Während einer Prüfung kann die Geschäftsleitung das Gefühl haben, dass sie wenig Einfluss auf den Prozess oder das Prüfergebnis hat. Sobald jedoch eine Prüfung durch die Interne Revision, die Abschlussprüfer oder die Abschlussprüfer abgeschlossen ist, übernimmt die Geschäftsführung die Verantwortung für die Erstellung einer Antwort auf den Bericht. Prüfungsantworten sollten spezifisch und zeitnah sein und über das notwendige Budget verfügen.
Eine solide Antwort auf die Prüfung ist wichtig, da die Prüfer und die Geschäftsführung die Geschäftsführung für die Durchführung der von ihnen zugesagten Kontrollverbesserungen zur Rechenschaft ziehen werden.
Auf einen Prüfbericht antworten
Machen Sie bestimmte Maßnahmen gegen die von den Prüfern festgestellte Kontrollschwäche und geben Sie keinen Spielraum für die Interpretation Ihrer Absichten. Die Auditoren überprüfen Ihre Antwort auf das Audit und stellen fest, ob die festgestellten Kontrollschwächen behoben werden. Wenn Ihre Beziehung zu den Prüfern dies zulässt, wenden Sie sich an sie, wenn Sie jede Antwort verfassen, und erhalten Sie deren Feedback. Seien Sie in Ihrer Antwort so klar wie möglich, da die Prüfer erneut prüfen, ob Sie die von Ihnen begangenen Maßnahmen durchgeführt haben.
Legen Sie realistische Daten für die Implementierung Ihrer Kontrollverbesserungen fest, wie vom New York State Office des State Comptroller empfohlen, und seien Sie großzügig, ohne übermäßig zu sein. Kontrollschwächen, insbesondere im Zusammenhang mit Informationstechnologiesystemen, können länger dauern, als ursprünglich geplant. Die meisten Prüfungsabteilungen und leitenden Geschäftsmanager erwarten von Ihnen Verbesserungen des von Ihnen festgelegten Zeitplans. Änderungen des Zeitrahmens sind möglicherweise zulässig, werden jedoch missbilligt, es sei denn, in Ihrem Unternehmen wurde eine drastische Änderung vorgenommen, die die Änderung erforderlich macht.
Vergewissern Sie sich, dass Sie über das Budget verfügen, oder Sie haben es zur Verfügung, um die Kontrolländerungen vorzunehmen, für die Sie sich in Ihrer Audit-Antwort festlegen. Ermitteln Sie alle Kosten, einschließlich Geräte- und Systemaktualisierungen, erneutes Schreiben von Verfahrenshandbüchern und zusätzlicher Mitarbeiter, die zur Behebung der Kontrollschwäche erforderlich sind. Erhöhen Sie Ihren Budgetbedarf auf Ihren Manager und stellen Sie sicher, dass Gelder aus anderen Bereichen neu zugewiesen werden oder neue Gelder freigegeben werden, um die Verbesserungen innerhalb Ihres Zeitrahmens zu ermöglichen. Im Allgemeinen wird die Geschäftsleitung die von den Prüfern empfohlene Notwendigkeit zur Verbesserung der Kontrolle verstehen und Mittel für die Änderungen finden. Wenn Sie sich dazu verpflichten, Verbesserungen bei der Antwort auf Ihre Prüfung zu kontrollieren, und diese aufgrund von Haushaltsdefiziten nicht umsetzen können, akzeptieren die Prüfer dies nicht als Entschuldigung.
Bestimmen Sie eine oder mehrere Personen, die für die Umsetzung der Kontrolländerungen verantwortlich sind. Mehrere Personen können verantwortlich sein, wenn an der Änderung mehr als eine Abteilung beteiligt ist, z. B. Betrieb, Technologie und Personal. Stellen Sie sicher, dass die genannten Personen die Berechtigung haben, die Änderungen durchzuführen.
Tipps
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Unabhängig davon, wie frustriert Sie der Prüfungsprozess oder sein Ergebnis ist, versuchen Sie, Ihre Interaktionen mit den Prüfern und Ihre Antworten sachlich zu halten. Ihr professionelles Verhalten zahlt sich aus, wenn Sie in Zukunft mit den Prüfern interagieren.
