Sammeltätigkeiten sind eine unangenehme Notwendigkeit hinter den Kulissen, wenn jemand Ihnen oder Ihrem Unternehmen Geld schuldet und nicht bereit ist zu zahlen. Anstatt sich mit einer Person, die allen Grund hat, Ihre Anrufe zu vermeiden, an einem zeitaufwändigen und fruchtlosen Spiel mit einem Telefonetikett zu beteiligen, schreiben Sie einen sachlichen, gründlichen Brief als konkrete Erinnerung an die Schuld. E-Mail-Nachrichten benötigen weniger Zeit und Vorbereitung als Tinte auf Papier. Die Tatsache, dass Sie sich jedoch bemühen, über die E-Mail zu kommunizieren, unterstreicht Ihre aufrichtige und ernsthafte Absicht, die Zahlung zu sichern.
Artikel, die Sie benötigen
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Briefkopf
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Kopie der Rechnung
Erstellen Sie Ihren Brief auf dem offiziellen Briefkopf des Unternehmens oder der Organisation, dem der verspätete Einzahler die Zahlung schuldet. Wenn kein solcher Briefkopf vorhanden ist, öffnen Sie den Brief mit dem Namen und der Adresse Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation. Befolgen Sie diese Informationen mit dem vollständigen Namen und der Adresse der Person oder Stelle, die Ihnen die Zahlung schuldet. Listen Sie die Kontonummer des Rechnungsempfängers und die Rechnungs- oder Transaktionsnummer vor der Anrede auf, die den Empfänger identifiziert.
Verwenden Sie eine formelle persönliche Anrede. Sprechen Sie mit dem Empfänger als "Sehr geehrte Frau Jones" oder "Sehr geehrter Herr Smith". Beginnen Sie mit "An wen es interessiert sein könnte", wenn Sie nicht die vollständigen Kontaktinformationen für eine Person haben.
Behalten Sie einen professionellen, herzlichen, optimistischen Ton bei, selbst wenn Sie ein tiefes Gefühl der Frustration verspüren. Konzentrieren Sie Ihre Prosa auf die Idee, dass der Zahlungsempfänger Ihre Rechnung übersehen hat und lediglich eine Erinnerung benötigt, um eine entsprechende Überweisung zu tätigen.
Geben Sie den Betrag und die Art der Schuld an, einschließlich der vollständigen Einzelheiten des Kaufs oder der Dienstleistung, für die die Zahlung erfolgt. Geben Sie Transaktions- und Liefertermine sowie andere identifizierende Informationen an.
Geben Sie an, was Sie von dem Auftraggeber erwarten, einschließlich der Zahlungsfrist. Klärung etwaiger Strafen, einschließlich bereits gezahlter oder später geltender Zinsen oder Verzugsgebühren.
Geben Sie Ihre Kontaktinformationen an, damit der Auftraggeber Sie erreichen kann, um die Situation zu klären oder eine Zahlungsverlängerung anzufordern. Geben Sie Ihre direkte Telefonnummer und E-Mail-Adresse an, auch wenn sie im Briefkopf selbst erscheinen. Schließen Sie mit Ihrem Dank für die umgehende Aufmerksamkeit des Auftraggebers und die Bestätigung Ihres Wertes für Ihre Arbeits- oder Geschäftsbeziehung.
Tipps
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Das alte Sprichwort "Sie werden mehr Fliegen mit Honig als mit Essig fangen" trifft auf Zahlungserinnerungen reichlich zu. Wenn dieses Schreiben nicht eine endgültige Forderung darstellt, lassen Sie Raum für die Aussicht, dass die Rechnung in die Irre gegangen ist, oder der Überweiser hat ein Unglück erlebt, das seine Aufmerksamkeit auf die Zahlungsdetails beeinträchtigte.
Legen Sie eine Kopie der betreffenden Rechnung oder Rechnung bei. Wenn Sie einen selbst adressierten Umschlag zur Überweisung beifügen, geben Sie ihn in Ihrem Brief an.
Warnung
Wenn Ihr Brief bestimmte Maßnahmen beschreibt, die Sie im Rahmen einer Beitreibungsbemühung ergreifen möchten, einschließlich Verfahren für geringfügige Forderungen oder andere Maßnahmen, sollten Sie sich darauf einstellen, die von Ihnen beschriebenen Maßnahmen durchzuführen.
