Obwohl die schriftliche Kommunikation mehrere offensichtliche Vorteile gegenüber der mündlichen Kommunikation bietet, wie Eindeutigkeit in der Bedeutung, einfache Replikation und Dauerhaftigkeit, ist die schriftliche Kommunikation nicht immer die beste Wahl für die geschäftliche, akademische oder persönliche Kommunikation. Um die Nachteile schriftlicher Kommunikationspositionen zu verstehen, können Sie die beste Kommunikationsmethode für jede Situation ermitteln.
Unpersönlichkeit
Die schriftliche Kommunikation ist weniger persönlich als die mündliche Kommunikation und ist daher weniger ideal für emotionale Botschaften. Zum Beispiel haben die meisten Menschen das Gefühl, dass wichtige Nachrichten, z. B. Schießen, Beförderung, Beendigung einer Beziehung oder Heiratsantrag, persönlich kommuniziert werden sollten. Die Kommunikation per E-Mail oder Schreiben ist beim Aufbau persönlicher Beziehungen weniger effektiv als die persönliche Kommunikation.
Möglichkeit der Missverständnis
Bei der schriftlichen Kommunikation werden keine Nuancen des Stimmtons oder des Gesichtsausdrucks berücksichtigt, wodurch Missverständnisse wahrscheinlicher werden. Humor und Sarkasmus sind in der schriftlichen Kommunikation besonders schwer zu vermitteln und können als Beleidigung aufgefasst werden. Dies zwingt die Menschen dazu, in einem formaleren und ernsteren Ton zu schreiben, was zu der unpersönlichen Natur der schriftlichen Kommunikation beiträgt.
Mangel an sofortigem Feedback
Bei der mündlichen Kommunikation wird im Allgemeinen sofortiges verbales und nicht verbales Feedback generiert, das die nächsten Bemerkungen des Sprechers oftmals informiert. Der schriftlichen Kommunikation fehlt dieses wichtige Element, und selbst bei einigen Formen digitaler Kommunikation wie SMS oder Sofortnachrichten fehlt den schriftlichen Antworten die Spontanität der mündlichen Kommunikation. Die schriftliche Kommunikation kann nicht sofort an die Bedürfnisse eines Publikums angepasst, eine Frage geklärt oder auf eine Widerlegung reagiert werden. Darüber hinaus kann es sein, dass der Autor bei Missverständnissen nicht rechtzeitig darüber Bescheid weiß, um ihn zu korrigieren.
Kosten, Materialien und Lagerung
Die schriftliche Kommunikation dauert oft länger als die mündliche Kommunikation und kann daher für Unternehmen teurer sein. Darüber hinaus erfordern Ausdrucke der schriftlichen Kommunikation Drucker, Tinte und Papier und benötigen außerdem Speicherplatz.In vielen Fällen muss auch elektronische Kommunikation gespeichert werden, obwohl die Kosten für eine solche Speicherung hinsichtlich Platz und Kosten weitaus geringer sind als für die Speicherung von Kopien. Das gespeicherte Material kann auf Papier oder in elektronischer Form versehentlich verloren gehen oder zerstört werden.
Haftung
Die dauerhafte schriftliche Kommunikation kann zu einem Haftungsproblem führen. Während gesprochene Bemerkungen beispielsweise leicht vergessen werden, können E-Mails, Memos und andere Dokumente auch Jahre nach ihrer Erstellung als Beweismittel vor Gericht verwendet werden. Darüber hinaus macht die einfache Replikation von schriftlicher Kommunikation das Risiko riskanter. Ein gesprochener Witz kann einige Leute beleidigen, zum Beispiel kann eine unangemessene E-Mail sofort an Tausende von Empfängern weitergeleitet werden.
