Gemäß dem Online-Schreiblabor der Purdue University (OWL) werden Memos geschrieben, um Probleme hervorzuheben oder zu lösen. Die School of Business der Northern Kentucky University erklärt, dass Memos auf engstem Raum viele Informationen vermitteln sollten. Wie ein Memo formatiert wird, hängt von der Firma, dem Zweck des Memos und den Memo-Empfängern ab. Interne Notizen des Personals können Informationen, Analysen und Schlussfolgerungen, Informationen zu Geschäftszeiten oder Anweisungen für den ordnungsgemäßen Gebrauch der Ausrüstung enthalten.
Artikel, die Sie benötigen
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Papier
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Kugelschreiber und Bleistifte
Lernen Sie den grundlegenden Zweck und das Format eines Memos. Memos sind normalerweise interne Dokumente, die zur Kommunikation mit dem Personal verwendet werden. Zu den Zwecken kann es sich um Richtlinienerinnerungen, Aktionsanfragen, das Melden von Änderungen oder das Anzeigen einer offiziellen Benachrichtigung handeln. Das Memoformat enthält Überschrift, Einleitung, Hauptteil, Zusammenfassung und Abschluss. Anhänge werden am unteren Rand des Dokuments angegeben.
Bestimmen Sie den Zweck Ihres Memos und welche Anhänge, falls vorhanden, hinzugefügt werden. Bestimmen Sie die Empfänger der Notiz. Häufig erhalten Vorgesetzte und Manager Kopien von Memos, und es kann erforderlich sein, eine Kopie in eine Datei aufzunehmen. Bestimmen Sie, was das Memo sagt, und verfassen Sie einen groben Entwurf. Überprüfen Sie die Unternehmensrichtlinien für die Verwendung von Briefbögen, die für Memos freigegeben sind.
Füllen Sie die Überschrift aus und beginnen Sie mit „Datum“. Geben Sie Namen und Titel der primären Empfänger in den Bereich „An“ ein. Dies kann eine oder mehrere Personen sein oder eine Gruppe von Personen angeben, z. B. alle Account Manager. Fügen Sie im Abschnitt „cc“ die Namen und Titel derjenigen ein, die Kopien der Notiz erhalten. Fügen Sie im Abschnitt „Von“ den Namen und den Titel der Person ein, die das Memo sendet. Fügen Sie im Abschnitt „Betreff“ einen kurzen Titel ein, der den Zweck der Notiz beschreibt.
Fügen Sie einen einleitenden Absatz hinzu, der den Zweck der Notiz erläutert, Hintergrundinformationen liefert und einen Überblick darüber gibt, was in den folgenden Absätzen folgen wird. Fügen Sie eine Warnmeldung für Leser hinzu, wenn das Memo Richtlinien oder andere wichtige Informationen enthält.
Fügen Sie Informationen in den Hauptteil oder Haupttext der Notiz ein, die in der Einleitung und der Übersicht erweitert wird. Geben Sie beispielsweise den Hintergrund an, der zu einer Richtlinienänderung führt. Trennen und ordnen Sie die Absätze nach Inhalt. Verwenden Sie kurze Absätze in der Notiz. Dieser Abschnitt kann je nach Zweck des Memos ein oder zwei Absätze oder mehrere Seiten enthalten.
Fügen Sie die Zusammenfassung ein und schließen Sie sie. Die Zusammenfassung ist möglicherweise für einseitige Memos nicht erforderlich, kann jedoch bei langen Dokumenten hilfreich sein, die komplexe Informationen oder Anweisungen enthalten. Schließen Sie, indem Sie dem Leser danken und helfen, Fragen zu beantworten oder den Memo-Inhalt zu erläutern. Wenn keine Zusammenfassung vorliegt, fügen Sie im abschließenden Absatz eine kurze Zusammenfassung hinzu. Informieren Sie die Leser, wenn der Memo-Inhalt vertraulich ist.
Notieren Sie am Ende des Memos eine Liste der im Memo erwähnten Anhänge. Verwenden Sie die Wörter "Beigefügt" oder "Beigefügt", um die Liste der Anhänge zu bezeichnen. Fügen Sie keine Anhänge hinzu, auf die im Memo nicht verwiesen wird.
Unterschreiben Sie die Notiz. Memo-Schreiber initialisieren oder unterschreiben Memos in der Überschrift neben dem Eintrag "Von". Ein förmliches Memo erfordert möglicherweise eine vollständige Signatur und Datumszeile am Ende des Dokuments.
Tipps
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Überprüfen Sie Kopien der Unternehmensnotizen, um den Stil und die Formatierung zu erfahren. Fragen Sie, ob für das Versenden einer Notiz eine Genehmigung erforderlich ist.Überprüfen Sie alle Sachinformationen, bevor Sie sie in das Memo aufnehmen. Bitten Sie jemanden, Ihr Memo zu korrigieren.
