Eine stille Auktion ist eine großartige Möglichkeit, um Geld für Ihre Organisation oder Wohltätigkeitsorganisation zu sammeln, während Sie gleichzeitig Anhänger sammeln und die Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Da stille Auktionen in der Regel mit einer anderen Veranstaltung zusammenfallen, müssen Einladungen zu einer stillen Auktion die eingeladenen Personen darüber informieren, was los ist, wie sie sich anziehen sollen, ob sie gefüttert werden, welche Gegenstände und Dienstleistungen angeboten werden und wohin das Geld geht. Abhängig von der Formalität der Veranstaltung und der Beziehung zu Ihren Gästen ist das Einladungsformat und die Zustellung modifizierbar.
Veranstaltungsdetails
Wie bei jeder Einladung müssen Ort, Datum (einschließlich Wochentag) und Uhrzeit mit korrekter Schreibweise in der Einladung angegeben werden. Eine Einladung zu einer stillen Auktion sollte die Gäste darüber informieren, was außerhalb der Auktion geschieht. Ob dies ein Abendessen, ein Tanz, ein Rodeo, ein Mystery-Theaterabend oder etwas völlig Unerwartetes sein soll, die Gäste müssen wissen, was während der Auktion noch alles passiert. Ein allgemeiner Zeitrahmen für Ereignisse, einschließlich des Beginns und der Endzeit der tatsächlichen Gebote, sollte in die Liste aufgenommen werden.
Kleidung
Wenn formelle Kleidung für eine formelle Veranstaltung verlangt wird, die mit einer stillen Auktion zusammenfällt, ist es allgemein anerkannt, dass "formelle Kleidung erforderlich" in der Einladung nicht angegeben werden muss. Eine Einladung stimmt auf die Veranstaltung oder Party ein. Die Qualität des Papiers, die verwendete Schriftart und die Details des Ereignisses sollten darauf schließen lassen, dass eine Person sich formell kleiden muss, ohne sie in gedruckter Form lesen zu müssen. Bei weniger formellen Ereignissen oder formell aussehenden Einladungen, die keine formelle Kleidung erfordern, ist es angemessen, die entsprechende Kleidung zu erwähnen. "Come as you are" oder "dress in costume" sind geeignete Möglichkeiten, um Ihre Gäste wissen zu lassen, was von ihnen erwartet wird.
Spende oder Spendenaktion
Einladungen zu einer stillen Auktion müssen die Gäste darüber informieren, warum die Auktion stattfindet und wie das gesammelte Geld verwendet wird. Wenn Sie einen einfachen Satz wie "Benefit the North State Boys and Girls Club" verwenden, wissen die Gäste, dass sie für wohltätige Zwecke spenden, und dass die Wohltätigkeitsorganisation nicht diejenige ist, die die Veranstaltung direkt ausrichtet. In diesem Fall ist eine separate Zeile mit "Sponsored by" und dem Namen der Personen, die die Veranstaltung durchführen, erforderlich. Wenn es sich bei der Auktion um eine Spendenaktion für dieselbe Organisation handelt, die die Veranstaltung veranstaltet, sollte der Wortlaut "Spendenaktion für North State Boys und Girls Club" lauten und dabei belassen werden. Wenn der gesamte Erlös direkt an den Wohltäter geht, sollte er als "100% des Erlöses" angegeben werden, gefolgt vom Namen.
Essen und Trinken
Die meisten Auktionen bieten zumindest Vorspeisen und Erfrischungen an, während die stille Auktion stattfindet. Dies ermöglicht es den Menschen, sich zu vermischen und sich wohler zu fühlen. Was auch immer das Essen sein sollte, es sollte auf der Einladung angegeben werden, damit die Leute nicht zu viel oder zu wenig zu sich genommen haben. Das "Abendessen" kann am Ende der Einladung hinzugefügt werden, oder das stündliche Abendessen wird im Veranstaltungsprogramm der Einladung aufgeführt. "Erfrischungen zur Verfügung gestellt" ist eine höfliche Art und Weise, den Gästen mitzuteilen, dass die Auktion eher zwanglos ist und nicht dazu gedacht ist, den Appetit einer Person beim Bieten zu stillen.
Format und Lieferung
Einladungen sollten in Umschläge gelegt und nicht als Postkarten vorgelegt werden, um die Formalitäten zu erhalten und alle Informationen zu enthalten, die erforderlich sind, um Gäste zu einer stillen Auktion einladen zu können. Die Etikette für die Zustellung von Einladungen erfolgt weiterhin über USPS für die Zustellung in den 50 Staaten. Wenn die stille Auktion ein knappes Budget hat oder sehr informell ist, sind von Hand gelieferte Einladungen zulässig, erzeugen jedoch nicht die gleiche Reaktion auf die Berechtigung oder das Privileg, wie eine Einladung per Post.
