Zertifizierte Post kann ein ernstes Geschäft bedeuten, insbesondere wenn Sie ein Unternehmer sind. Da Briefe oder Pakete, die per Einschreiben zugestellt werden, eine Empfangsbestätigung der Unterschrift ermöglichen, wird der Dienst von der Steuerbehörde (Internal Revenue Service), Gläubigern und Verbrauchern bevorzugt, die bestätigen möchten, dass ein Artikel eingegangen ist und wer unterschrieben hat. Wenn Sie ein bestätigtes Schreiben erhalten, sollten Sie es sofort unterschreiben, um mögliche Probleme Ihres Unternehmens so schnell wie möglich zu beheben. Wenn keine sofortige Abholung verfügbar ist, können Sie anhand des Nachverfolgens des Briefs feststellen, wer ihn gesendet hat.
Überprüfen Sie das pfirsichfarbene Formular
Zertifizierte Post erfordert bei der Zustellung eine Unterschrift. Aufgrund der vom Absender ausgewählten Optionen kann es erforderlich sein, dass nur der Empfänger den Brief unterschreiben kann. Wenn ein Brief bei Ihnen ankommt, wenn Sie nicht verfügbar sind, wird der Postbote anstelle des Schreibens ein Exemplar des Formblatts 3849 hinterlassen, das gewöhnlich als "pfirsichfarbenes Formular" bezeichnet wird. Dieses Formular enthält die wichtigsten Informationen aus der Postsendung und ermöglicht Ihnen die Planung einer erneuten Zustellung. Wenn es vollständig ausgefüllt ist, wird der Name des Absenders in der oberen rechten Ecke älterer Versionen des Formulars aufgeführt. Neuere Versionen von Form 3849 enthalten oben ebenfalls die Sendungsinformationen.
Rufen Sie das Postamt an, um Antworten zu erhalten
Wenden Sie sich an Ihr Postamt, wenn das Formular 3849 nicht ordnungsgemäß ausgefüllt wurde, und erkundigen Sie sich nach dem betreffenden Brief. Erklären Sie, dass das Formular 3849 nicht vollständig ausgefüllt wurde, und fragen Sie, wer der Absender ist. Wenn Zustellungsbeschränkungen beantragt wurden, kann es sein, dass der Sachbearbeiter aus Gründen des Datenschutzes keine zusätzlichen Informationen per Telefon zur Verfügung stellt. Erkundigen Sie sich, ob für den geprüften Empfänger eine persönliche Inspektion zulässig ist, bevor Sie die Lieferung annehmen. In einigen Fällen enthält ein Poststück möglicherweise nur die Adresse des Absenders und keinen Namen.
Verfolge den Brief
In Fällen, in denen kein Absendername über die USPS verfügbar ist, sollten Sie in Form 3849 eine Artikel- oder Barcode-Nummer für das zertifizierte Mailing angeben. Diese Nummer stellt die Tracking-Informationen dar, die auf dem Brief oder Paket auf dem zertifizierten Post-Barcode enthalten sind. Wenn Sie die Nummer haben, besuchen Sie www.usps.com und klicken Sie auf "Track and Manage". Geben Sie die Tracking-Nummer ein und überprüfen Sie den Verlauf. Über das Protokoll können Sie sehen, wo der Artikel versandt wurde. Dies könnte Ihnen dabei helfen, potenzielle Versender in einer Notlage zu isolieren. Nachdem der Brief unterschrieben wurde, erscheint auch der Name des Empfängers im Versandprotokoll.
Informierte Lieferung verwenden
Ein von der USPS im Jahr 2017 eingeführter Service - informierte Zustellung - kann Unternehmen im Inland helfen, künftigen Lieferungen einen Schritt voraus zu sein. Mit diesem Service können Privatkunden sich für eine tägliche E-Mail mit Bildern von Briefen anmelden, die an einem bestimmten Tag zugestellt werden sollen. Ab Januar 2018 ist der Service auf Briefe beschränkt, die auf automatisierten Maschinen sortiert sind. Alle zertifizierten Briefe, für die keine manuelle Sortierung erforderlich ist, werden gescannt und in den Bildern angezeigt. Wenn auf der Vorderseite des Umschlags eine Rücksendeadresse aufgedruckt ist, können Sie sie lesen.
