Verärgerte Geschäftsbriefe werden von verärgerten Verbrauchern oder Mitarbeitern verfasst, die eine Änderung oder eine finanzielle Vergütung verlangen. Bei einem wütenden Brief, der üblicherweise als Beschwerdebrief bezeichnet wird, müssen die Fakten und Ereignisse, die zu Unzufriedenheit führen, überprüft werden. Wenn der Briefschreiber das Unternehmen wirklich in ein konstruktives Gespräch einbeziehen möchte, muss der Brief durchgehend professionell bleiben.
Verwenden Sie Tatsachenaussagen
Setzen Sie Fakten in den Brief, keine Annahmen oder Meinungen. Geben Sie an, was zu Frustration, Ärger oder Not geführt hat. Verwenden Sie Fakten, die detailliert beschreiben, was in chronologischer Reihenfolge aufgetreten ist. Geben Sie bei der Angabe der Fakten keine Meinungen oder Emotionen an. Der Brief ist professioneller und daher effektiver, wobei die Emotionen so weit wie möglich ausgelassen werden.
Zum Beispiel: "Auf meiner Airline-Rechnung stehen drei aufgegebene Gepäckstücke in Rechnung. Mein Ticket vermerkt nur ein aufgegebenes Gepäckstück." Diese Aussagen sind sachlich, weil sie mit der Dokumentation der Rechnung und des Tickets belegbar sind.
Sobald die Fakten bekannt sind, erklären Sie, warum dies Wut und Frustration hervorrief. Verzichten Sie auf Namensruf, Profanität und anklagende Aussagen. Zum Beispiel: "Sie stehlen mein Geld mit diesen illegalen Anklagen", nur um das Problem zu erhöhen. Es ist viel schwieriger, Diebstahl zu beweisen, als ein Unternehmen aufzufordern, die Verantwortung für einen Fehler zu übernehmen, und setzt das Unternehmen automatisch auf die Verteidigung.
Klar und prägnant
Unternehmer, Manager und Kundendienstabteilungen haben keine Zeit, einen Roman zu lesen. Obwohl es wichtig ist, sicherzustellen, dass relevante Fakten vermittelt werden, hält der Leser den Überblick. Betrachten Sie das Beschwerdebrief als eine Zusammenfassung eines wissenschaftlichen Experiments. Es gibt viele Informationen, die in das Experiment einfließen, die am Ende mit einer gezogenen Schlussfolgerung zusammengefasst werden. Ein Beschwerdebrief fasst dasselbe zusammen, um die Fakten zusammenzufassen und die abgeschlossene emotionale Belastung darzulegen.
Ein Beispiel, wie Sie Ihren Ärger ausdrücken können, ist: "Ich bin sicher, Sie können die Frustration meiner Familie schätzen, als wir begriffen haben, was passiert ist." Dieser Ansatz strebt nach einer einfühlsamen und nicht nach einer defensiven Reaktion.
Antrag auf Aktion
Nur wenige Leute schreiben einen Brief, nur um Luft zu lassen; Aktion und Lösung sind in der Regel die Endziele. Beispielsweise möchte ein Mitarbeiter, der ein Problem mit abfälligen Kommentaren von einem Mitarbeiter hat, höchstwahrscheinlich Änderungen der Unternehmensrichtlinien und des Disziplinarprotokolls sehen. Ein Beispiel für einen Verbraucherbrief könnte sein, wenn einem Hotelgast fälschlicherweise verschiedene Annehmlichkeiten in Rechnung gestellt werden; Eine schnelle Rückerstattung ist das beabsichtigte Ergebnis.
Diese Wünsche und die Aufforderung zum Handeln sind am Ende des Hauptteils kurz vor dem Schließen klar angegeben. Einige Buchstaben enthalten auch die gewünschten Auflösungen am Anfang des Buchstabens und wiederholen sie am Ende. Halten Sie die Handlungsaufforderungen höflich und knapp wie der Rest des Briefes. Machen Sie die gewünschte Auflösung klar, damit der Leser die Erwartungen versteht. Dies garantiert zwar nichts, aber das Gespräch beginnt.
Beispiel: "Bezahlen Sie auf der Grundlage der oben genannten Tatsachen alle unrichtigen Gebühren innerhalb der nächsten zwei Werktage vollständig zurück." Der Leser weiß, was Sie wollen.
Polite Abschluss- und Kontaktinformationen
Schließen Sie den Brief, indem Sie dem Leser danken, dass er sich die Zeit genommen hat, alles zu überprüfen und die damit verbundenen Emotionen zu verstehen. Verwenden Sie einen Standardabschluss wie "Danke" oder "Grüße", gefolgt von Ihrem gedruckten Namen und Ihren Kontaktinformationen. Lesen Sie den Brief auf Rechtschreib- und Grammatikfehler und prüfen Sie den Ton ehrlich, um sicherzustellen, dass er professionell bleibt.
Notieren Sie alle Anlagen mit dem Buchstaben, indem Sie unter den Kontaktinformationen "Gehäuse" eingeben, wobei die beiden Blöcke durch ein Leerzeichen getrennt werden. Zu den einschlägigen Beilagen gehören Quittungen, Korrespondenz, Bilder oder andere gedruckte Beweise, um Ihren Fall zu stützen.
