Viele Organisationen haben Probleme und wenn Sie ein Memo über die Lösung eines Problems schreiben, sollten Sie bestimmte Schritte befolgen.. Bevor Sie ein Memo schreiben können, benötigen Sie alle Informationen, die sich auf das Problem beziehen, sowie die beteiligten Personen. Manchmal ist die Lösung eines Problems eine Verbesserung der Kommunikation.
Bestimmen oder definieren Sie das Problem ist. Ihr Memo sollte mit einer Problemaussage beginnen. Dies ist eine kurze Zusammenfassung des Problems. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Informationen so einfach wie möglich angeben, damit alle Beteiligten das Problem verstehen können.
Finden Sie mögliche Ursachen des Problems heraus. Ihr Aktionsplan kann auf die Beseitigung der Ursachen ausgerichtet sein.
Schreiben Sie auf, wer und was von dem Problem betroffen ist. Listen Sie alle betroffenen Personen und Abteilungen auf und erklären Sie, wie. Ein unzureichendes Computersystem wirkt sich beispielsweise auf die Kundendienstabteilung aus, da Anrufe nicht so schnell entgegengenommen werden können. Dies kann die Rentabilität eines Unternehmens verringern, da ein schlechter Kundendienst zu Marktanteilsverlusten führen kann.
Machen Sie eine Liste der möglichen Lösungen für das Problem. Eine Lösung könnte eine vollständige Aktualisierung des Computersystems sein. Eine andere mögliche Lösung besteht darin, mehr Kundendienstmitarbeiter zu beauftragen, um die Überschreitung von Anrufen aufgrund eines schlechten Systems zu bewältigen. Schreiben Sie so viele Lösungen auf, wie Sie sich vorstellen können.
Empfehlen Sie die bestmögliche Lösung. Erklären Sie, warum die von Ihnen gewählte Methode die beste ist. Bestimmen Sie, wer bei der Implementierung helfen wird. Ihre Empfehlung sollte die Kosten enthalten, die anfallen werden. Stellen Sie sicher, dass die Lösung eine Start- und Endzeit hat. Beschreiben Sie die Personen oder Abteilungen, die an der Lösung teilnehmen werden.
