Die öffentliche Wahrnehmung eines Unternehmens oder einer Agentur kann durch die externe Kommunikation erheblich beeinflusst werden, während die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter des Unternehmens zum Teil von der internen Kommunikation abhängt. Die Erstellung einer effektiven Botschaft oder Kommunikationskampagne beginnt mit der Untersuchung mehrerer Faktoren.
Beantwortung der Hauptfrage
In einer Welt, in der die Menschen täglich mit Tausenden von Nachrichten überflutet werden, lautet ihre Hauptfrage oft: „Warum sollte ich mich interessieren?“ Oder „Was steckt dahinter für mich?“. Eine effektive Kommunikation macht dem Leser oder Zuhörer diese Antwort klar. Fragen Sie sich, welche Informationen für Sie am wichtigsten wären, wenn Sie ein Zuschauer wären, und stellen Sie sicher, dass Ihre Unterlagen diese Details liefern. Betonen Sie die Vorteile zu Beginn Ihrer Nachricht oder Ihres Materials, bevor Sie weniger wichtige Informationen hinzufügen.
Vereinfachung
Wenn Sie Ihre Kommunikation unkompliziert halten, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass sie effektiv ist. Richten Sie eine schriftliche Lesestufe der Klassen 6 bis 8 ein. Vermeiden Sie die Verwendung von Akronymen, regulatorischen Begriffen oder Jargon. Löschen Sie Wörter, wenn eine durchschnittliche Person, die Sie auf der Straße angehalten haben, deren Bedeutung nicht kennt. Halten Sie beim Erstellen von schriftlichem Material die Sätze kurz und teilen Sie die Kopie mit Überschriften und Grafiken auf. Eine Seite voller Text spricht potentielle Leser nicht an.
Methoden
Stellen Sie den Kunden und Mitarbeitern Informationen in verschiedenen Formaten zur Verfügung. Mit Pressemitteilungen, Kurzmitteilungen und E-Mails können dringende Informationen übermittelt werden, während sich Newsletter für weniger zeitkritische Inhalte eignen. Eine Website ist für die Kommunikation mit externen Zielgruppen unerlässlich. Ein gut organisiertes Intranet, das Nachrichteninhalte und praktische Ressourcen anzeigt, kann für Mitarbeiter sehr hilfreich sein. Durch die Integration von Videopräsentationen können Sie visuelle Lernende ansprechen und neue Perspektiven oder Details anbieten. Treffen mit Mitarbeitern oder der Öffentlichkeit bietet persönliche Begegnungen, die Glaubwürdigkeit schaffen und das Publikum dazu bringen, sich wertgeschätzt zu fühlen.
Aktualität
Informationen, die Ihre Kunden wissen müssen, sollten so schnell wie möglich übermittelt werden. Wenn Ihr Publikum Informationen aus den Medien lernt und nicht direkt aus Ihrem Unternehmen, kann die Wahrnehmung bestehen, dass Sie beabsichtigen, die Informationen auszublenden, oder dass Sie sich nicht wirklich um Ihr Publikum kümmern. Die Centers for Disease Control stellt in ihrem Handbuch zur Krisenkommunikation fest, dass zwei der schwerwiegendsten Fehler, die eine Organisation bei der Kommunikation mit Stakeholdern begehen kann, Informationen liefert, die zu wenig und zu spät sind oder als arrogant erscheinen und keine Stakeholder bewerten. Diese Gedanken werden in einem Agentur-Slogan zusammengefasst: „Sei zuerst. Richtig liegen. Sei glaubwürdig."
Transparenz und Häufigkeit
Mitarbeiter und die Öffentlichkeit stehen Unternehmen und Regierungsbehörden oft misstrauisch gegenüber. Sie können jedoch Vertrauen aufbauen, indem Sie die Transparenz Ihrer Botschaften erhöhen. Führungskräfte sollten sich mit schlechten Nachrichten abfinden und bereit sein, das Bedauern über schwierige Umstände auszudrücken. Das Teilen der Argumente für schwierige Entscheidungen kann auch zu Verständnis führen.
„Wenn Sie schädliche Informationen preisgeben, die Sie nicht preisgeben müssen, erwerben Sie einen Ruf für Transparenz“, sagt Peter Sandmann, Experte für Risikokommunikation und Unternehmensberater. „Die Leute bemerken, dass, wenn Sie etwas falsch machen, Sie dies sagen; Daraus folgt, dass Sie nichts falsch gemacht haben, wenn Sie es nicht sagen."
Kunden und Mitarbeiter sollten nicht nur von Ihnen hören, wenn die Nachrichten schlecht sind.Ein monatlicher Newsletter oder vierteljährliche Meetings kann Mitarbeiter über die Aktivitäten des Unternehmens auf dem Laufenden halten, während Artikel auf der Unternehmenswebsite und Opt-In-E-Mails die Kunden auf dem Laufenden halten.
