Prozessdokumentation ist die Aufzeichnung von Prozessen, die ein Unternehmen regelmäßig durchführt. In der Regel zur Schulung von Mitarbeitern erstellt, kann die Dokumentation von Prozessen und Schulungen manchmal von anderen Aktivitäten abhängen. Die Behebung von Problemen, die von Mitarbeitern verursacht werden, die keine angemessene Schulung erhalten haben oder die nicht richtig verstanden haben, wie ein Prozess ausgeführt werden kann, kann einen Tag in Anspruch nehmen.
Integration
Organisationen bestehen aus einer Reihe von Prozessen, die miteinander verbunden sind, um ein übergeordnetes Ziel zu erreichen. Prozessdokumentation beinhaltet die Aufzeichnung dieser verschiedenen Prozesse, damit Organisationen verstehen können, wie sie funktionieren, und Strategien entwickeln, um sie zu verbessern.
Klarheit
Prozesse müssen auf klare und überzeugende Weise erfasst werden, da diese Prozesse auch dazu beitragen können, notwendige Änderungen zu artikulieren, wie Mitarbeiter sie durchführen. Das Management kann manchmal Prozessdokumentationen zu Schulungshandbüchern entwickeln, um neue Mitarbeiter zu schulen.
Umsetzbar
Die Prozessdokumentation muss durchführbar sein, damit Personen, die diese Prozesse noch nie durchgeführt haben, diese durchführen können. Der Grund, warum bestimmte Produkte innerhalb einer Filialkette gleich sind, liegt darin, dass der Prozess der Herstellung dieser Produkte - zum Beispiel einer Tasse Kaffee - eindeutig dokumentiert wurde, so dass andere Personen Duplikate des Produkts erstellen konnten. Prozessdokumentation muss durchführbar sein, um Manager bei der Schulung von Mitarbeitern zu unterstützen.
Ursache und Wirkung
Prozessdokumentation sollte erstellt werden, um die Ursache und Wirkung von Prozessen klar zu definieren. Prozesse müssen isoliert dokumentiert werden, um zu erklären, wie verschiedene Prozesse miteinander zusammenhängen. Beispielsweise möchte eine Organisation vielleicht wissen, wie der Besprechungsprozess die Offenheit der Unternehmensdiskussion beeinflusst.
Unterlassung
Diejenigen, die Prozessdokumentation erstellen, müssen auch wissen, was in der Prozessdokumentation weggelassen werden soll. Zum Beispiel sind einige Prozesse so einfach, dass sie nicht beschrieben werden müssen. Andere Prozesse müssen nicht unbedingt jedes Mal korrekt ausgeführt werden.
Prozess und Schulung
Oft können Manager Prozessdokumentation und Training kombinieren. Prozessdokumentation kann Zeit sparen für Mitarbeiter, die andere Aufgaben erledigen können, anstatt Zeit für die Schulung zu verwenden. Die Prozessdokumentation erklärt den Mitarbeitern die Informationen jedoch nicht immer klar genug. Oft muss dies mit praktischen Schulungen kombiniert werden, um sicherzustellen, dass Informationen von einem neuen Mitarbeiter klar verstanden werden.
