Eine Bibliothek ist nur so gut wie ihr Indexierungssystem: Ohne Dewey Decimal, die Library of Congress und irgendeine Art von Katalog könnte niemand das richtige Buch schnell oder zuverlässig genug finden, um die Bibliothek nützlich zu machen. Bis moderne öffentliche Bibliotheken in der Mitte des 19. Jahrhunderts zur Norm wurden, lernten professionelle Bibliothekare den Standort von Büchern in Erinnerung. Später halfen manuelle Systeme wie Kartenkataloge den Besuchern, den Ort der gewünschten Bücher zu finden. Seit den 1990er Jahren haben die meisten Bibliotheken einige Aspekte ihres Betriebs automatisiert. Trotz der Kosten und des Aufwandes für die Installation dieser Systeme sind sie ein überlegenes Modell, wenn Sie die Nachteile früherer Methoden in Betracht ziehen.
Anfälligkeit für menschliche Fehler
Jedes System, mit dem Menschen arbeiten, ist anfällig für Fehler, die von einem abgelenkten, ermüdeten oder inkompetenten Teammitglied gemacht werden. Automatisierte Systeme erfordern immer noch eine menschliche Interaktion, reduzieren jedoch die Anzahl der Entscheidungen oder Vorgänge, die ein Mensch ausführen muss. Unabhängig davon, ob Sie einen Reservierungsantrag eines Kunden einreichen oder das Eintreffen neuer Bücher nachverfolgen, jeder Schritt, den ein Computer ausführt, macht das gesamte System effizienter, da es weniger fehleranfällig ist.
Kosten addieren sich im Laufe der Zeit
Die Installation eines automatisierten Systems kann allein für das Gerät 20.000 bis 50.000 USD pro Bibliothek kosten. Trotz dieser Vorleistungen spart die Automatisierung mit der Zeit Geld. Diese Einsparungen gibt es in zwei Formen. Wenn viele Vorgänge einmal ausgeführt wurden, werden sie ohne Einbeziehung eines Mitarbeiters weitergeführt. Beispielsweise können Berichte zu Fernleihbestellungen erstellt oder elektronische Überfälligkeitsbenachrichtigungen gesendet werden. Operationen, die immer noch einen Menschen benötigen - beispielsweise die Bearbeitung von zurückgegebenen Büchern - werden durch die Unterstützung der Automatisierung schneller erledigt. In beiden Fällen kann die Bibliothek entweder den Personalbestand reduzieren, um das Budget zu senken, oder die gesparten Mittel für kundenorientiertere Aufgaben und Programme verwenden.
Suchen dauern länger und sind weniger effizient
Wenn Sie nach einem bestimmten Buch in einem Kartenkatalog suchen - dem bekanntesten Handbuchbibliotheksystem -, wechseln Sie von einem Index zu einem anderen, wenn Sie Ihre Suche vom Autor in den Titel ändern. Mit einem automatisierten System können Sie mit ein paar Klicks beliebige Suchvorgänge vom selben Standort aus durchführen. Dies spart dem Benutzer Zeit im Vergleich zur alten Methode und erfordert weniger Hilfe von Bibliotheksmitarbeitern. Da alle Indizes virtuell und nicht physisch sind, kann ein automatisiertes System mehr Suchkategorien haben, ohne ein weiteres Möbelstück hinzuzufügen. Benutzer können nach einer größeren Vielfalt von Schlüsselwörtern und Begriffen suchen als mit einem Kartenkatalog. Automatisierte Kataloge können auch online gestellt werden, sodass ein Benutzer bestätigen kann, dass ein Buch von zu Hause aus verfügbar ist, anstatt in die Bibliothek zu kommen und enttäuscht zu sein.
Hinter dem Information Highway zurückgelassen
Bibliotheken und Informationen werden schnell digitalisiert. Jede Bibliothek, die noch ein manuelles Betriebssystem verwendet, kann keine Verbindung zu digitalen Ressourcen herstellen. Dies macht den Austausch von Informationen und Publikationen wesentlich schwieriger und zeitaufwendiger als bei einem automatisierten System. Mit dem Fortschreiten des 21. Jahrhunderts und der zunehmenden Digitalisierung der Ressourcen werden die Benutzer von Handbuchbibliotheken nicht auf einen wachsenden Prozentsatz an Informationen zugreifen können.
Der Zukunft Grenzen setzen
E-Books, Podcasts, Blogs und Video-Tutorials sind Teil der modernen Welt, die die Summe der menschlichen Erkenntnisse vermittelt. Bibliotheken mit manuellen Systemen haben nur eingeschränkten Zugriff auf dieses wachsende Werk. Im Gegensatz dazu gewährt jedes automatisierte Qualitätssystem standardmäßig einen Fernzugriff auf die meisten dieser Ressourcen vor Ort.
