Ein Programmverwaltungsplan wird verwendet, um mehrere unabhängige Projekte zu gruppieren, um ein strategisches Geschäftsergebnis zu erzielen. In der Programmverwaltung wird häufig viel Wert auf das Schreiben des Plan-Dokuments gelegt und weniger auf die Implementierung. Die Implementierung des Plans muss mit gleichem Aufwand erfolgen, um sicherzustellen, dass er erfolgreich durchgeführt wird und dass Abweichungen erkannt und entsprechend verwaltet werden. Im Allgemeinen liegt es in der Verantwortung des Programm-Managers oder des Programm-Management-Teams, den Programmplan vollständig zu übernehmen und sicherzustellen, dass er effektiv umgesetzt wird.
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Richten Sie die Befehlskette ein. Legen Sie eine klare Befehlskette mit einem formalisierten Entscheidungsprozess fest. Stellen Sie sicher, dass der Prozess einfach ist und schnelle Durchlaufzeiten unterstützt, sodass die Implementierung nicht zum Stillstand kommt. Stellen Sie sicher, dass definierte Prozesse nicht umgangen werden, indem Sie die Situation kontinuierlich überwachen.
Entwickeln Sie Programmstandards und Erfolgsindikatoren. Identifizieren Sie die Standards, die zur Messung der Integration der verschiedenen Programmkomponenten verwendet werden. Dokumentieren Sie Standards für Prozesse, Kommunikation, Daten, Berichte, Vorlagen und Verteilungsmethoden, um sicherzustellen, dass verschiedene Projekte und Aufgaben, die Teil des Programms sind, integriert werden.
Identifizieren Sie einen Implementierungszeitplan und Statusbericht. Dokumentieren Sie Details zu wichtigen Projektphasen, Zeitplänen und Meilensteinen. Identifizieren Sie die Planteilnehmer und Projektbeteiligten und legen Sie schriftliche Unterlagen über ihre Verantwortlichkeiten und Berichterstattungsmechanismen vor. Dadurch bleibt das Team fokussiert und auf der Aufgabe.
Kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren. Alle am Programmverwaltungsplan beteiligten Parteien benötigen eine ständige Kommunikation. Die Kommunikation sollte laufende Initiativen und Aktivitäten, Leistungsberichte, Erfolge und Erfolge sowie Absatzmöglichkeiten für Feedback, Input und Kommentare umfassen.
Prozess bewerten und dann den Plan erneut auswerten. Sammeln Sie regelmäßig Feedback von Teilnehmern und prüfen Sie, ob das Ziel erreicht wird. Halten Sie nach Abschluss jedes wichtigen Projekts ein formelles Treffen ab, um den Prozess zu besprechen. Feiern Sie dabei den Erfolg, identifizieren Sie Verbesserungsbereiche und ändern Sie die Ressourcen nach Bedarf, um die Leistung zu optimieren. Wenn die Ziele nicht erreicht werden, prüfen Sie, ob sie sich ändern sollten.
Entwickeln Sie einen Trainingsplan. Wenn das Ergebnis des Programmverwaltungsplans zu einem neuen System oder Prozess führt, sollte ein formales Programm entwickelt werden, um Schulungen und Ressourcen für alle Benutzer und Systembesitzer bereitzustellen. Der Plan sollte Schulungs-, Kommunikations- und Change-Management-Programme enthalten.
Tipps
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• Identifizieren Sie Parameter, die eine formale eingehende Überprüfung hinsichtlich Zeit, Kosten, Personal oder Qualität aus dem genehmigten Projektplan auslösen. • Der Plan ist eine Richtlinie, keine Regeln. Es ist wichtig, Abweichungen vorzunehmen, wenn sie garantiert sind. • Förderung einer offenen Kommunikation. Hören Sie sich das Feedback aller am Prozess beteiligten Parteien an. Sie haben möglicherweise effektivere Lösungen, um einen Teil des Plans umzusetzen.
Warnung
• Es wird schwierig, sich daran zu erinnern, wer gemäß der jeweiligen Version des Plans was tun soll. Dokumentation und kontinuierliche schriftliche Kommunikation erleichtern die Verwaltung. • Bauen Sie die Verantwortlichkeit auf, um sicherzustellen, dass der Implementierungsprozess nicht zum Stillstand kommt. • Sei flexibel. Ungeplante Änderungen können auftreten. Wenn ja, bewerten Sie ihre Auswirkungen und nehmen Sie entsprechende Anpassungen vor. Beachten Sie die zugewiesenen Ressourcen.
