Budget-Meetings sind wichtig, weil Sie Ihrem Chef oder Ihren Vorgesetzten zeigen können, wo Ihr Projekt in Bezug auf das Budget steht. In der Besprechung können Sie mögliche Auf- oder Abschläge Ihres zugewiesenen Budgets besprechen und Möglichkeiten zur Kostensenkung vorschlagen, um Ihr Budget auf Kurs zu halten. Mit Budget-Meetings können Sie sich auch für mehr Geld für Ihr Projekt oder Ihre Arbeit einsetzen. Gesamtbudget-Meetings bestimmen, wie eine Abteilung oder das Unternehmen finanziell abläuft, und legen Ziele und Grenzen für die Kontrolle des Geldes fest und bleiben profitabel. Es ist relativ einfach, ein Budget-Meeting einzurichten.
Artikel, die Sie benötigen
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Konferenz- oder Besprechungsraum
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E-Mail-Dienst
Bestimmen Sie, wer an der Budget-Sitzung teilnehmen soll. In der Regel sollten Sie den Finanzvorstand Ihres Unternehmens, den Finanzvorstand oder eine andere Person in das Managementteam des Unternehmens einladen, die für die Finanzen zuständig ist. Wenn Sie für ein größeres Unternehmen arbeiten, laden Sie die Person in Ihrem Büro ein, die das Geld verwaltet, z. B. einen Controller oder den Leiter der Buchhaltungsabteilung. Sie sollten auch Ihren Chef, den Projektmanager und alle anderen leitenden Angestellten einladen, die mit Ihrem Projekt oder Ihrer Abteilung verbunden sind.
Überprüfen Sie die Zeitpläne aller Personen, die Sie zum Meeting einladen. Suchen Sie nach gemeinsamen Eröffnungen, wenn alle in der Stadt und im Büro sind. Einige Office-Tools wie Microsoft Outlook ermöglichen die Anzeige von Zeitplänen und der Verfügbarkeit anderer Mitarbeiter.Wenn Sie nicht auf die Zeitpläne von jedermann zugreifen können, fragen Sie ihre Assistenten oder die Einzelpersonen selbst, wie ihre bevorstehende Verfügbarkeit aussieht.
Wählen Sie eine Dauer für die Besprechung aus, beispielsweise 30 oder 60 Minuten. Lassen Sie genügend Zeit, um die Budgetinformationen vorzulegen, und lassen Sie Raum für Fragen und Diskussionszeit. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie eine Stunde benötigen, um die Budgetinformationen zu präsentieren, wählen Sie eine Dauer von 90 Minuten, um zusätzliche Zeit in Anspruch zu nehmen.
Wählen Sie einen Tag und eine Uhrzeit für das Meeting aus, abhängig davon, wann alle verfügbar sind und die Dauer des Meetings. Wenn Ihre Besprechung 90 Minuten dauert, wählen Sie das erste Zeitfenster von 90 Minuten, wenn alle verfügbar sind.
Senden Sie eine Benachrichtigung über eine Besprechungsanfrage per E-Mail und bitten Sie alle Empfänger, zu antworten, ob sie die Besprechungsanfrage annehmen oder nicht durchführen können. Oder legen Sie die Besprechung auf altmodische Weise fest, indem Sie sie persönlich oder über den Assistenten des Teilnehmers buchen. Wenn Sie das Meeting entweder persönlich oder per E-Mail anfordern, geben Sie kurz einen Überblick über die Tagesordnung des Meetings: Budgetkürzungen, Finanzberichte, Budgetstatus usw.
Planen Sie die Besprechung neu ein, wenn Personen, die dort sein müssen, nicht teilnehmen können. Wählen Sie den nächsten freien Platz aus, wenn für die geplante Dauer des Meetings Finanzaufseher und andere erforderliche Personen zur Verfügung stehen.
Erinnern Sie alle Teilnehmer an das bevorstehende Meeting in dieser Woche oder am Morgen. Wenn Sie die Besprechungsanfrage per E-Mail gesendet haben, erinnert die Software die Teilnehmer möglicherweise automatisch mit einer elektronischen Benachrichtigung.
Tipps
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Legen Sie wiederkehrende Budgetbesprechungen fest, um jeden Monat oder jede Woche mit denselben Personen zu treffen, um Projekt- oder Abteilungsbudgets zu besprechen.
