Ob Sie eine Bestellung für eine Pizza, eine Bestellung für eine Fernsehwerbung, Autoteile oder ein Fördersystem annehmen, der Bestellvorgang ändert sich nicht. Höflich zu sein und alle für die Bestellung erforderlichen Informationen zu sammeln, schließt die Transaktion professionell ab und fördert die Kundenzufriedenheit. Der Bestellvorgang kann bestimmen, ob ein Kunde eine Wiederholbestellung aufgibt.
Identifizieren Sie sich und Ihren Geschäftssitz, wenn Sie den Anruf entgegennehmen. Zum Beispiel: „ABC123 Company, das ist Sally, wie kann ich Ihnen heute helfen?“ Essen oder trinken Sie niemals während Sie telefonieren und sprechen Sie deutlich und langsam, damit der Kunde Sie verstehen kann. Halten Sie Ihre Stimme auf einer geraden Ebene. Wenn Sie die Tendenz haben, laut zu sprechen, reduzieren Sie diese Tendenz, wenn Sie am Telefon arbeiten, und halten Sie einen freundlichen Ton in Ihrer Stimme. Verwenden Sie korrekte Grammatik und vermeiden Sie Slang.
Fragen Sie nach dem Namen des Anrufers und verwenden Sie ihn während des Gesprächs. Rufen Sie einen Kunden nicht mit seinem Vornamen an, es sei denn, Sie werden dazu aufgefordert. Verwenden Sie ihren offiziellen Titel. Setzen Sie den Kunden niemals in die Warteschleife oder über ein Freisprechgerät, ohne zuvor seine Erlaubnis einzuholen und auf ihre Antwort zu warten.
Hören Sie dem Kunden genau zu und notieren Sie alle relevanten Informationen. Bitten Sie ihn, dies ggf. zu wiederholen. Verlasse dich nicht auf dein Gedächtnis. Tun Sie sich nie so, als wären Sie in Eile, der wichtigste Kunde ist derjenige, der gerade telefoniert. Halten Sie Ihre Haltung geduldig und hilfreich.
Stellen Sie sicher, dass Sie alle für die Bestellung erforderlichen Informationen erhalten, einschließlich des genauen Artikels, der Spezifikationen, der Größe und anderer relevanter Informationen. Es ist besser, mehr Informationen zu haben, als Sie benötigen, um die Bestellung korrekt aufzugeben, als zu wenig. Wiederholen Sie die Bestellung des Kunden immer wieder zur Bestätigung. Vergewissern Sie sich, dass der Preis für den bestellten Artikel frei ist, damit der Kunde keine unangenehmen Überraschungen erhält, wenn er die Rechnung erhält.
Fragen Sie den Kunden nach seiner Telefonnummer, damit Sie ihn bei späteren Fragen zur Bestellung zurückrufen können. Beenden Sie das Gespräch immer, indem Sie dem Kunden für sein Geschäft danken. Warten Sie, bis er das Telefon aufgelegt hat, damit er das Geräusch des Telefons nicht hört.
