Das Bürobedarfsbudget ist eine Aufschlüsselung der Kosten, die als Ausgabenplan dienen kann. In schriftlicher Form legt das Budget fest, wie das Unternehmen die für den Bürobetrieb bestimmten Vorräte ausgeben soll. Der Plan sollte realistisch sein, damit er leicht verstanden und eingehalten werden kann. Das Bürobedarfsbudget ist ein notwendiges Instrument, um die Gesamtkosten eines Unternehmens zu ermitteln. Durch die Vorbereitung eines Budgets können Sie die Kosten effizient verwalten und einen angemessenen Betriebsausgabenbereich beibehalten, der die Einnahmen des Unternehmens nicht übersteigt. Das grundlegende Bürobedarfsbudget enthält im Allgemeinen nur die Ausgaben, die für die effektive Führung eines Unternehmens unbedingt erforderlich sind. Das Budget kann bei Bedarf mit der Zeit erhöht werden, während das Geschäft wächst.
Überprüfen Sie die Büromaterialien, die für den Geschäftsbetrieb unerlässlich sind. Erstellen Sie eine Kalkulationstabelle, um Elemente wie Stifte, verschiedene Arten von Papier, Stifte, Stifte, Druckertinte, Hefter und Heftklammern, Büroklammern, Aktenordner, Postversand, Umschläge und Klebeband aufzulisten. Stellen Sie sicher, dass Sie Elemente hinzufügen, die für Ihr Unternehmen spezifisch sind. Wenn Sie beispielsweise eine Datensicherung bereitstellen oder mit der Medienspeicherung umgehen, benötigen Sie CDs oder DVDs und andere spezielle Verbrauchsmaterialien und Geräte.
Überprüfen Sie die Kosten der Artikel und erhalten Sie eine monatliche Gesamtmenge für jeden Artikel. Dokumentieren Sie die Berechnungen in der Tabelle. Addieren Sie alle Einzelnummern für jeden Artikel zusammen, um die Gesamtsumme des monatlichen Budgets zu erhalten. Multiplizieren Sie dann die monatliche Summe mit 12 für den jährlichen Bürobedarf. Fügen Sie weitere 10 Prozent für die Erweiterung hinzu.
Erkundigen Sie sich bei den verschiedenen Anbietern von Bürobedarf, um die kostengünstigsten Preise zu finden. Erstellen Sie eine separate Kalkulationstabelle, um die Daten verschiedener Anbieter für die Artikel zu vergleichen, die Sie regelmäßig für die Abwicklung von Geschäften verwenden. Unabhängige Anbieter stellen häufig Angebote bereit, die Sie berücksichtigen sollten. Berechnen Sie die Lieferantenschätzungen für die ungefähren monatlichen Durchschnittskosten. Fügen Sie diese Daten plus 10 Prozent in die Tabelle ein.
Vergleichen Sie die Gesamtschätzungen der Lieferanten mit Ihrer aktuellen und der ursprünglichen Schätzung. Erstellen Sie aus Schritt 1 eine Kopie der ursprünglichen Kalkulationstabelle, um Preisänderungen zu berücksichtigen. Verwenden Sie die neue Tabelle als Vorlage für Ihr aktuelles Budget. Passen Sie die Preise für Artikel an, die für verschiedene Anbieter gefunden wurden. Notieren Sie sich den Lieferanten, den Preis und das Datum in der Kalkulationstabelle für die spätere Nachverfolgung. Berücksichtigen Sie jeden Punkt auf der Liste und entfernen Sie die nicht unbedingt erforderlichen Elemente.
Bewerten und überprüfen Sie das Budget monatlich. Verwenden Sie ein Budget-Tool wie das von Microsoft zur Verwaltung der Bürobedarfsfinanzen. Entwickeln Sie ein System zur konsistenten Überwachung des Bürobedarfs. Regelmäßige Anpassung und Überprüfung der Preis- und Angebotsnutzung. Passen Sie das Budget an die neuen Erkenntnisse an und schneiden Sie es nach Möglichkeit ab. Wenn Überausgaben auftreten, sollten Sie Schritte unternehmen, um auf andere Weise Ermäßigungen zu finden, indem Sie Verkäufe und Angebote anderer Anbieter in Anspruch nehmen.
