Unabhängig davon, ob Sie ein Firmen-Retreat, eine Tagung oder eine andere besondere Veranstaltung veranstalten, Gastredner können Ihrem Publikum neue Perspektiven bieten und das Know-how nutzen. Eine Checkliste hilft bei der Organisation der Arrangements, damit alles reibungslos läuft. Teilen Sie die Checkliste aus organisatorischen Gründen in Bereiche auf: Reisen, Finanzen, Technologie, Adresse und Bedürfnisse der Redner. Der Gastgeber und der Sprecher können Checklisten in diesen Kategorien erstellen, um sicherzustellen, dass das Ereignis keine Komplikationen aufweist.
Reisevorbereitungen
Gastredner, ob bezahlte oder freiwillige Helfer, müssen normalerweise zu den Vortragsreisen reisen. Dies kann große Reisepläne beinhalten, wie z. B. Flug und Hotel, oder eine einfache Autofahrt. Es ist Sache der Gastorganisation, die Vorkehrungen zu treffen. Finden Sie heraus, woher der Sprecher kommt, welche Art von Transport er benötigt und welche Vorlieben er für Ankunft und Abreise hat.Informieren Sie sich auch über die relevanten Informationen des Sprechers, z. B. das Geburtsdatum, das für einige Buchungen erforderlich ist. Dann sollte die Checkliste die Buchung einer Reise beinhalten - gegebenenfalls ein Hotel buchen und einen Bodentransport wie ein Auto arrangieren. Fügen Sie eine Notiz hinzu, um alle Vereinbarungen einige Tage vor dem Eingriff zu bestätigen. Die Prüflisten der Sprecher sollten auch die Bereitstellung der Informationen an den Gastgeber sowie die Bestätigung der Details beinhalten.
Finanzielle Vereinbarungen
Die Punkte in der Checkliste des Gastgebers sollten die Bestätigung der Zahlung an den Sprecher enthalten. Häufig wird den Sprechern vor dem Ereignis ein Teil als Rückhalteart und nach erfolgreichem Abschluss des Eingriffs bezahlt. Wenn dies der Fall ist, machen Sie zwei Checklistenpunkte, damit Sie nicht vergessen. Die finanzielle Checkliste des Sprechers sollte enthalten, dass der Gastgeber alle relevanten Details wie Adresse oder Kontonummer für die direkte Einzahlung erhält und bestätigt, dass die Zahlung erfolgt ist.
Technologieanforderungen
Viele Gastredner verwenden Technologie als Teil ihrer Adresse. Gastredner sollten eine Liste mit allem, was sie benötigen, zusammenstellen - einschließlich Laptops, Overheadprojektor und Bildschirm, Kabel, Zeiger, Mikrofon usw. Der Host sollte diese Informationen anfordern und praktische Elemente wie Netzkabel, Backup-Laptops und eine technische Person hinzufügen, um eventuelle Probleme zu beheben.
Die Sprache und Materialien
Die Aufnahmeorganisationen sollten deutlich machen, wonach sie vom Sprecher suchen. Dies kann ein spezifisches Thema oder weitere praktische Details umfassen, z. B. Adresslänge. Machen Sie eine Liste von allem und senden Sie es an den Sprecher. Für den Sprecher sollte diese Checkliste die Fertigstellung und Bearbeitung der Adresse enthalten. Der Sprecher sollte auch das Erstellen von doppelten Kopien der Rede und von unterstützendem Material (z. B. PowerPoint) abhaken. Der Gastgeber und der Sprecher sollten im Voraus zusammenarbeiten, um zu bestimmen, ob der Sprecher eine Vorabkopie der Adresse bereitstellt, möglicherweise für die Medien oder für einen Gebärdendolmetscher.
Sorge für den Sprecher
Dieser Abschnitt der Checkliste ist für den Gastgeber, nicht für den Sprecher. Ihr Sprecher sollte für die Veranstaltung als VIP behandelt werden. Weisen Sie eine Person als Verbindungsperson und Handler für den Sprecher zu, und geben Sie dem Sprecher die Kontaktinformationen der zugewiesenen Person. Stellen Sie am Tag der Veranstaltung sicher, dass der Handler weiß, wo er den Sprecher begrüßen kann, und stellt alle erforderlichen Aktualisierungen der Veranstaltung und wichtige Details bereit. Der Handler sollte den Sprecher auch wichtigen Personen in der Organisation vorstellen. Fügen Sie der Checkliste Elemente hinzu, die den Komfort des Sprechers während der Veranstaltung gewährleisten, z. B. Wasserflaschen auf dem Podium. Fügen Sie schließlich Checklistenpunkte hinzu, um sich daran zu erinnern, dass Sie sich an den Sprecher im Anschluss an die Veranstaltung bedanken - vielleicht mit einer handschriftlichen Notiz oder einem Blumenarrangement - und um alle Zahlungen abzuschließen.
