Die Struktur einer Beschaffungsorganisation reicht von einer einzelnen Person, die für den Einkauf verantwortlich ist, bis zu einer großen zentralen Abteilung oder einer dezentralen Organisation, in der Beschaffungsfachleute an separaten Standorten oder Geschäftseinheiten tätig sind. Die richtige Struktur zu erhalten, ist von wesentlicher Bedeutung, da die Beschaffung laut Reference for Business in der Regel die Hälfte der Ausgaben eines Unternehmens ausmacht. Sie spielt auch eine wichtige Rolle in der Wettbewerbsstrategie eines Unternehmens.
Individuelle Einkaufsverantwortung
Bei einem Start-up oder einem kleinen Unternehmen kann eine Person wie der Finanzdirektor die Verantwortung für die Beschaffung übernehmen. Alternativ können einzelne Mitglieder des Managementteams, z. B. der Produktionsleiter, der Büroleiter oder der Marketingleiter, Produkte oder Dienstleistungen erwerben, um ihren eigenen Anforderungen der Abteilung zu entsprechen. In diesem Szenario hätte das Unternehmen kein einheitliches Kaufverfahren und es fehlte ihm an Kaufkraft, um bessere Angebote mit einer fragmentierten Gruppe von Lieferanten auszuhandeln.
Einkaufsabteilung
Wenn es wächst, kann das Unternehmen einen Beschaffungsmanager mit beruflichen Qualifikationen bestellen. Das Unternehmen kann auch einen oder mehrere Einkaufsassistenten einstellen, wenn der Umfang der Beschaffung zunimmt. Der Manager oder das Team übernimmt die Verantwortung für den Einkauf von Verbrauchsmaterialien für alle Abteilungen, die Erörterung der Anforderungen, die Identifizierung der Lieferanten und die Bearbeitung von Bestellungen. Durch die Koordination der Beschaffung kann das Unternehmen größere Aufträge bei bevorzugten Lieferanten aufgeben. Möglicherweise können niedrigere Tarife ausgehandelt und den Lieferanten einheitliche Qualitätsstandards auferlegt werden.
Zentrale Einkaufsstruktur
Unternehmen mit einer Vielzahl von Standorten, Geschäftsbereichen oder Geschäftseinheiten können zwischen zentralen und dezentralen Strukturen wählen. Im zentralisierten Modell übernimmt eine einzige Einkaufsabteilung die Verantwortung für den Einkauf im Auftrag des Unternehmens. Die Abteilung, die aus einem Einkaufsleiter, Managern und Assistenten bestehen kann, legt im gesamten Unternehmen einheitliche Richtlinien und Verfahren fest, um die Kosten zu senken, die Einkaufseffizienz zu steigern und eine gleichbleibende Qualität zu erreichen. Um den Service an verschiedenen Standorten zu verbessern, kann die Abteilung Fachleute benennen, die für den Einkauf bestimmter Lieferkategorien zuständig sind.
Dezentrale Beschaffungsstruktur
Im dezentralen Modell delegiert das Unternehmen die Einkaufserlaubnis an Standorte und Abteilungen. Beschaffungsmanager und Assistenten kaufen Bedarfsartikel für lokale Bedürfnisse, obwohl sie möglicherweise von einer kleinen zentralen Einheit unterstützt werden. Während eine dezentralisierte Struktur Autonomie bietet und Engpässe reduziert, kann dies zu Ineffizienzen beim Einkauf, uneinheitlichen Standards und erhöhten Gesamtbeschaffungskosten führen.
Strategisches Beschaffungsmodell
Unternehmen, die wichtige Vorräte benötigen, wie z. B. kritische Engineeringkomponenten, oder die Qualität über verschiedene Zulieferer hinweg vereinheitlichen möchten, haben sich von traditionellen Beschaffungsverfahren zu langfristigen Beziehungen mit strategischen Lieferpartnern entwickelt. Die für die strategische Beschaffung verantwortlichen Mitglieder des Beschaffungsteams konzentrieren sich auf kritische Lieferungen, und der Einkauf von Waren wird anderen Teammitgliedern überlassen. Das strategische Beschaffungsteam schließt langfristige Lieferverträge ab und arbeitet mit Lieferpartnern zusammen, um Kosten zu senken, Qualitäts- und Produktionsniveau zu harmonisieren und gemeinsame Produktentwicklungsprojekte durchzuführen.
