Ein manuelles Abrechnungssystem erfordert eine sorgfältige Anwendung. Der gesamte abrechnungsprozess erfolgt von hand. Die Fehlerwahrscheinlichkeit kann bei diesem System hoch sein; Daher ist die manuelle Gehaltsabrechnung am besten, wenn Sie nur wenige Angestellte haben, z. B. weniger als 10. Das US-Arbeitsministerium verpflichtet den Arbeitgeber, die Angestellten angemessen für die geleistete Arbeitszeit zu bezahlen. Die IRS und der Staat verpflichten die Arbeitgeber, bestimmte Lohnsteuerpflichten zu erfüllen. Diese Bestimmungen gelten auch dann, wenn Sie manuell abrechnen.
Artikel, die Sie benötigen
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Arbeitszeitnachweise / Zeitkarte
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Formular W-4
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IRS-Rundschreiben E
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Staatliches Einkommenssteuerformular
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Staatliche Quellensteuertabellen
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Schreibmaschine
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Blankoschecks
Bezahlen Sie die entsprechenden Mitarbeiter anhand ihrer Zeitmessungsdaten. Wahrscheinlich benötigen Sie stundenweise Arbeiter, um eine Zeituhr zu verwenden oder wöchentliche Stundenzettel auszuführen. Bezahlen Sie sie entsprechend den Angaben des Zeitnehmungssystems.
Angenommen, die Gehaltsliste ist zweiwöchentlich und der Angestellte verdient $ 9 / Stunde. Das Arbeitszeitblatt für Montag bis Freitag für zwei Wochen zeigt: um 08.30 Uhr, Mittagessen um 13.00 Uhr, Mittagessen um 14.00 Uhr, um 6.30 Uhr. Ziehen Sie eine Stunde für das unbezahlte Mittagessen ab, so dass ihm 9 Stunden pro Tag zur Verfügung stehen - 45 Stunden pro Woche (9 Stunden x 5 Tage). Zahlen Sie die ersten 40 Stunden für jede Woche zur rechten Zeit. Bezahlen Sie Überstunden (über 40) mit dem 1½-fachen der direkten Arbeitszeit des Mitarbeiters.
Regelmäßige Berechnung: 80 Stunden (40 Stunden x 2 Wochen) x 9 $ / Stunde = 720 $. Berechnung der Überstunden: 10 Stunden (5 Stunden x 2 Wochen) x 13,50 $ (9 $ / Stunde x 1,5) = 135 $. Zweiwöchentliches Entgelt = 720 $ + 135 $ = 855 $.
Lohnausgleich. Angenommen, der Mitarbeiter erhält ein Jahresgehalt von 47.000 US-Dollar und wird wöchentlich ausbezahlt. Berechnung: 47.000 USD / 52 Wochen = 903,85 USD, wöchentliches Gehalt.
Nicht alle Angestellten sind von Überstunden befreit; Der DOL definiert diese Kategorie eng. Erkundigen Sie sich bei Ihrem staatlichen Arbeitsamt (siehe Ressourcen), welche Mitarbeiter von Überstunden befreit sind.
Unwillkürliche Abzüge berechnen. Unwillkürliche Abzüge werden auch als gesetzliche Abzüge bezeichnet. Dazu gehören Lohnsteuern wie Bundeseinkommenssteuer, staatliche Einkommenssteuer, Sozialversicherungssteuer und Medicare-Steuer. Wenden Sie sich an das IRS-Rundschreiben E für die gesetzlichen Bestimmungen zur Lohnsteuer und Ihre staatliche Steuerbehörde (siehe Ressourcen).
Quellensteuer auf Bundesebene auf der Grundlage der Quellensteuertabellen des Rundschreibens E und des W-4-Formulars des Arbeitnehmers. Halten Sie die Sozialversicherungssteuer in Höhe von 6,2 Prozent des Bruttoeinkommens ein, bis zu 106.800 USD pro Jahr. Einbehalten der Medicare-Steuer bei 1,45 Prozent. Wenden Sie sich an Ihre Quellensteuertabellen (siehe Ressourcen) und das Formular für die Einkommensteuer des Arbeitnehmers, um die Quellensteuer für die Einkommensteuer zu ermitteln. Zu den unfreiwilligen Abzügen gehören auch Lohnpfändungen; Anweisungen zum Umgang mit dem Abzug finden Sie in den Pfändungsunterlagen.
Berechnen Sie freiwillige Abzüge. Dies beinhaltet Abzüge, die der Mitarbeiter zugestimmt hat, wie Parkgebühren, Gewerkschaftsbeiträge sowie Alters- und Gesundheitsleistungen. Der Abzug variiert je nach Planart. Führen Sie den Abzug auf der Grundlage der Gehaltshäufigkeit des Mitarbeiters durch, z. B. einen wöchentlichen medizinischen Abzug, wenn Sie wöchentlich bezahlt werden, und einen Ruhebeitrag für zwei Wochen, wenn Sie alle zwei Wochen bezahlt werden.
Tipps
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Runden Sie die Zeitkartendaten auf die nächsten fünf Minuten, eine Zehntel oder Viertelstunde auf oder ab.
Überprüfen Sie die Löhne und Abzüge, bevor Sie Gehaltsschecks schreiben / drucken. Schreiben Sie Gehaltsschecks von Hand und zahlen Sie Stubs oder drucken Sie sie auf einer Schreibmaschine.
