Die Einrichtung einer Anwaltskanzlei ist für Paralegals, Sekretäre und Rechtsassistenten eine großartige Möglichkeit, Anwälte zu unterstützen. In kleinen Anwaltskanzleien müssen sich Anwälte möglicherweise sogar selbst organisieren. Die meisten Anwaltskanzleien verfügen über ein zentrales Ablagesystem, und die Akten werden nur dann an die Rechtsanwälte ausgecheckt, wenn dies für die Fallarbeit erforderlich ist. Da Anwälte ihre Zeit mit Klienten verbringen, sich an Gerichtsverfahren beteiligen, Abordnungen vornehmen und andere Fälle bearbeiten, sind sie auf die Organisation des Büros angewiesen, um bei Bedarf Papiere zu finden.
Prospektive Fälle
Jeder Anwalt in der Anwaltskanzlei benötigt ein System zur Verfolgung von Informationen, die sich auf mögliche Fälle beziehen.Jim Wirken, Anwalt für Zivilverfahren und Vorsitzender des Vorstands der Wirken Law Group in Kansas City, empfiehlt die Verwendung eines Formulars, das als Prospective New Matter Report bezeichnet wird. Dieses Standardformular hilft einem Anwalt, die Informationen eines potenziellen Kunden nachzuverfolgen, Notizen zu Gesprächen über die Angelegenheit zu führen und die Beratungszeit aufzuzeichnen. Wenn eine Falldatei später geöffnet wird, kann ein Anwalt oder ein Supportmitarbeiter dieses Formular verwenden, um eine Papierdatei und eine neue Datei in einem Datenbanksystem der Fallverwaltung zu erstellen.
Dateiorganisation
Aktenorganisation ist der Schlüssel zur Organisation einer Anwaltskanzlei. Dieser Prozess ist wichtig für die Organisation von Falldateien und für die Organisation von Buchungsunterlagen. Die Dateiverwaltung hilft einer Anwaltskanzlei auch, die Wahrnehmung von Fehlverhalten von Kunden einzudämmen und die Kundenbindung zu erleichtern. Für Papierakten sollte eine Anwaltskanzlei ein System zur Organisation jedes Dateiordners entwickeln. Zum Beispiel sollte in jedem Abschnitt einer Datei jedes Mal dieselbe Art von Dokumenten platziert werden. In jedem Abschnitt benötigen Dokumente möglicherweise farbige Registerkarten (mit Zahlen oder Datumsangaben), um anzugeben, wo jedes Dokument beginnt und endet. Die Beiträge sollten in chronologischer Reihenfolge eingereicht werden, entweder mit dem neuesten Dokument oben oder hinten in jedem Abschnitt.
Eine Anwaltskanzlei kann einen Ordner für Ordner erstellen und diesen allen Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Neue Angestellte müssen möglicherweise geschult werden, um den Dateiführer zu verstehen. Anwälte und Mitarbeiter des rechtlichen Supports sollten sich bei den meisten Anmeldeaufgaben auf das professionelle Anmeldepersonal verlassen.
Elektronische Datenspeicherung
Eine Organisation kann auch ein Fallverwaltungsdatenbanksystem verwenden, um Fall- und Abrechnungsinformationen zu verfolgen. Einige Datenbankverwaltungssysteme bieten die Möglichkeit, Faxe, elektronische Dokumente und gescannte Dokumente an die Falldateien in der elektronischen Datenbank anzuhängen. Einige Datenbanksysteme sind besonders nützlich für nicht routinemäßige Aufgaben, z. B. zur Prüfung, ob ein Rechtsanwalt einen Interessenkonflikt bei der Vertretung eines Klienten hat (was zu einer ethischen Verletzung führen kann).
Mitarbeiter und Anwälte sollten geschult werden, wie dieses Datenbankverwaltungssystem zum elektronischen Speichern von Informationen verwendet wird. Eine Anwaltskanzlei möchte möglicherweise Profile von Benutzern einschränken, die Datensätze einfügen oder löschen können, um zu verhindern, dass wichtige Kundeninformationen verloren gehen.
