Eine Angebotsanfrage (Request for Proposal, RFP) ist die schriftliche Erklärung eines Kunden, in der er die geschäftlichen Anforderungen zum Ausdruck bringt und fragt, wie Sie diesen Bedarf ansprechen und wie viel Ihre Dienstleistung oder Ihr Produkt kosten wird. Durch Erstellen einer Gliederung vor dem Schreiben der Antwort auf die RFP des Kunden können Sie sicherstellen, dass alle Projektanforderungen erfüllt wurden und Ihr Vorschlag dem in der RFP angegebenen Dokumentformat entspricht.
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Lesen Sie die RFP des Kunden sorgfältig durch, um sicherzustellen, dass Sie die Erwartungen vollständig verstehen. Klären Sie Fragen früher als später. Die meisten RFPs legen einen Frage-und-Antwort-Zeitraum für die Befragten fest.
Erstellen Sie die Gliederung in dem Format und der Reihenfolge, die in der RFP definiert sind, um zu zeigen, dass Sie den Anweisungen folgen können. Einige Ausschreibungen überlassen die Organisation des Vorschlags Ihnen, während andere sehr detaillierte strukturelle Anforderungen haben. Sie zu ignorieren oder falsch zu interpretieren, ist eine der schnellsten Methoden, um Ihren Vorschlag aus den Augen zu verlieren.
Verwenden Sie für jeden Hauptabschnitt römische Ziffern (wie I, II, III). Unterabschnitte werden mit Großbuchstaben eingerückt (z. B. A, B, C). Abschnitte unter diesen sind mit Nummern (wie 1, 2, 3) gekennzeichnet. Wenn ein anderer Unterabschnitt erforderlich ist, verwenden Sie Kleinbuchstaben (z. B. a, b, c).
Die römische Zahl I kann als Übersicht oder Zusammenfassung der RFP-Antwort verwendet werden. Geben Sie in diesem ersten Abschnitt den Umfang der Leistungen und Anforderungen des Kunden an. Erläutern Sie, wie das Projekt angegangen wird und warum dieser Ansatz den Bedürfnissen des Kunden am besten gerecht wird. Schreiben Sie weiter die Überschriften und Kategorien des Projekts, die vom Kunden präsentiert werden, und verwenden Sie dabei eine Kombination aus römischen Ziffern, Buchstaben und Zahlen.
Brainstorming-Antworten auf jeden Abschnitt und Unterabschnitt (e) durch Schreiben von Antworten auf jede Kundenanforderung. Für den ersten Entwurf können Wörter und Ausdrücke verwendet werden. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle Abschnitte.
Erarbeiten Sie Ihre Ideen und fügen Sie jedem Einzelnen detaillierte Inhalte hinzu, um den Bedürfnissen des Kunden voll gerecht zu werden. Ihr Vorschlag enthält wahrscheinlich einen Teil des "wiederverwendbaren Textes" Ihres Unternehmens. Geben Sie in Ihrer Gliederung an, wo Boilerplate verwendet wird und wie viel für dieses RFP geändert werden muss. Missbrauchen Sie Boilerplate nicht oder verwenden Sie es, um Ihren Vorschlag zu bearbeiten. Potentielle Kunden schätzen prägnante, detaillierte und umsetzbare Vorschläge.
Tipps
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Möglicherweise müssen mehrere Entwürfe entwickelt werden, bevor die endgültige Ausschreibung erstellt wird. Notieren Sie jeden Entwurf mit einer anderen Versionsnummer im Dateinamen.
