"Besser schriftlich" ist eine der meist gesprochenen Warnungen in der Geschäftswelt. Durch das Schreiben fühlt man sich zuversichtlich, als seien sie geschützt, weil alles klar ausgedrückt ist. Wenn Sie sich auf der Seite selbst erklären können, kann dies die Verhandlung und Kommunikation beeinflussen, nicht nur mit Geschäftskollegen, sondern auch mit Kunden und Interessenten.
Was sind die Grundelemente der Kommunikation?
Menschen kommunizieren auf drei Arten: verbal, nonverbal und durch geschriebene Wörter. Effektives Sprechen und selbstbewusste nonverbale Sprache sind ein großer Weg, um einen Deal während eines Mittagessens oder das Networking in einer Menschenmenge zu bekämpfen, aber es ist das Schreiben, das die Liste der von den Arbeitgebern gesuchten Jobfähigkeiten anführt.
Nicht jeder kann einen Raum bearbeiten, und nicht jeder kann eine Seite beherrschen, aber wenn Sie sowohl mündliche Kommunikation als auch effektives Schreiben beherrschen, ist es ein Karriereschritt, dass nur wenige wirklich landen.
Unabhängig davon, ob Sie persönlich, per Video, per E-Mail, am Telefon oder über soziale Medien kommunizieren, ist es wichtig, dass Sie die Nachricht verstehen. Die Kommunikation ist jedoch eine Einbahnstraße. Sich ausdrücken zu können, ist wichtig, aber zuhören ist Gold, besonders in der Wirtschaft. Gutes Zuhören sollte an der Spitze der Richtlinien für eine effektive mündliche Kommunikation stehen. Wirklich zu hören (oder zu lesen), was Ihre Kollegen, Arbeitgeber und Kunden sagen, dies zu absorbieren und auf eine Art und Weise zu antworten, die ihren Bedürfnissen und Anliegen entspricht, ist die größte Fähigkeit, die Sie jemals beherrschen werden - und eine, die sich in Ihrem privaten Leben gleichermaßen lohnt.
Was ist schriftliche Kommunikation?
Schreiben wird heute mehr als zu irgendeinem Zeitpunkt der Menschheitsgeschichte verwendet. Von Facebook-Updates und E-Mails bis hin zu Textnachrichten und Geschäftsberichten sind Wörter überall zu finden. Bei der schriftlichen Kommunikation werden Wörter und Sprache in gedruckter Form oder auf Bildschirm, Wand oder Whiteboard geschrieben, um eine Nachricht zu übermitteln.
Wie Sie Ihre Worte verwenden, kann und sollte je nach Plattform variieren, über die Sie sich ausdrücken. Im Geschäftsleben bedeutet es, etwas formeller zu sein. Auf Facebook-Business-Seiten bedeutet das, etwas weniger formell zu sein. In E-Mails heißt das, klar aber prägnant zu sein. Der legendäre Kommunikationsjournalist Marshall McLuhan sagte einmal: "Das Medium ist die Botschaft", und heute ist das immer noch wahr, aber das Medium definiert die Botschaften.
Entmystifizierung der schriftlichen Kommunikation
Jedem professionellen Autor wird oft gesagt, er sei "so glücklich", dass er gut schreiben kann, weil die meisten Leute sich darüber beklagen, dass auf der Seite etwas zwischen dem Gehirn verloren geht.
Aber Schreiben ist wie jede Fähigkeit oder jedes Talent: Je mehr Sie es tun, desto besser werden Sie. Tu es nicht und du wirst jedes Mal versagen. Wenn Sie anfangen, mehr zu schreiben, machen Sie es langsamer und nachdenklicher. Bald werden Sie selbstbewusster und die Wörter werden schneller. Nehmen Sie täglich ein Tagebuch für ein Brain Dump auf, weil dies Ihrem Geist hilft, klarer zu werden, was wiederum anderen Schreibversuchen hilft.
Und immer, immer bearbeiten. Der Unterschied zwischen jemandem, der denkt, dass er beim Schreiben kaum passabel ist, und dem professionellen Schriftsteller besteht nicht nur aus Geschicklichkeit oder Übung oder diesem immateriellen Talentgeschenk - es geht auch um das Editieren. Die meisten professionellen Redakteure bearbeiten nicht ein- oder zweimal, sie bearbeiten sie mehrmals. Geben Sie bei der Bearbeitung vor, dass Sie keine Ahnung haben, worüber Sie geschrieben haben, und lesen Sie es so, als ob Sie jemand es beim ersten Mal liest. Lesen Sie es, damit Sie die Stimme in Ihrem Kopf hören, und wenn Sie beim Lesen auf etwas stoßen, liegt dies wahrscheinlich daran, dass Sie diesen Gedanken nicht klar ausgedrückt haben. Versuchen Sie, den Satz umzuschreiben, neu zu ordnen oder spezifischere Wörter zu finden. Und dann nochmal bearbeiten.
Was sind die Elemente des effektiven Schreibens?
Wortwahl, Syntax, Interpunktion und Stil sind die offensichtlichen Elemente effektiven Schreibens. Ohne sie wird der Rest nicht als glaubwürdig angesehen.
Es spielt jedoch keine Rolle, ob hinter der Schrift keine gute zentrale Idee oder Zielsetzung steckt. Für was ist die Kommunikation und was muss verstanden werden? Oder was ist in der heutigen Sprache der Imbiss?
Dann muss es gut organisiert sein. Die Idee muss im ersten Absatz in groben Zügen eingeführt und in den folgenden Abschnitten erläutert oder erläutert werden. Nehmen Sie an, die lesende Person ist mit dem Thema nicht so vertraut und erklärt es deutlich, ohne jedoch zu bevormunden. Unterstützen Sie die Idee mit Beweisen oder Beispielen oder verwenden Sie Anführungszeichen, die die von Ihnen übermittelte Botschaft unterstützen.
Schließen Sie ab, indem Sie auf die Idee verweisen, die Sie in der Einleitung zum Ausdruck gebracht haben, aber vermeiden Sie die Verwendung von Klischees wie „abschließend“.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie öffnen eine geschäftliche E-Mail mit einem der folgenden Inhalten: „In letzter Zeit gab es einige Diskussionen über die Idee, mehr Dokumentation für den Kunden zu erstellen, um die Kommunikation zu verbessern und das Vertrauen zu stärken. Ich unterstütze diesen Vorschlag, weil… “Eine großartige Schlussfolgerung würde auf diese Eröffnung zurückgreifen, wie zum Beispiel:„ Letztendlich mag mehr Korrespondenz mit dem Kunden eine andere Belastung darstellen, aber ich glaube, dass die Auszahlung letztendlich dazu führen wird, dass weniger Anfragen aus dem Internet kommen blau und schaffen einen besseren kontinuierlichen Dialog und mehr Vertrauen. Ich freue mich darauf, dies ausführlicher zu besprechen. “
Hilfreiche Schreibbücher und Apps
Es ist bedauerlich, über Dinge wie Interpunktion beurteilt zu werden, da dies nicht für jeden einfach ist, aber die Realität ist, dass die Menschen eher respektiert und vertrauenswürdiger sind, wenn sie sich schriftlich gut ausdrücken.
Wenn Sie sich häufig nicht mit Worten auskennen, weil Sie sich bezüglich Grammatik, Syntax oder Satzzeichen nicht sicher sind, sind Sie bei weitem nicht alleine.
Heutzutage hat Software wie Microsoft Word grundlegende Bearbeitungen für Grammatik und Syntax. Verwenden Sie diese also für erste Entwürfe. Es gibt jedoch neue Spieler in dem Block, wie die Hemingway Editor-App, die auch eine Desktopseite enthält, auf der Sie Ihre Texte kopieren und einfügen können, um klar hervorgehobene Abschnitte zu sehen, die zeigen, wo Sie mit Verbesserungsvorschlägen Fehler machen. Selbst professionelle Autoren verwenden diese App.
Viele Bücher werden auch von Profis geschätzt, wie William Strunks "Elements of Style" und Stephen Kings "On Writing _".
Grundlegende Tipps zum Business Writing
- Stoppen Sie und denken Sie nach. Die Autoren denken, bevor sie schreiben, und es macht den Unterschied, dass sie klar sind. Haben Sie einen Plan, bevor Sie beginnen. Begrabe es nicht Behalten Sie Ihre Hauptidee in der Mitte. Beginnen Sie dort, kleben Sie es nicht drei Absätze nach unten.
- Halten Sie es billig und einfach. Verwenden Sie keine 5-Wörter mehr - kommen Sie auf Ihre Kosten, indem Sie einfach und klar sprechen. Sagen Sie "verwenden", nicht "verwenden". Verwenden Sie keine Fachsprache, versuchen Sie nicht, klug zu klingen deine Ideen seien Sie clever. Alltagssprache wird Ihre Ideen weitaus besser ausdrücken und Sie werden sich beim Schreiben wohler fühlen - und es wird sich zeigen, wenn andere sie lesen.
- Verschwende keine Worte. Verwenden Sie so wenige Wörter wie möglich und töten Sie Mehrwortsätze. "End result" sollte nur "result" sein und es gibt so viele weitere Beispiele. (Microsoft Word eignet sich hervorragend, um diese wortvergeudenden Sätze hervorzuheben.)
- Reduzieren Sie Adjektive und Adverbien. Verwenden Sie bestimmte Wörter. Ein "viertüriges Auto" ist eine Limousine. Schnell laufen heißt "Sprinten". Verwenden Sie einen Thesaurus, um Ihre Auswahl zu erweitern.
- Schreiben Sie mehr und lesen Sie mehr, um besser zu sein. Lesen Sie mehr Bücher, um Ihren Kopf in einen besseren Platz zum Schreiben zu bringen. Wenn Sie täglich in einem Journal oder in einem langen Facebook-Post für Ihr Unternehmen schreiben, können Sie sicherer werden, wenn Sie sich selbst ausdrücken.
- Kennen Sie immer Ihr Publikum. Für wen Sie schreiben können und sollten, was Sie sagen und wie. Denken Sie daran, wer Sie liest.
- Schicken Sie niemals Ihren ersten Entwurf. Selbst professionelle Autoren halten an, um ihre E-Mails erneut zu lesen und zu überarbeiten. Der erste Entwurf ist nie perfekt.
- Bearbeiten, bearbeiten, bearbeiten, bearbeiten. Das Bearbeiten wird dein Leben verändern.
