen, muss die Kreditorenbuchhaltung in Übereinstimmung sein. Dies kann ein sehr großes Konto sein oder ein kleines Konto, wenn Sie ein kleines Unternehmen sind.
Wenn Ihr Unternehmen die Abgrenzungsmethode anwendet, werden die Ausgaben so erfasst, wie sie entstehen, nicht wenn sie tatsächlich bezahlt werden. Ist dies der Fall, wird das AP-Konto intensiv genutzt. In der Regel verwenden Unternehmen einen Hauptbuchstand (Gesamtsumme) und einen Nebenbestand (Konten Details), um die Kreditorenbuchhaltung zu erfassen.
Besorgen Sie sich den Hauptbuchstand oder die Summe der Verbindlichkeiten und den Nebenbuchbestand oder die Details des AP. Diese beiden Datensätze müssen den gleichen Betrag haben, um das Konto abzugleichen.
Verwenden Sie ein Tabellenkalkulationsprogramm, um die Abstimmung der Kreditoren festzulegen. Verwenden Sie Spalte A, um den Saldo der Verbindlichkeiten gemäß Hauptbuch einzugeben. In Spalte B können Sie den detaillierten Saldo der Kreditoren eingeben. Wenn diese beiden übereinstimmen, wird das Konto abgeglichen. Wenn es einen Abgleichunterschied gibt, müssen Sie noch mehr Arbeit erledigen, bevor Sie das Konto schließen.
Überprüfen Sie Positionen im Detail von Konten oder Tochtergesellschaften, die nicht im Hauptbuch stehen. Beachten Sie auch alle Positionen im Hauptbuch, die in den Kontendetails nicht enthalten sind. Fügen Sie diese Elemente hinzu und ziehen Sie sie von jedem Datensatz ab.
Suchen Sie nach möglichen Aufzeichnungsfehlern, die Ihnen beim Abgleichen Ihrer Kreditoren helfen.
Suchen Sie nach Einträgen, die direkt im Hauptbuch gebucht wurden und nicht im Nebenbuch oder in den Details erfasst werden. Fügen Sie diese Einträge der Nebenbuchseite oder der Abstimmung hinzu.
Suchen Sie nach Einträgen im Nebenbuch, die nicht im Hauptbuch erfasst sind. Fügen Sie die Beträge der Hauptbuchspalte der Abstimmung hinzu.
Überprüfen Sie die Einträge in den Debitoren- und Kreditoren Details oder in den Nebenbüchern. Stellen Sie sicher, dass die Einträge ordnungsgemäß als Lastschriften und Gutschriften erfasst wurden. Übliche Aufzeichnungsfehler umfassen Gutschriften auf Forderungen oder Belastungen zur Erfassung von Verbindlichkeiten.
Untersuchen Sie die Geldkontoeinträge. Suchen Sie nach Gutschriften und Lastschriften in bar statt nach Kreditoren.
Nehmen Sie Anpassungen vor, um die Bücher zu schließen, wenn das Konto immer noch nicht übereinstimmt. Wenn die Differenz die Wesentlichkeitsschwelle Ihres Unternehmens überschreitet, überprüfen Sie alle Einträge, bis die Bücher abgeglichen sind.
Tipps
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Erwägen Sie die Investition in eine automatisierte Abstimmungssoftware, mit der Sie Ihre Bücher effizienter schließen können. Diese Programme helfen Ihnen, Abweichungen in Ihren Büchern schneller zu finden als bei der manuellen Suche.
