Unternehmen und Organisationen sind darauf angewiesen, dass die Kommunikationslinien offen bleiben und zwischen verschiedenen Teilen und Abteilungen zuverlässig sind. Ohne eine effektive Kommunikation können Unternehmensfunktionen schnell auseinanderfallen. Jeder, der gleichzeitig seinen eigenen Weg kommuniziert, führt jedoch auch zu Chaos. Hier kommen Arbeitsplatzprotokolle ins Spiel.
Protokolle definiert
Einfach ausgedrückt, Protokolle sind interne Regeln, die die Mitglieder einer Organisation befolgen und anwenden müssen. Indem sichergestellt wird, dass gezielte Aktivitäten nach Protokollen abgewickelt werden, gewährleistet die Organisation auf jeder Ebene Konsistenz und Konformität. Der Nachteil ist jedoch, dass zu viele Protokolle zu Redundanz, Bürokratie und vor allem unnötigen Verzögerungen führen. Dies funktioniert gegen eine Organisation, die versucht, flink und flexibel zu sein. Schaffen Sie ein Gleichgewicht zwischen Konformität und Reaktionsfähigkeit.
Elektronische Kommunikation
Um die Herausforderung zu bewältigen, wie die Mitarbeiter in derselben Organisation kommunizieren, ist das Problem durch elektronische und computergestützte Methoden kompliziert. Die Geschwindigkeit der elektronischen Kommunikation führt häufig dazu, dass Probleme schneller passieren und sich weiter verbreiten, wenn Fehler gemacht werden. Smartphones, E-Mail, Instant Messaging und Computerdateien tragen nur zu einer Flut von Kommunikationen bei.
Schriftliche Kommunikation
Geschriebene Nachrichten, die traditionellste Kommunikationsmethode für Unternehmen, werden von Organisationen leicht standardisiert, sodass sie korrekt weitergeleitet und ordnungsgemäß priorisiert werden können. Dies geschieht durch Auswahl verschiedener Methoden für verschiedene Wichtigkeitsstufen. E-Mails, Notizen und grundlegende Nachrichten können für die tägliche Kommunikation verwendet werden. In Memorandums und Briefen zum Briefkopf des Unternehmens werden die Themen formeller präsentiert. Reservieren Sie sich Unterlagen und Berichte für politische Diskussionen und wichtige Bemühungen bei der Entscheidungsfindung.
Elektronische Nachrichtenübermittlung
Das Problem bei E-Mails, Instant Messaging und dem Internet besteht darin, dass Organisationen häufig sehr schnell die Kontrolle über die Nachricht und ihr Publikum verlieren. Organisationen sind gut beraten, indem sie das Personal regelmäßig über die Risiken und Gefahren der elektronischen Kommunikation schulen, diese Tools für die tägliche, regelmäßige Kommunikation reservieren und das Personal darüber informieren, wie alte Kommunikation regelmäßig gelöscht wird und nur wichtige Informationen aufbewahrt werden. Zu oft verwenden die Leute diese Tools für dumme oder persönliche Nachrichten. Die Ergebnisse können von peinlich bis ernst sein, falls diese Dateien später in Gerichtsverfahren oder rechtlichen Angelegenheiten wiederbelebt werden.
Regeln schreiben
Als Teil der Protokolle profitieren Organisationen auch davon, dass bei der Kommunikation die Regeln für den eindeutigen Gebrauch beachtet werden. Dies bedeutet, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter schriftlich richtig kommunizieren können. Schnelle, technische Abkürzungen wie LOL, WTB, WU, LTR usw. gehören nicht in professionelle Schriften. Die Mitarbeiter sollten verstehen, dass sie sich in der richtigen Sprache verständigen müssen, was der Rechtschreibung und der Grammatik Priorität einräumt.
Verbale Kommunikation
Protokolle für die verbale Kommunikation können auf ähnliche Weise wie schriftliche Dokumente implementiert werden. Es sollte Ebenen für verbale Besprechungen geben, einschließlich gelegentlicher Diskussionen, formeller Besprechungen, Hierarchieversammlungen und Interaktionen zwischen Politikgestaltung und Entscheidungsfindung. Jedes dieser Kontaktereignisse sollte die Erwartung haben, wie lange kommuniziert werden soll und wie Reaktionen und Entscheidungen verarbeitet werden sollen. Wenn Sie dies in einem Unternehmen nicht tun, führt dies häufig zu einer Ad-hoc-Interaktion, die, obwohl sie sich in kleinen Gruppen wohlfühlt, Probleme verursacht, wenn Organisationen wachsen.
