Das Vermitteln einer zusätzlichen Aufgabenzuweisung durch eine interne Unternehmensnotiz ist ein guter Weg, um Verantwortlichkeit herzustellen und sicherzustellen, dass Ihr Mitarbeiter die neuen Aufgaben versteht. Halten Sie es ebenso wie andere Geschäftsnotizen kurz und unkompliziert, indem Sie nur so viele Informationen hinzufügen, wie der Mitarbeiter die Anweisungen verstehen muss.
Memo-Format
Schreiben Sie einen klaren, beschreibenden Titel. Wenn Sie das Memo per E-Mail senden, geben Sie auch den Titel in das Betrefffeld ein, kennzeichnen Sie die E-Mail mit einem Flag mit hoher Wichtigkeit und legen Sie eine Lesebestätigung bei. Obwohl Sie im Allgemeinen einem typischen Memo-Format folgen sollten, sollten Sie normalerweise einen Header, eine Eröffnungsanweisung, ein Aufgabensegment und einen Abschluss sowie Diskussions- und Zusammenfassungsabschnitte verwenden. Verwenden Sie im Aufgabensegment eine numerische Liste oder Aufzählungspunkte, um neue oder zusätzliche Aufgaben zu identifizieren und hervorzuheben.
Informationsgehalt
Die Anfangs- und Aufgabensegmente sind die wichtigsten Abschnitte in dieser Art von Memo. Geben Sie im Hintergrund die erforderlichen Hintergrundinformationen an. Teilen Sie dem Mitarbeiter beispielsweise mit, warum Sie zusätzliche Aufgaben zuweisen und wann diese neuen Aufgaben beginnen. Liefertermine und -zeiten für eventuelle Besprechungen, bevor der Mitarbeiter zusätzliche Aufgaben übernimmt. Geben Sie bei Bedarf eine Kontaktstelle an, an die sich der Mitarbeiter bei Fragen wenden kann. Definieren Sie jede zusätzliche Aufgabe klar und vollständig im Aufgabensegment. Schließen Sie das Memo mit einem kurzen Dankeschön und einer aufrichtigen Unterstützung.
