Ein Meeting zu leiten ist nicht immer einfach. Die Menschen sind dafür bekannt, Meetings nicht zu mögen, sie zu überspringen und nicht zu beachten, wenn sie anwesend sind. Wenn Sie ein Meeting leiten müssen, können Sie durch Durchführen mehrerer Schritte des gesunden Menschenverstandes unter den Teilnehmern feststellen, dass Ihr Meeting sich gelohnt und effektiv geführt hat.
Geben Sie das Datum und die Uhrzeit der Besprechung frühzeitig bekannt, damit die Teilnehmer ihre Termine einhalten können. Senden Sie auch eine E-Mail-Erinnerung am Tag zuvor. Schließlich ist eine Ankündigung auf der Gegensprechanlage vor 15 Minuten hilfreich. Dies minimiert die Wahrscheinlichkeit, dass jemand die Teilnahme vergisst.
Starten Sie pünktlich. Dies zeigt Respekt gegenüber den Pünktlichen. Bestätigen Sie Spätankömmlinge mit einem Nicken, wenn überhaupt. Die Verspätung muss während des Meetings nicht erwähnt werden.
Ordnen Sie Ihre Technologie im Voraus und stellen Sie sicher, dass alles in Ordnung ist. Nichts ist schlimmer für die Teilnehmer, als zu beobachten, wie Sie 15 Minuten lang mit Ihrem Laptop kämpfen.
Haben Sie eine Agenda, halten Sie sie so kurz wie möglich und halten Sie sich daran. Senden Sie die Agenda im Voraus per E-Mail, damit die Teilnehmer darüber nachdenken können. Wenn jemand von der Tagesordnung abweicht, sagen Sie: "Lassen Sie uns darüber nachdenken, wie wir diese Besorgnis auf die Tagesordnung unseres nächsten Treffens setzen können."
Stellen Sie sicher, dass der Zweck Ihres Meetings sehr klar ist. Die Agenda sollte dabei helfen, aber Sie müssen weiter klären. Stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, ob Sie ein Problem lösen, Optionen besprechen oder Schulungen durchführen möchten. Stellen Sie sicher, dass jeder genau weiß, warum er anwesend ist.
Denken Sie daran, dass die Menschen auf unterschiedliche Weise lernen. Verwenden Sie eine Vielzahl von Medien - visuelle, auditive und sogar körperliche Aktivitäten -, um Ihre Punkte zu vermitteln.
Bitten Sie die Leute, zusätzliche Ideen, die sie zum Thema hatten, aufzuschreiben, und lassen Sie sie am Ende des Meetings auf dem Weg nach draußen. Geben Sie später jedem Teilnehmer eine Kopie des Besprechungsprotokolls oder stattdessen eine E-Mail.
Tipps
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Wenn die Besprechung länger als 30 Minuten dauert, können Sie den Teilnehmern Pralinen auf die Tische stellen.
Warnung
Vermeiden Sie, vom Thema abzukommen. Dies ist einer der Hauptgründe dafür, dass die Menschen das Gefühl haben, dass Meetings Zeitverschwendung sind.
