Wenn Sie eine große Menge an Informationen zusammenfassen müssen, ist eine Notiz oder ein Brief ein effizienter Weg, dies zu tun. Viele Menschen finden das Schreiben schwierig und glauben, dass sie nicht über das nötige Vokabular verfügen. Aber wie der Schreiblehrer William Zinsser sagt, denken Schreiben nur auf Papier. Alles, was Sie tun müssen, ist, Ihre Gedanken zu ordnen, dem Stil des gewählten Formats zu folgen und eine Sprache zu verwenden, die einfach und klar ist.
Einen Bericht in ein Memo schreiben
Schreibe einen Header. Geben Sie für ein Memo in der oberen linken Ecke an, wer das Memo lesen soll (z. B. An: Alle Mitarbeiter), wer es geschrieben hat (Von: Ihr Name), wer sonst das Memo erhält (CC: Name des Empfängers) Datum (aktuelles Datum) und worum es geht (Betreff: Thema an Adresse.)
Wenn es sich um einen Brief handelt, beginnen Sie mit einem Datum und einer Anrede, z. B. "An alle Mitarbeiter:".
Betrachten Sie Ihr Publikum.Wenn Sie an ein allgemeines Publikum schreiben, verwenden Sie eine Sprache, die jeder versteht. Neue Mitarbeiter kennen den Firmenjargon möglicherweise noch nicht, und Mitarbeiter in einer Abteilung können die Terminologie einer anderen Abteilung nicht verstehen.
Machen Sie einen Umriss. Das Organisieren Ihrer Gedanken ermöglicht ein klares Schreiben. Überlegen Sie, was Ihre Zuhörer wissen wollen und was Sie ihnen mitteilen möchten. Betonen Sie die wichtigsten Schlussfolgerungen des Berichts und die Bedeutung, die er für die Leute hat, die das Memo lesen.
Beginnen Sie mit starken Eröffnungsstatements. Bestätigen Sie den Bericht und seine Schlussfolgerungen. Zum Beispiel: "Als Ergebnis unserer kürzlich durchgeführten Produktivitätsstudie werden wir einige Änderungen an unseren Richtlinien zur Internetnutzung vornehmen."
Erklären. Markieren Sie alle Daten oder Befunde, die die Schlussfolgerung stützen. "Die Berater stellten fest, dass die Mitarbeiter durchschnittlich zwei Stunden pro Tag mit dem Prüfen von E-Mails und dem Management von Fantasy-Sportmannschaften beschäftigt waren." Teilen Sie den Lesern auch mit, wann die Änderungen stattfinden.
Teilen Sie den Leuten mit, wo sie eventuell umfassendere Informationen erhalten möchten. Zum Beispiel "Wir werden dies auf unserer wöchentlichen Mitarbeiterversammlung am Freitag weiter besprechen" oder "Der vollständige Bericht steht allen Mitarbeitern als PDF zur Verfügung." Unterschreiben Sie das Memo nicht. Ihr Name steht oben in der Notiz. Wenn Sie einen Brief schreiben, verwenden Sie Ihren Vornamen, Ihren vollständigen Namen oder Ihren vollständigen Namen und Titel, abhängig von den Umständen und Ihren Vorlieben.
Schreiben Sie das Durcheinander neu und schneiden Sie es ab. Lesen Sie den Entwurf erneut und beseitigen Sie nicht mehr benötigte Wörter. Zum Beispiel: "Es ist die Meinung von Unternehmen, dass das Büro von Scranton aktiv die Reduzierung von Nichtproduktivitätsproblemen durch Beschränkung der Nutzung von Unternehmensressourcen durch die Arbeit anstreben sollte", kann umgeschrieben werden als: "Unternehmen hat uns gebeten, die persönliche Nutzung von Unternehmenseigentum zu beschränken. Dies ist der Fall wird unsere Produktivität erhöhen."
Korrekturlesen und Rechtschreibprüfung. Bitten Sie einen vertrauenswürdigen Kollegen, Ihre Grammatik und Ihren Ton zu überprüfen. Ein schlecht geschriebener Satz kann auf eine Weise interpretiert werden, die Sie niemals beabsichtigt haben. Führen Sie die Rechtschreibprüfung durch, achten Sie jedoch auf die automatischen Wortersetzungsfunktionen. Sie möchten nicht, dass Ihr Bericht "Indonesien" sagt, wenn Sie "Indiana" meinten.
