Immer mehr Unternehmen lagern entweder das Projektmanagement aus oder stellen Fachkräfte ein, um diese Aufgabe zu erledigen. Mit den Veränderungen in der Branche kann es schwierig sein, qualifizierte Mitarbeiter zu finden, die über die neuesten Trends und Strategien auf dem Laufenden sind. Nur 2,5 Prozent der Unternehmen schließen alle ihre Projekte erfolgreich ab. Unfassbare 70 Prozent der Projekte scheitern. In Anbetracht dieser Zahlen fragen Sie sich vielleicht, ob es sich lohnt, einen Projektmanager einzustellen. Wie bei allem anderen gibt es auch Vor- und Nachteile. Ein erfahrener Projektmanager kann Ihre Ausgaben reduzieren, das Workflow-Management rationalisieren und Ihr Geschäft vergrößern.
Projektmanagement Pros
Unabhängig davon, ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein etabliertes Unternehmen führen, können Sie möglicherweise nicht alle Arten von Projekten von Anfang bis Ende abwickeln. Bestimmte Projekte sind äußerst komplex und haben eine knappe Frist oder erfordern besondere Fähigkeiten, über die Ihr Team möglicherweise nicht verfügt. Ein qualifizierter Projektmanager kann Sie bei der Organisation und Verwaltung der zeitaufwendigsten Aufgaben unterstützen. Ein erfahrener Projektmanager motiviert auch Ihr Team, verwaltet Ressourcen, misst Ergebnisse, gibt Rückmeldungen und sucht nach Möglichkeiten, die Qualität zu steigern und Kosten oder Zeit zu sparen. Weitere Projektmanagementfähigkeiten umfassen verbesserte Planungstechniken, Reaktion auf Änderungen, verbesserte Kommunikation, Qualitätskontrolle und Risikomanagement.
Effiziente Zielsetzung
Die meisten Projekte scheitern, weil den Managern ein klares Ziel fehlt. Im Jahr 2013 wurde weniger als ein Drittel aller Projekte pünktlich und innerhalb des zugewiesenen Budgets geliefert. Aus diesem Grund ist das Setzen von SMART-Zielen von größter Bedeutung. SMART-Ziele sind spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitgebunden. Dafür steht das Akronym SMART. SMART-Ziele stellen sicher, dass Ihre Projekte rechtzeitig geliefert werden, ohne dass das Budget überschritten wird. Professionelle Projektmanager verfügen über das Know-how und die Werkzeuge, um Prognosen zu erstellen, Projektkosten zu steuern und die Risiken über den gesamten Projektlebenszyklus zu bestimmen.
Verbesserte Kommunikation
Das Projektmanagement ermöglicht eine effizientere Kommunikation zwischen Führungskräften und anderen am Projekt beteiligten Mitarbeitern. Erfahrene Projektmanager verwalten Stakeholder, die für den Projekterfolg von entscheidender Bedeutung sind. Projektmanager halten den Zusammenhalt des Teams aufrecht, erleichtern Meetings, suchen Fachexperten ein, erarbeiten Ideen und übermitteln das Feedback in Echtzeit. Kommunikation ist bei weitem der kritischste Aspekt eines Projekts und eine notwendige Fertigkeit für jeden Projektfachmann.
Größere Kundenzufriedenheit
Projekte können neue Funktionen bereitstellen und neue Dienstleistungen oder Produkte eröffnen, um Kunden zu begeistern, oder Projekte können zur Kostensenkung für Kunden beitragen. Da Projektmanagementmethoden Qualitätsfaktoren, wie z. B. von Kunden gewünschte Eigenschaften, priorisieren, erfahren Unternehmen mit erfolgreichem Projektmanagement eine höhere Kundenzufriedenheit. Dies führt zu mehr Umsatz und Geschäftswachstum. Ihre Organisation ist dafür bekannt, hervorragende Ergebnisse zu liefern.
Hohe Kompetenz
Durch die Einstellung eines Projektmanagers oder durch Outsourcing-Projekte wird Ihr Unternehmen von einem hohen Maß an Fachwissen profitieren. Die Mitarbeiter Ihres Unternehmens werden neue Dinge lernen und eine neue Perspektive erhalten, die zu ihrem beruflichen Wachstum beiträgt. Darüber hinaus wird das Projektmanagement Ihnen mehr Zeit geben, so dass Sie sich auf die Kernaspekte Ihres Unternehmens konzentrieren können. Ein erfahrener Projektmanager ist in der Lage, den Projektprozess zu artikulieren und alle Bereiche des Projekts einschließlich Personal und Compliance zu steuern.
Genaue Risikobewertung
Über 75 Prozent der Unternehmen haben kein Vertrauen in den Projekterfolg. Übermäßige Nacharbeit, schleichende Reichweite, schlechte Kommunikation und unklare Ziele sind oft die Schuldigen. Mit dem Projektmanagement können Sie kalkulierte Risiken eingehen und Ressourcen effizienter zuordnen. Sie werden die Risiken bereits vor dem Start erkennen. Auf diese Weise können Sie Probleme frühzeitig einplanen und intelligentere Entscheidungen treffen, wenn Risiken während des gesamten Projektlebenszyklus auftreten. Durch ein effektives Risikomanagement können Sie auch positive Risiken oder Chancen nutzen, wenn diese entstehen.
Projektmanagement Cons
Wenn ein Projektmanager nicht über die richtigen Erfahrungen oder Kenntnisse verfügt, können viele Probleme auftreten. Ressourcenverlust, Planungsprobleme, Sicherheitsprobleme und zwischenmenschliche Konflikte sind wesentliche Nachteile des Projektmanagements. Darüber hinaus kann Ihr Unternehmen hohe Kosten verursachen, wenn Sie Ihre Arbeit auslagern oder neue Mitarbeiter einstellen, um das Projekt abzuschließen. Manchmal kann das Projektmanagement Ihren täglichen Betrieb stören oder drastisch schief gehen.
Hohe Kosten
Wenn Sie einen Projektmanager einstellen, sollten Sie in Spezialsoftware investieren. Diese Programme können teuer und schwer zu implementieren sein. Da Ihr Team diese auch verwendet, müssen sie möglicherweise geschult werden. Je nach Ihren Bedürfnissen müssen Sie möglicherweise Fachexperten oder Fachleute einstellen, um bei einem Projekt zu helfen. Häufig werden Interessengruppen dazu angehalten, Funktionen einzubeziehen, die ursprünglich nicht geplant waren. Alle diese Probleme können die Kosten eines Projekts schnell summieren.
Erhöhte Komplexität
Projektmanagement ist ein komplexer Prozess mit mehreren Schritten. Einige Experten neigen dazu, jeden Prozess zu komplizieren, was Ihr Team verwirren und Verzögerungen bei der Projektabwicklung verursachen kann. Sie können auch in ihren Plänen starr oder präzise werden und so eine stressige Umgebung in der Organisation schaffen. In der Regel sind Projekte mit einem großen Umfang komplexer zu liefern, insbesondere wenn es kein Team gibt, das sich ausschließlich mit der Arbeit an dem Projekt befasst. Funktionsübergreifende Teammitglieder könnten bei ihrer täglichen Arbeit zurückfallen und die Komplexität erhöhen.
Kommunikationsaufwand
Wenn Sie ein Projektmanagement-Team einstellen, treten neue Mitarbeiter in Ihr Unternehmen ein. Dies fügt eine zusätzliche Kommunikationsebene hinzu und passt möglicherweise nicht immer zu Ihrer Unternehmenskultur. Deshalb empfehlen Experten, Ihr Team so klein wie möglich zu halten. Je größer ein Team ist, desto höher ist der Kommunikationsaufwand. Manchmal ist für ein Projekt ein großes Team erforderlich. Daher ist es wichtig, Projektmanager zu finden, die über starke Kommunikationsfähigkeiten in einer Vielzahl von Menschen verfügen.
Mangel an Kreativität
Manchmal lässt das Projektmanagement wenig oder keinen Raum für Kreativität. Die Teamleiter konzentrieren sich entweder übermäßig auf die Managementprozesse oder setzen enge Termine, wodurch ihre Mitarbeiter nach strengen Kriterien arbeiten müssen. Dies kann kreatives Denken abschrecken und Innovationen behindern, von denen das Projekt profitieren könnte. Für einen Projektmanager ist es wichtig zu wissen, wann er Kreativität anregt und wann der Projektplan strikt eingehalten wird.
Eine Organisation kann wachsen und Erfolg haben, wenn kein Projektmanagement-Team vorhanden ist. Die Einstellung eines qualifizierten Experten für diese Aspekte kann jedoch neue Möglichkeiten eröffnen und Ihrem Unternehmen helfen, seine Ziele schneller zu erreichen.
