Es gibt Situationen, in denen Sie die Jobbeschreibung eines Mitarbeiters ändern müssen oder wenn Sie einem Mitarbeiter eine bestimmte Jobaufgabe für ein spezielles Projekt oder für einen begrenzten Zeitraum zuweisen müssen, z. Ungeachtet der Umstände ist Kommunikation ein wichtiges Element für die Zuweisung von Arbeit. Kommunikation kann den Unterschied zwischen hervorragender Leistung und unvollständiger Arbeit ausmachen.
Bestimmen Sie die Gründe für die Zuordnung von Arbeit zu Ihren Mitarbeitern. Das Zuweisen von Arbeit unterscheidet sich bei der Neugestaltung einer Jobbeschreibung von der Zuweisung von Aufgaben für ein Teamprojekt. Die Neugestaltung einer Jobbeschreibung ist relativ einfach, da Sie über eine leere Leinwand verfügen, von der aus Sie Aufgaben zuweisen können. Wenn Sie beispielsweise eine Arbeit für einen leitenden Angestellten vergeben müssen, recherchieren Sie typische Aufgaben eines Assistenten des oberen Managements. Wenn Ihr Team jedoch an einem bestimmten Projekt arbeitet, legen Sie fest, welche Aufgaben Teil des Gesamtprojekts sind, und bestimmen Sie die für Sie verfügbaren Mitarbeiterressourcen.
Inventarisieren Sie die Fähigkeiten, Erfahrungen und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter. Fragen Sie die Mitarbeiter außerdem nach ihren bisherigen Arbeitserfahrungen und Karriereinteressen. Laut Women's Media erfordert das effektive Delegieren die Aufmerksamkeit der Fähigkeiten der Mitarbeiter. Darin heißt es: "Stellen Sie sicher, dass Sie an jemanden delegieren, der die anstehende Aufgabe erfolgreich ausführen kann." Dies ist Ihre Chance, Mitarbeiter zu motivieren, die ihre Fähigkeiten unter Beweis stellen und ihren Wert für das Unternehmen verbessern möchten.
Erstellen Sie eine Liste mit Zuweisungen. Anhand Ihrer Überprüfung von Lebensläufen, Bewerbungen und Mitarbeitereingaben können Sie feststellen, wer über die erforderlichen Fähigkeiten zur Ausführung der Arbeit verfügt. Wenn Sie zwei oder mehr Mitarbeiter haben, die gleich qualifiziert sind und ein Interesse an der gleichen Arbeit haben, sollten Sie sich die Aufgabe teilen, die Verantwortlichkeiten aufzuteilen, sodass ein Mitarbeiter nicht dem anderen vorgezogen wird.Wenn es nur geringfügige Unterschiede bei der Mitarbeiterqualifikation gibt, ziehen Sie in Betracht, sie dem am besten qualifizierten Mitarbeiter zuzuordnen und einen anderen Mitarbeiter zu benennen, falls ein Mitarbeiter alleine die Aufgabe nicht erfüllen kann.
Entwickeln Sie eine Kommunikationsmethode, die die zugewiesene Arbeit, notwendige Qualifikationen und Erwartungen erläutert. Dies ist der wichtigste Schritt bei der Zuweisung von Arbeitsaufgaben. Daher muss Ihre Kommunikation klar sein und sich auf jedes Element der Arbeit beziehen. Die erwarteten Ergebnisse und Joberwartungen sind Teil Ihrer Leistungsstandards. Leistungsstandards sind Messungen, die Sie für Leistungsbewertungen verwenden. Ein Beispiel für einen Leistungsstandard für zugewiesene Arbeiten könnte "Verwenden von Microsoft Access zur Eingabe von 100 Umsatzdatensätzen pro Woche mit einer Genauigkeit von mindestens 98 Prozent" sein. In diesem Beispiel weisen Sie eine neue Aufgabe zu und legen einen Leistungsstandard fest, der in die Leistungsbeurteilung des Mitarbeiters einbezogen werden soll.
Besprechen Sie die neue Aufgabe mit dem Mitarbeiter. Seien Sie bereit, Fragen zu beantworten, wie die Aufgabe auszuführen ist, Termine einzuhalten und an wen der Mitarbeiter Fragen zum Auftrag richten soll. Dies ist Teil Ihrer Kommunikationsmethode. Sie müssen in der Lage sein, die Aufgabe umfassend zu erläutern, warum dies für die Organisation wichtig ist, welche Fähigkeiten erforderlich sind und wie der Mitarbeiter davon profitiert, wenn er die neue Aufgabe übernimmt. Mitarbeiter, die an Karriereentwicklung oder Qualifizierung interessiert sind, möchten lernen, wie sie von der Übernahme neuer Verantwortlichkeiten profitieren.
