Papierkram ist eine Tatsache des Geschäftslebens. Eine Dokumentsteuerungsprojektstruktur stellt eine Vorlage für die Klassifizierung, Verarbeitung und Pflege von Dokumenten bereit. Dokumentenkontrollsysteme reichen von manuellen Dokumentenablageplänen über den Einsatz von Bildgebungs- und Informationssystemtechnologie zum Speichern und Katalogisieren von Dokumenten.
Identifizierung
Dokumentensteuerung vereint die Disziplinen Bibliothekswissenschaft und Büroverwaltung. Dies spiegelt sich in der Erstellung der Projektdateistrukturen wider. Ähnlich wie bei einem Katalog besteht ein Dokumentenkontrollsystem aus der Identifizierung von Dokumenten, der Zuweisung von Kontrollnummern und in detaillierteren Projektstrukturen Klassifizierungs- und Sicherheitsstufen. Unternehmen verwenden häufig Imaging-Systeme, die automatisch Datenstrukturen erstellen, wodurch das Auffinden und Auffinden von Dokumenten mithilfe der Computertechnologie effizienter wird.
Größe
Die Größe eines Dokumentensteuerungsprojektsystems kann variieren. In einem großen System kann die Dokumentensteuerung beispielsweise in verschiedene Funktionen klassifiziert werden, z. B. Archivierungsdienste, Datensatzaufbewahrungsdienste und Dokumenterhaltungsdienste.
Auswirkungen
Ein wirksamer strategischer Plan für die Dokumentenkontrolle umfasst Prüfsysteme für die Klassifizierung und den Umgang mit Dokumenten. Für die ordnungsgemäße Verwaltung der Dokumente und der Systeme, die die Dokumentenverwaltung unterstützen, kann auf Standardbetriebsabläufe Bezug genommen werden, die auf Dokumentsteuerungsfunktionen basieren.
