Credit Holds sind oft notwendig, wenn Kunden nicht wie vereinbart zahlen. Die Sperre verhindert, dass der Kunde bis zum Erhalt der Zahlung weitere Waren oder Dienstleistungen erwerben kann. Der Brief erfordert jedoch eine sorgfältige Überlegung, damit er das Ziel des Einzugs auf dem Konto erreicht und gleichzeitig den Kunden als Kunden behält. Es ist möglich, dass einige Kunden, die von einem Konto-Guthaben-Schreiben betroffen sind, ihr Geschäft an einen anderen Ort verlegen. Deshalb sind andere Sammelmöglichkeiten wichtig, bevor Sie den Brief als letzten Ausweg versenden.
Überprüfen Sie den Zahlungsverlauf auf dem Konto. Bestätigen Sie, dass der Kunde zahlreiche Zahlungserinnerungen per Post und Telefon erhalten hat.
Schreiben Sie den Brief mit einem verständnisvollen, aber starken Ton, während Sie dem Kunden Wertschätzung entgegenbringen und auf der Bezahlung bestehen. Im ersten Absatz danken Sie dem Kunden für die Unterstützung Ihres Unternehmens und erkennen an, dass schwierige wirtschaftliche Zeiten oder andere Gründe dazu führen können, dass ein Kunde auf einem Konto in Verzug gerät.
Kündigen Sie den Kredit-Hold mit dem ersten Satz im zweiten Absatz an, damit er für die Betonung steht. Schreiben Sie: "Ich bedauere jedoch, dass wir Ihre Gutschrift sofort wegen Nichtzahlung aussetzen müssen." Oder verwenden Sie einen anderen Wortlaut, der dieselbe Nachricht übermittelt.
Beschreiben Sie den fälligen Saldo im dritten Absatz und sagen Sie genau, was geschehen muss, um den Kredit zu heben. Geben Sie eine Zahlungsfrist an und teilen Sie dem Kunden mit, dass die Abtretung an einen Inkassobefehl möglich ist.
Beenden Sie den Brief, indem Sie dem Kunden nochmals für seine Treue danken. Geben Sie Ihre direkte Telefonnummer in den Brief ein und fordern Sie den Kunden auf, anzurufen, um die Zahlungsmodalitäten zu besprechen.
