Eine der häufigsten Aufgaben von Managern und Geschäftsinhabern ist das Planen von Mitarbeitern. Die Umstände jedes Mitarbeiters beeinflussen ihre Verfügbarkeit. Die Befriedigung des Personalbedarfs mit einem Zeitplan kann eine wöchentliche Herausforderung sein, insbesondere wenn es sich um Mitarbeiterkrankheiten, Notfälle und Urlaub handelt. Glücklicherweise für Manager kann das Erstellen eines Mitarbeiterzeitplans durch einige einfache Schritte vereinfacht werden.
Artikel, die Sie benötigen
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Tabellenkalkulationsprogramm
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Papier und Stift oder Bleistift (optional)
Öffnen Sie Ihr bevorzugtes Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Works, Microsoft Office oder Open Office und erstellen Sie acht Spalten. Beschriften Sie die erste Spalte "Name" und die restlichen sieben Spalten für die Wochentage. Alternativ können Sie Stift und Papier verwenden, indem Sie das Papier in acht Spalten falten und es dreimal vertikal halbieren.
Listen Sie in der ersten Spalte die Namen Ihrer Mitarbeiter auf. Die Namen können in beliebiger Reihenfolge aufgeführt werden, sofern alle Mitarbeiter enthalten sind. Legen Sie für jeden Mitarbeiter eine Zeile an.
Platzieren Sie ein "X" in einer Zelle, in der ein Mitarbeiter nicht verfügbar ist. Wenn Mary beispielsweise am Mittwoch nicht arbeiten kann, platzieren Sie in der Spalte Mittwoch ein "X" neben ihrem Namen. Durch das Blockieren nicht verfügbarer Tage können Sie Ihren Zeitplan bestimmen und verhindern, dass Sie versehentlich Zeitplankonflikte für Ihre Mitarbeiter verursachen.
Füllen Sie Ihr Raster aus, indem Sie die Arbeitsstunden eingeben, die jeden Tag neben dem Namen jedes Mitarbeiters ausgeführt werden sollen. Die Arbeitsstunden für jeden Tag werden in der entsprechenden Spalte hinzugefügt. Zum Beispiel, wenn David von 9 bis 17 Uhr arbeiten wird. Fügen Sie von Montag bis Freitag in jeder dieser täglichen Spalten "9-5" neben Davids Namen hinzu.
Beenden Sie Ihren Zeitplan, indem Sie überprüfen, an wen Sie jeden Tag gearbeitet haben, und sicherstellen, dass Sie ausreichend Personal hinzugefügt haben, um alle erforderlichen Arbeitsstunden oder Schichten zu decken. Ein Unternehmen mit drei Arbeitsschichten würde beispielsweise jede Tagesspalte überprüfen, um sicherzustellen, dass in jeder Arbeitsschicht mindestens ein Mitarbeiter angestellt ist. Wenn Sie mehr als eine Person pro Schicht benötigen, passen Sie Ihren Zeitplan entsprechend an.
Tipps
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Wenn Sie kein Tabellenkalkulationsprogramm haben, laden Sie Open Office herunter, um eine kostenlose Tabellenkalkulation mit allen Funktionen zu erhalten.
Viele Unternehmen überprüfen auch ihre Zeitpläne, um sicherzustellen, dass keiner ihrer Angestellten wöchentlich mehr als 40 Stunden gearbeitet hat.
