Unabhängig von der Branche, in der Sie tätig sind, und der Art Ihrer Arbeit ist es unvermeidlich, dass Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt an einem Geschäftstreffen teilnehmen müssen. An einigen Arbeitsplätzen, vor allem in Büroumgebungen, finden täglich mehrere Besprechungen statt, während andere möglicherweise nur alle paar Wochen stattfinden. Unabhängig davon ist es wichtig zu wissen, welche Arten von Themen in den Besprechungen an Ihrem Arbeitsplatz besprochen werden, wie eine effektive Besprechung durchgeführt werden soll und welche Regeln für die Etikette bei einer Besprechung gelten. Wenn Sie für die Durchführung einer Besprechung verantwortlich sind, müssen Sie möglicherweise Eisbrecher für die Teilnehmer vorlegen oder sich während der Besprechung Notizen oder Protokolle machen.
Was ist ein Geschäftstreffen?
Im Wesentlichen ist ein Geschäftstreffen eine Zusammenkunft von zwei oder mehr Personen, um Ideen, Ziele und Ziele zu diskutieren, die den Arbeitsplatz betreffen. Geschäftstreffen können persönlich in einem Büro oder an einem anderen Ort oder sogar per Telefon und per Videokonferenz durchgeführt werden. Es finden Besprechungen mit Mitarbeitern, Managern, Führungskräften, Kunden, Interessenten, Lieferanten und Partnern sowie allen anderen mit der Organisation verbundenen Personen statt. In den meisten Fällen muss ein Meeting stattfinden, wenn das anstehende Problem nicht ordnungsgemäß über das Telefon oder per E-Mail kommuniziert werden kann und eine direkte Interaktion mit einer oder mehreren Personen erforderlich ist.
Der Zweck eines Geschäftstreffens besteht oft darin, wichtige Entscheidungen in Bezug auf die Organisation zu treffen. Unabhängig davon, ob es sich um ein abteilungsübergreifendes Thema handelt, wie beispielsweise die Aufstockung des Marketingbudgets, oder um eine größere organisatorische Angelegenheit, wie viele Personen in einer Übergangszeit entlassen werden müssen, ein Meeting hilft, Ideen klar zu vermitteln. Wenn Sie persönlich mit wichtigen Stakeholdern sprechen, ist es einfacher, wichtige Informationen effektiv zu übermitteln, um die betreffende Entscheidung zu treffen.
Ein weiteres gemeinsames Ziel für Meetings ist das Durchführen wichtiger Ankündigungen. Hierbei kann es sich um organisatorische Änderungen, um operative Pläne oder um eine Änderung der Unternehmensrichtung handeln. Häufig finden Meetings statt, wenn leitende Angestellte dem Team beitreten oder aus dem Team austreten oder wenn das Unternehmen einen wichtigen Meilenstein oder Erfolg feiert. Diese Art von Meetings kann dazu beitragen, das Engagement der Mitarbeiter und die organisatorische Harmonie zu erhöhen.
Geschäftstreffen helfen auch, Konflikte zu lösen und komplexe Probleme zu lösen. Konflikte können am Arbeitsplatz häufig vorkommen, da viele verschiedene Persönlichkeiten in einem Team zusammenarbeiten. Einige Konflikte sind zwar gesund und können das Wachstum fördern, sie können jedoch auch unerwünscht sein und eine schnelle Lösung erfordern. Durch das Abhalten einer Besprechung können die nicht übereinstimmenden Parteien zu einer Einigung gelangen. Größere Probleme, an denen mehrere Stakeholder beteiligt sind, haben eine bessere Chance, in einem Geschäftstreffen gelöst zu werden, wenn alle wichtigen Personen an einem Ort sind und auf dasselbe Ziel hinarbeiten.
Die Überprüfung des Unternehmens- oder Projektfortschritts ist auch ein gemeinsames Ziel von Geschäftstreffen. Hier verfolgt die Organisation, wie das Team bei einem bestimmten Projekt vorgeht oder wie das Unternehmen insgesamt die geplanten Umsatzziele erreicht. Durch häufige Check-in-Meetings stellen Organisationen sicher, dass alle relevanten Parteien den Status wichtiger Ergebnisse kennen.
So führen Sie effektive Geschäftstreffen durch
Während geschäftliche Besprechungen Organisationen dabei helfen, Entscheidungen zu treffen und komplexe Probleme zu lösen, können sie manchmal ineffizient sein, wenn sie nicht ordnungsgemäß ausgeführt werden. Wenn Menschen unvorbereitet zu Besprechungen kommen, nicht aufpassen und Maßnahmen nicht verfolgen, kann dies als Zeitverschwendung betrachtet werden. Um sicherzustellen, dass die Zeit effektiv genutzt wird, müssen sowohl der Veranstalter als auch die Teilnehmer an Geschäftstreffen aktiv eingebunden werden. Wenn Sie die Besprechung organisieren, bereiten Sie eine Besprechungsagenda vor, in der genau beschrieben ist, was behandelt wird. Wenn es Elemente gibt, auf die sich die Teilnehmer vorbereiten sollten, geben Sie ihnen ausreichend Zeit, um dies zu tun. Einige Meetings werden routinemäßig abgehalten, beispielsweise wöchentliche Team-Kontaktpunkte. Erstellen Sie für diese Art von Meetings eine Vorlage für die Tagesordnung und geben Sie jede Woche einmalige Elemente ein.
Überprüfen Sie die Teilnehmerliste sorgfältig und laden Sie nur die wichtigsten Stakeholder zum Meeting ein. Wenn eine Person, die an der Besprechung teilnehmen muss, nicht teilnehmen kann, müssen Sie sie möglicherweise neu planen. Andernfalls kann es sich als unwirksam erweisen, ein Meeting mit einem fehlenden Stakeholder durchzuführen, das für die Entscheidungsfindung erforderlich ist.
Zeit ist wertvoll, und es ist wichtig zu respektieren, dass Personen, die an Ihrem Meeting teilnehmen, sich die Zeit dafür nehmen, dies zu tun. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass das Meeting rechtzeitig beginnt und endet. Entscheiden Sie sich bei der Vorbereitung der Tagesordnung, wie viel Zeit Sie für jedes Element aufwenden und die Besprechung bis zur Uhrzeit ausführen müssen. Wenn Sie das Gefühl haben, dass das Meeting aus der Bahn geht, regieren Sie es, indem Sie die Leute auffordern, sich an die Themen der Tagesordnung zu halten. Wenn andere wichtige Fragen auftauchen, legen Sie sie zur weiteren Diskussion an einer anderen Stelle an.
Machen Sie sich Notizen, auch Minuten genannt, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Elemente Ihres Meetings versäumt wurden. Sie können diese während des Meetings entweder selbst schreiben oder abtippen oder einem anderen Mitarbeiter in der Besprechung die Notizen zuweisen. Auf diese Weise können Sie sich auf die Diskussion konzentrieren. Überprüfen Sie nach dem Meeting die Notizen, fügen Sie fehlende Elemente hinzu und senden Sie sie an die wichtigen Interessengruppen. Ein schriftliches Protokoll darüber, was in der Besprechung diskutiert wurde, kann hilfreich sein, wenn in der Zukunft Probleme auftauchen.
Stellen Sie nach Abschluss des Geschäftstreffens sicher, dass Sie alle geplanten Maßnahmen nachverfolgen. Möglicherweise müssen Sie Erinnerungen an Ihre Kollegen senden oder mit ihnen Kontakt aufnehmen, um sicherzustellen, dass sie ihre Aufgaben erfüllen.Bei noch offenen Fragen, die nicht bis zum Abgabetermin erledigt wurden, müssen Sie möglicherweise eine zusätzliche Diskussion mit dieser Person führen.
Geschäftstreffen Eisbrecher
Bei einigen Geschäftstreffen, insbesondere bei denen sich die Teilnehmer nicht gut kennen, sind Eisbrecher erforderlich. Lustige Fragen oder kurze Teambuilding-Aktivitäten können dazu beitragen, Spannungen abzubauen und alle auf gleiche Wettbewerbsbedingungen zu bringen. Eine der einfachsten Möglichkeiten, um das Eis bei einem Meeting zu brechen, besteht darin, eine Frage zu stellen, die eine einzigartige oder interessante Eigenart über jede Person enthüllt. Die Antworten auf diese Art von Fragen helfen den Menschen, miteinander in Beziehung zu treten. Einige Beispiele sind:
- Wenn Sie ein Tier wären, welches wären Sie und warum?
- Wo ist der interessanteste Ort, an dem Sie gewesen sind?
- Wenn Sie eine historische Persönlichkeit treffen könnten, wer wäre das und warum?
Icebreaker-Fragen müssen sich nicht mit dem Thema des Meetings befassen. Sie sollen die Menschen dazu bringen, miteinander zu reden und einander zuzuhören. Ein weiterer großer Besprechungseisbrecher besteht darin, dass jeder Teilnehmer zwei Wahrheiten und eine Lüge erzählt, und der Rest der Teilnehmer muss erraten, welches Element die Lüge ist. Dies ist eine großartige Möglichkeit, um die Teilnehmer des Meetings kennenzulernen. Eisbrecher können auch in Form von Gruppenaktivitäten kommen. Bitten Sie beispielsweise die Teilnehmer des Meetings, jemanden zu finden, der etwas Spezifisches mit ihnen gemeinsam hat, beispielsweise ein Haustier oder eine Automarke. Dies zwingt die Menschen, ihre Plätze zu verlassen und mit anderen zu sprechen, mit denen sie im Allgemeinen nicht sprechen können.
Bei einigen Eisbrecheraktivitäten muss der Organisator des Meetings ein wenig vorbereiten. Eine Aktivität umfasst das Schreiben des Namens von Prominenten auf kleine Zettel und das Aufkleben eines Namens auf die Rückseite jedes Teilnehmers. In diesem Spiel muss jeder Teilnehmer mit Ja oder Nein Fragen zu der Person stellen, deren Name sich auf dem Rücken befindet, um zu erraten, wer es ist.
Etikette für Geschäftstreffen
Während die Kultur Ihres Unternehmens darüber informiert, wie Sie sich bei Geschäftstreffen verhalten sollten, gibt es einige Aspekte der Meeting-Etikette, die universell sind. Eine der besten Möglichkeiten, an einer Besprechung teilzunehmen, ist die Vorbereitung. Dies bedeutet, zu wissen, was auf der Tagesordnung steht, und die Vorbereitungen oder Nachforschungen getroffen zu haben, um die von Ihnen verantworteten Punkte zu berücksichtigen. Wenn zum Beispiel ein Tagesordnungspunkt die Erörterung eines Marketingplans umfasst, an dem Sie gerade arbeiten, ist es wichtig, dass Sie die Besprechungsnotizen zur Besprechung besuchen und bereit sind, sie ausführlich zu besprechen. Es ist ebenso wichtig, pünktlich anzukommen.
Wenn Sie sich auf das Meeting anstatt auf Ihr Smartphone oder Ihren Laptop konzentrieren, können Sie Ihre Professionalität unter Beweis stellen. Schalten Sie das Telefon aus und schalten Sie den Laptop während des Meetings aus. Wenn Sie für das Meeting auf Dateien auf Ihrem Laptop zugreifen müssen, deaktivieren Sie Ihre E-Mail, damit Sie nicht durch eingehende Nachrichten abgelenkt werden. Denken Sie daran, dass das Meeting Ihre Aufmerksamkeit erfordert und das Aufteilen zwischen Ihrem Telefon oder Laptop nicht zu einer effektiven Diskussion führt.
Ein guter Zuhörer und ein aktiver Teilnehmer zu sein, ist ein zentraler Aspekt der Teilnahme an einem Geschäftstreffen. Folgen Sie dem, was die Leute sagen, stellen Sie Fragen, wenn Sie sich nicht sicher sind, und geben Sie Antworten oder Einblicke in die Dinge, für die Sie verantwortlich sind. Ihre Körpersprache ist auch Teil eines aktiven Teilnehmers. Dies bedeutet, dass Sie groß sitzen müssen, anstatt auf Ihrem Stuhl zu sitzen und Blickkontakt mit den Leuten zu suchen, mit denen Sie sprechen.
Abhängig von der Art der Besprechung, an der Sie teilnehmen, können Sie dem Organisator der Besprechung oder den Personen, mit denen Sie sich getroffen haben, eine Dankesnachricht senden. Dies kann sinnvoll sein, wenn Sie einen wichtigen Kunden oder Interessenten treffen. Sie können sich bei ihnen für ihre Zeit bedanken und einige wichtige Dinge wiederholen, die Sie in der Besprechung besprochen haben, um Ihre Begeisterung zu zeigen.
Vorlage für Business-Meeting-Protokolle
Wenn Sie mit der Aufzeichnung der Protokolle eines Meetings beauftragt werden, kann dies als stressige Arbeit erscheinen. Ein paar Tipps helfen Ihnen, alle wichtigen Punkte eines Meetings festzuhalten, ohne etwas zu verpassen. Es ist wichtig, den Zweck von Minuten zu verstehen. Die Notizen, die während eines Meetings erstellt wurden, sind eine schriftliche Aufzeichnung dessen, was dort stattgefunden hat. Diese Notizen können für die Teilnehmer hilfreich sein, um sich an das Gesagte zu erinnern, oder sie können eine Aufschlüsselung der Besprechung für diejenigen bereitstellen, die nicht teilnehmen konnten. Daher ist es wichtig, alle während des Meetings besprochenen wichtigen Punkte, einschließlich der getroffenen Entscheidungen, Aufgaben oder nächsten geplanten Schritte und der erzielten Lösungen, aufzulisten.
Schreiben Sie vor der Teilnahme an einer Besprechung eine einfache Vorlage, die Sie beim Erstellen von Notizen ausfüllen können. Holen Sie sich ein Exemplar der Tagesordnung für das Meeting und verwenden Sie es als Leitfaden. Fügen Sie oben auf der Tagesordnung einen Platz für die Namen aller Meetingteilnehmer ein. Wenn wichtige Stakeholder fehlen, sollten Sie dies auch für den Fall beachten, dass Sie sie später nachholen müssen. Abhängig von der Art des Meetings und den zu behandelnden Themen gibt es eine Reihe von Elementen, die Sie der Protokollvorlage hinzufügen können:
- Datum und Uhrzeit des Treffens.
- Datum und Uhrzeit der nächsten Besprechung, falls geplant.
- Namen der Teilnehmer und Namen der wichtigsten fehlenden Stakeholder.
- Entscheidungen, die getroffen wurden, oder Optionen, die für jeden Tagesordnungspunkt diskutiert wurden.
- Nächste Schritte für jeden Tagesordnungspunkt.
- Tagesordnungspunkte, die in der Sitzung nicht besprochen wurden, aber auf die nächste Sitzung übertragen werden.
- Jedes neue Geschäft, das nicht auf der ursprünglichen Tagesordnung angegeben wurde.
- Aufgaben oder Aktionselemente und die Personen, denen sie zugewiesen wurden, einschließlich Fälligkeiten, sofern angegeben.
Durch die Entwicklung einer Vorlage für das Sitzungsprotokoll sind Sie in einer besseren Position, um die wichtigen Abläufe aufzuzeichnen und alle erforderlichen Geschäfte nach dem Meeting zu verfolgen.
