So ändern Sie eine Standardarbeitsanweisung. Änderungen an Standard Operating Procedures (SOPs) folgen einer bestimmten Methode, die von einer Abteilung für Qualitäts- und Regulierungsangelegenheiten eines Unternehmens eingeführt wird. Beginnen Sie die Dokumentation der angeforderten Änderungen an einer SOP, sobald die betroffenen Mitarbeiter die Revision in Betracht ziehen. Führen Sie eine Liste der Gespräche bezüglich dieser Änderungen nach Datum und Teilnehmer. Fügen Sie diesen Datensatz dann als Teil Ihrer ersten Anforderung ein, eine SOP zu ändern.
Identifizieren Sie schriftlich die Notwendigkeit einer Änderung der SOP. Leiten Sie dieses Dokument an den Vorgesetzten der Abteilung, auf den sich die Änderung auswirkt, und an die Dokumentenverwaltungsabteilung weiter.
Füllen Sie ein Änderungsanforderungsformular aus. Legen Sie fest, ob die angeforderte Änderung administrativ oder schreibend ist. Durch administrative Änderungen soll ein Prozess überarbeitet werden, dem das Unternehmen folgt. Klerikale Änderungen sollen die Rechtschreibung, Grammatik, das Format und die Klarheit der vorhandenen SOPs überarbeiten.
Fordern Sie eine Änderungsberechtigungsnummer bei der Dokumentenverwaltungsabteilung an. Schreiben Sie diese Nummer auf die Vorderseite des Änderungsanforderungsformulars.
Bereiten Sie eine Erklärung für die angeforderte Änderung vor. Wenn möglich, kopieren Sie die vorhandene SOP und nehmen Sie eine rote Linie vor, die die angeforderten Änderungen zeigt. Unterschreiben und datieren Sie das Änderungsanforderungsformular. Senden Sie es an die Dokumentenverwaltungsabteilung.
Leiten Sie eine Kopie des Änderungsanfrageformulars an die Personalabteilung weiter. Erläutern Sie, ob die Abteilung Mitarbeiter aufgrund der angeforderten Änderung schulen muss und welche Mitarbeiter die Änderung betrifft. Personalressourcen benötigen, um die Schulungen nach Datum, Mitarbeitern, Trainer und Thema zu dokumentieren.
Senden Sie die Daten zum Schulungsabschluss an die Dokumentenverwaltungsabteilung. Fordern Sie sie an, sie dem ursprünglichen Änderungsanforderungsformular hinzuzufügen.
Verteilen Sie das genehmigte Änderungsanfrageformular an alle Mitarbeiter des Unternehmens. Identifizieren Sie das Formular anhand seiner Kontrollberechtigungsnummer. Teilen Sie den Mitarbeitern mit, wie sie auf das Formular zugreifen können.
