So pflegen Sie Unternehmensdatensätze. Die ordnungsgemäße Verwaltung der Unternehmensdaten kann für den Erfolg Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung sein. Folge diesen Schritten.
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Verstehen, was Unternehmensdatensätze sind
Behalten Sie eine klare und effiziente Übersicht über Unternehmensentscheidungen durch die Verwendung von Protokollen und anderen Notizen. Unternehmensunterlagen umfassen alle wichtigen Dokumente, die sich auf Ihr Geschäft beziehen, von Verträgen über Einstellungsbeschlüsse bis hin zu Genehmigungsformularen für Immobilien.
Wissen Sie, dass das Führen von Unternehmensaufzeichnungen nicht die Aufgabe ist, die Sie zu sein scheinen, wenn Sie zum ersten Mal ein Unternehmen gründen. In Zukunft werden Sie auf diese Unterlagen zurückgreifen, um die Unternehmensziele, die Beteiligung der Partner und sogar interne Streitigkeiten über die Unternehmensleitung und -mission festzulegen.
Notieren Sie alle wichtigen Unternehmensentscheidungen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, nehmen Sie es auf. Dank der modernen Scanfunktionen und des Off-Site-Papiermanagements können dicke, fleischige Dateien als Aufzeichnungen von Unternehmensmeetings verwendet werden. Ein gründliches Inhaltsverzeichnis spart in Zukunft Zeit, wenn die Informationen benötigt werden.
Wissen, wann aufgenommen werden soll
Protokollieren Sie die Protokolle der jährlichen Hauptversammlungen und Direktorenversammlungen, auch wenn sie über eine Telefonkonferenz oder über das Internet stattfinden. Diese sind in der Regel weniger formell als Inhouse-Meetings, aber oft werden hier die besten Ideen gebündelt.
Sie wissen, dass die Beschlüsse zwischen den Partnern oder den von den Mitarbeitern des Unternehmens bestimmten Entscheidungen nur so stark sind wie das Papier, auf dem sie geschrieben sind. Mündliche Vereinbarungen haben in den Unternehmenseinstellungen wenig Bedeutung, weshalb die Aufbewahrung von Unternehmen so wichtig ist.
Tipps
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Wenn Sie einen Unternehmensdokumentationsleitfaden im Büro führen, können alle Personen, die als Aktenverwalter bezeichnet werden, die Protokolle ordnungsgemäß formatieren und indizieren. Bewahren Sie die Kopien im Büro und an einem feuerfesten Ort außerhalb des Standorts auf, wenn die Unterlagen außerhalb des Standorts gesendet werden müssen. Die Zeit, die Sie für die Verwaltung eines Unternehmensbuches aufwenden, hängt in der Regel von der Größe des Unternehmens ab. Große Unternehmen müssen möglicherweise einen Mitarbeiter speziell für die Bearbeitung von Datensätzen einstellen. Kleine Unternehmen können oft davon ausgehen, dass sie etwa eine Stunde pro Woche damit arbeiten, die Datensätze zu aktualisieren.
Warnung
Denken Sie nicht, dass Sie keine Zeit haben, Ihre Unternehmensentscheidungen richtig aufzuzeichnen. Wenn Sie ein gut indiziertes Buch führen, können Sie Zeit und Geld sparen, wenn Sie sich in Zukunft mit Streitfällen beschäftigen. Ein Unternehmensbuch enthält vertrauliche Informationen, die für Ihr Unternehmen unerlässlich sind. Nehmen Sie es niemals mit nach Hause oder entfernen Sie es auf andere Weise vom Arbeitsplatz. Sie möchten nicht für den Verlust haftbar gemacht werden.
