Wenn ein Unternehmen Geld ausgibt, um eine Ausgabe zu leisten, sei es in bar, per Scheck, per elektronischer Überweisung oder auf eine andere Art und Weise, wird dies in der Buchhaltung als Barauszahlung bezeichnet. Ein Barauszahlungsbericht ist eine Aufzeichnung jeder Transaktion, bei der vom Unternehmen aus irgendeinem Grund Bargeld ausbezahlt wurde. Der Bericht wird normalerweise von einem Buchhaltungssoftwarepaket eines Unternehmens generiert, z. B. QuickBooks.
Tipps
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Der Barauszahlungsbericht ist eine Aufzeichnung aller einzelnen Transaktionen, bei denen von einem Unternehmen ausbezahlte Geldmittel anfallen.
Was ist eine Barauszahlung?
Die Barauszahlungen stellen die einzelnen Aufwandsvorgänge dar, aus denen sich die in der Gewinn- und Verlustrechnung eines Unternehmens ausgewiesenen Aufwandsbeträge zusammensetzen. Dies beinhaltet Zahlungen für Löhne und Gehälter, Inventar, außergerichtliche Dienstleistungen, die Gebäudemiete und alle anderen Kosten, die dem Unternehmen entstehen. Wenn das Unternehmen Rechnungen bezahlt, erfasst es die Zahlungen an eine Barauszahlungsjournal in seinem Buchhaltungs-Softwaresystem.
In der Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens werden die Barauszahlungen auf hohem Niveau dargestellt, und die Aufwendungen werden in verschiedenen Zeiträumen angezeigt, je nachdem, ob das Unternehmen eine Bar- oder periodengerechte Buchführung verwendet.
Das Bargeldauszahlungsjournal
In der Buchhaltung wird der Begriff "Journal" verwendet, um eine Liste der erfassten Transaktionen zu beschreiben, die nach Typ getrennt wurden. Ein Unternehmen verwendet normalerweise mehrere Journale in seinem Buchhaltungssystem, z. B. ein Journal für Verkäufe, Geldeinnahmen, Barauszahlungen und ein allgemeines Journal. In vielen Buchhaltungssoftwarepaketen sehen Benutzer die einzelnen Journale nicht.
Diese Transaktionen werden in das allgemeine Journal des Unternehmens gebucht. Wenn ein Benutzer Schecks erstellt oder Rechnungen in das System eingibt, werden die Einträge automatisch in das jeweilige Journal eingegeben und dann in das allgemeine Journal übertragen. Dadurch ist es nicht mehr erforderlich, Transaktionen in einem einzelnen Journal wie dem Bargeldauszahlungsjournal manuell aufzuzeichnen. Wenn Buchhaltungstransaktionen manuell erfasst wurden, wurden die Buchungen zuerst manuell in ein Barauszahlungsjournal erfasst und dann in ein allgemeines Journal übertragen.
Schutz des Unternehmensgeldes
Eine der wichtigsten Verwendungsmöglichkeiten für einen Bericht über die Auszahlung von Bargeld ist die Unterstützung der Aufrechterhaltung strenger interner Kontrollen des Bargelds, das das Unternehmen verlässt, so dass es nicht in die falschen Hände gerät. Dies ist Teil eines umfassenderen Prozesses interner Bargeldkontrollen, der viele Schritte umfasst, z. B. die Aufgabentrennung, was bedeutet, dass keine finanziellen Transaktionen von Anfang bis Ende von nur einem Mitarbeiter abgewickelt werden.
Der Bericht über die Barauszahlung kann Geschäftsinhabern notwendige Informationen zu den Ausgaben geben, um sie im Laufe der Zeit zu verwalten. Zum Beispiel wird angezeigt, wie viel für den Monat für den Bestand ausgegeben wurde, wie viel für Löhne, Mieten und Pachten für Personal aufgewendet wurde, und für Fremdleistungen. Das Bargeldauszahlungsjournal kann als Ressource zur Planung zukünftiger Cash-Management-Entscheidungen verwendet werden. Der Bericht enthält auch ein Detail, das erforderlich ist, um zu verhindern, dass Personen im Unternehmen Bargeld missbrauchen oder falsch leiten. Durch die Überprüfung des Berichts über einen längeren Zeitraum können Sie beispielsweise Zahlungsmuster nachverfolgen, um ungewöhnliche Aktivitäten zu erkennen oder umfangreiche Auszahlungen zu erkennen und zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie legitim sind.
Wenn das Unternehmen Bargeld ausbezahlt, sollte es immer einen vorgedruckten, nummerierten Scheck verwenden und über Richtlinien verfügen, wer im Unternehmen Scheckzahlungen genehmigen kann. Wenn ein Unternehmen Rechnungen bezahlt, sollte es diese als bezahlt markieren, um skrupellose oder fehlerhafte Doppelzahlungen zu vermeiden. Die Überprüfung des Barauszahlungsberichts jeden Monat ist eine effiziente Möglichkeit, diese und andere Probleme zu erfassen.
Für ein Unternehmen ist es wichtig, eine sehr begrenzte Anzahl von Personen (maximal drei oder vier) zu haben, die befugt sind, Unternehmenschecks zu unterzeichnen. Wenn eine ungewöhnliche Auszahlung in einem Barauszahlungsbericht angezeigt wird, ist es einfach, die Scheckkopie aufzuspüren und mit der Person zu sprechen, die den Scheck unterschrieben hat, um die Transaktion zu überprüfen. Die Unterzeichner sollten prüfen, ob sie über eine bedeutende und angemessene Berechtigungsebene im Unternehmen verfügen.
