Sie können Ihre Chancen auf das benötigte Equipment, Software, Verbrauchsmaterial, Personal oder andere Ressourcen erhöhen, wenn Sie sich auf den Nutzen für Ihr Unternehmen und nicht nur auf sich selbst oder Ihre Abteilung konzentrieren. Wenn Sie ermitteln, auf welche Weise die benötigten Ressourcen zur Kostensenkung oder zur Steigerung des Gewinns beitragen, können Sie immer dann ein starkes Argument vorbringen, wenn Sie weitere Hilfe anfordern.
Finden Sie Ihren Lead
Der Leitsatz ist die Öffnung, die dem Leser erklärt, warum der Brief wichtig ist. Entscheiden Sie sich für die Hauptaussage, die Sie machen möchten, um Ihre Anfrage nach zusätzlichen Ressourcen zu begründen, und verwenden Sie diese, um Ihren Brief zu beginnen. Dies könnte eine weitgehende Behauptung sein, zum Beispiel, dass die von Ihnen angeforderten Ressourcen dazu beitragen, den Umsatz zu steigern oder die Kosten zu senken. Sie unterstützen dann Ihren Antrag im Hauptteil des Briefes.
Wenn Sie beispielsweise eine neue Software für eine Buchhaltungsabteilung anfordern, beginnen Sie möglicherweise mit dem Schreiben: „Ich möchte zwei ABC-Softwarelizenzen für die Buchhaltungsabteilung anfordern, wodurch das Unternehmen die Anzahl verlorener Aufträge reduzieren und erhöhen kann die Einnahmen des Unternehmens. “Dann würden Sie erklären, dass Sie mit der Software neue Kundenkonten schneller bearbeiten und genehmigen können. Dies führt zu schnelleren Versendungen von Bestellungen und hilft, Forderungen schneller einzuziehen.
Holen Sie sich Unterstützung
Schreiben Sie eine Liste der Personen, die von Ihrer Anfrage profitieren, mit Ausnahme derer, die die Ressourcen direkt nutzen. Wenn Sie beispielsweise Ressourcen anfordern, mit denen Sie potenzielle Kunden schneller prüfen können, wird dies Ihrer Verkaufsabteilung helfen, zu vermeiden, dass Kunden verloren gehen, die weiterhin auf einen anderen Lieferanten warten, während sie auf die Genehmigung warten. Wenden Sie sich an die Verkaufsabteilung, und bitten Sie sie um Erlaubnis, die Bestätigung Ihrer Anfrage zu verwenden. Suchen Sie nach Problemen, die Ihre neuen Ressourcen lösen, und finden Sie Personen, die von diesen Problemen betroffen sind.
Führen Sie die Zahlen aus
Schreiben Sie eine Liste mit den Möglichkeiten, mit denen Ihre Anfrage das Unternehmen Geld sparen oder den Umsatz steigern kann. Selbst wenn Sie Ressourcen für etwas anfordern, das einen scheinbar immateriellen Vorteil bietet, können Sie dennoch finanzielle Vorteile finden. Wenn Sie beispielsweise Ressourcen für ein Mitarbeiter-Wellness-Programm wünschen, wenden Sie sich an Ihre Personalabteilung, um die Kosten für Fehlzeiten, Krankenversicherungsansprüche, Mitarbeiterfluktuation, Entschädigungsansprüche für Arbeitnehmer und andere Produktivitätsverluste zu ermitteln, die ein Wellness-Programm reduzieren kann oder mildern.
Liste der qualitativen Vorteile
Einige Vorteile, die Ihre angeforderten Ressourcen bieten, sind möglicherweise nicht leicht quantifizierbar, aber Ihre Vorgesetzten können immer noch sehen, wie sie das Unternehmen positiv beeinflussen würden.Zu diesen Vorteilen zählen unter anderem eine verbesserte Mitarbeitermoral, geringere Fluktuation, erhöhte Kundenzufriedenheit, geringere Kundenretouren sowie verbesserte Produktivität und Effizienz.
Zeigen Sie das Kosten-Nutzen-Verhältnis an
Wenn möglich, Beenden Sie Ihren Brief, indem Sie das Kosten-Nutzen-Verhältnis Ihrer Anfrage anzeigen. Listen Sie alle Kosten auf, die mit Ihrer Anfrage verbunden sind, und listen Sie dann die quantitativen und qualitativen Vorteile auf, die Ihnen die Gewährung der angeforderten Ressourcen bietet. Schreiben Sie Ihren Brief mit dem Text „Sagen Sie ihnen, was Sie ihnen sagen werden. Erzähl es ihnen. Sagen Sie ihnen, was Sie ihnen gesagt haben. “Formatieren Sie es mit einer starken Spur, die es im Briefkörper unterstützt und mit einer Zusammenfassung endet.
