Meetings sind ein notwendiger Bestandteil jedes Unternehmens. Da ein gut geplantes Meeting ein Forum für die Nutzung von Humankapital ist, ist es ein wichtiges Geschäftsinstrument, um die Produktivität der Belegschaft zu verbessern. Es gibt keinen universellen Weg, um eine Besprechung durchzuführen. Bei den meisten Besprechungen können Sie jedoch bestimmte Fragen stellen, damit Sie auf dem Laufenden bleiben und Ihre Besprechungsziele erreichen können.
Was sind die Ziele dieses Treffens?
Beginnen Sie jedes Meeting, indem Sie zunächst die Ziele des Meetings ermitteln, was auch dazu beiträgt, "das Eis zu brechen". Stellen Sie Fragen wie "Was wollen wir heute erreichen?" oder "Was sind die Ziele dieses Treffens?" Das Festlegen eines klaren Ziels kann Ihnen und den Teilnehmern helfen, den Überblick zu behalten. Wenn das Meeting vom Kurs abweicht, können Sie die Teilnehmer höflich an die Ziele des Meetings erinnern.
Welche Fortschritte haben wir seit dem letzten Treffen gemacht?
Fragen Sie die Teilnehmer des Meetings: "Welche Fortschritte haben wir seit dem letzten Meeting gemacht?" Dies ist eine besonders hilfreiche Frage, wenn Sie wiederkehrende Besprechungen haben. Bereiten Sie sich darauf vor, die erzielten Fortschritte zu besprechen, und bringen Sie eine Tagesordnung mit, in der wichtige Themen aufgeführt sind, die Sie bei Ihren vorherigen Besprechungen behandelt haben, und was Sie getan haben, um noch offene Fragen zu lösen.
Welche Probleme haben wir?
In Meetings können Sie Probleme besprechen, die Sie oder Ihre Teammitglieder mit einem Projekt, Ihrem Unternehmen oder einer Einzelperson haben. Das heißt also: "Mit welchen Problemen sind wir konfrontiert?" Die Vorbereitung ist wichtig. Planen Sie das Meeting mit einer Liste von Diskussionspunkten. Seien Sie nicht wütend und defensiv, wenn Sie Probleme besprechen. Bleiben Sie ruhig und erklären Sie bekannte Probleme, decken Sie drohende Bedrohungen auf und suchen Sie nach Wegen, um diese Probleme anzugehen.
Was wollen wir vor unserem nächsten Meeting erreichen?
Beenden Sie alle Besprechungen mit der Frage "Was wollen wir vor unserem nächsten Treffen erreichen?" Entwickeln Sie am Ende jedes Meetings eine Liste der nächsten Schritte. Lassen Sie jemanden aus Ihrem Team detaillierte Besprechungsnotizen versenden, in denen die Rollen, Verantwortlichkeiten und Termine für jeden Ihrer nächsten Schritte aufgeführt sind. Gehen Sie durch den Raum und bitten Sie die Teilnehmer, zu berichten, was ihrer Meinung nach die besten Schritte sind, um Ihre Ziele für das nächste Meeting zu erreichen.
Wie erreichen wir unsere Geschäftsziele in der Zukunft?
Fragen Sie die Teilnehmer des Meetings: "Wie erreichen wir unsere Geschäftsziele in der Zukunft?" Das ist wichtig, da alle Meetings mit den Unternehmenszielen und -zielen übereinstimmen müssen. Die Frage hilft Besprechungsteilnehmern, das Gesamtbild im Auge zu behalten, da dies oft im täglichen Shuffle verloren geht.
