Tagesordnungen prägen die Erwartungen an ein Treffen. Die Verwendung einer Agenda-Vorlage bietet Standardisierung und ein formelles Format für ein Direktorentreffen. Die Planung von Meetings zeigt Professionalität und Bereitschaft, die für ein reibungsloses Meeting erforderlich sind. Wenn Sie Ihre Tagesordnung ein oder zwei Tage vor dem Meeting verteilen, können die Teilnehmer die Präsentationen und Diskussionen des Meetings vorbereiten und antizipieren. Regisseure haben häufig einen vollen Terminplan, der nur wenig Zeit für das Durchsuchen komplizierter Dokumente hat. Je einfacher Sie das Tagesordnungformat gestalten können, desto einfacher können Direktoren und Assistenten den Zweck der Besprechung, den Ort und die Themen bestimmen.
Erstellen Sie die Besprechungsagenda Ihres Direktors in einem Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word. Word ist eine Anwendung, auf die die meisten zugreifen können, und bietet mehrere herunterladbare Vorlagen für Meetingagenda, die Sie als Ausgangspunkt verwenden können. Sie können die Agenda mit Ihrem Firmenlogo und -namen anpassen.
Geben Sie den Namen der Konferenz, das Datum, die Uhrzeit, den Ort und die Informationen zum Konferenzgespräch in die Kopfzeile der Tagesordnung ein. Präsentieren Sie die Informationen übersichtlich, oben auf der Seite und zentriert, damit die Teilnehmer genau wissen, wie und wann Sie auf das Meeting zugreifen können. Möglicherweise möchten Sie auch eine Liste der eingeladenen Personen und Moderatoren hinzufügen, sofern auf der Seite Platz vorhanden ist.
Fordern Sie die Tagesordnungsthemen der teilnehmenden Direktoren an. Senden Sie mindestens eine Woche vor dem Meeting eine E-Mail, um nach Tagesordnungsthemen zu fragen. Listen Sie die Agenda-Themen in der Reihenfolge auf, in der Sie die einzelnen Themen präsentieren möchten. Listen Sie auf der Vorlage jeden Tagesordnungspunkt nach Nummer auf der linken Seite und den Namen der Person auf, die für die Führung der Diskussion rechts neben dem Thema verantwortlich ist. Wenn die Zeit begrenzt ist, können Sie jedem Thema einen Zeitrahmen zuweisen, indem Sie ihn neben dem Tagesordnungspunkt auflisten.
Listen Sie "Next Steps" und "Other Items" als Ihre letzten beiden Tagesordnungspunkte auf. Auf diese Weise kann Ihr Meeting alle Aktionsplanelemente und andere Themen abschließen, die möglicherweise nicht auf der Tagesordnung aufgeführt sind.
Tipps
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Verwenden Sie dasselbe Tagesordnungsformat für nachfolgende Sitzungen der Direktoren. Die Direktoren werden sich daran gewöhnen, das Tagesordnungsformat zu betrachten und die Besprechungsdetails und -themen leicht anzuzeigen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Tagesordnungen übersichtlich sind, viel Platz zwischen den Zeilen haben und deutlich den Zweck des Dokuments und den Grund für das Treffen zeigen.
